Бюро пропусков

Приложение Бюро пропусков для Битрикс24 позволит вам в кратчайшие сроки и с минимальными издержками организовать допуск и контроль посещения офиса сотрудниками и гостями с помощью пропусков с QR кодами (могут быть распечатаны или отображены на экране смартфона) и обычных сканеров штрих-кодов.

Для использования нашего приложения вам необходимо установить компьютер или ноутбук в месте, через которое проходят ваши сотрудники или посетители вашего офиса. Дополнительно понадобится сканер штрих-кода без каких-либо особенных технических требования.



Вы можете использовать один сканер или два сканера, подключенных к компьютеру. В случае с двумя сканерами, обязательно нужно настроить один на вход, один на выход.



Приложение позволяет организовать работу как с оператором, так в автоматизированном режиме.

В случае работа режима с оператором каждый проход будет подтверждаться нажатием кнопки на экране контрольного приложения

В автоматизированном режиме достаточно просто сканировать пропуск. Система будет просто регистрировать проходы.

Для кого можно создавать пропуска?

Для ваших гостей пропуска создаются в сущности Контакт. Используйте встройку поля Управление пропуском [БП] и создавайте пропуск для вашего посетителя.

Для создания пропуска посетителя обязательно указывается:

- Срок действия пропуска - период его действия

- Ответственный сотрудник - сотрудник вашей компании, который будет ответственным за встречу

После создания пропуска он сохраняется в поле Пропуск [БП] и его можно скачать в формате PDF файла и переслать вашему ожидаемому посетителю.

Важно: вы можете создавать новый пропуск в Контакте, старый при этом аннулируется. Пропуск не удаляется. В случаях, когда вам нужно отменить его действие, рекомендуем просто изменить дату ДО.

Вы также можете использовать пропуска для сотрудников. Эти пропуска создаются и используются аналогично пропускам гостей, отличие только в периоде действия. У сотрудника пропуск не ограничен периодом, но может быть деактивирован администратором приложения.

Настройка приложения

В разделе настройки вы должны выбрать режим сканирования

Какое количество сканеров будет использоваться - один или два и какой режим сканирования - автоматический или оператор.

Если вы будете использовать два сканера, то необходимо настроить префиксы по умолчанию.

Сканер для входа – префикс IN
Сканер для выхода – префикс OUT

Если будете использовать только один сканер, тогда нужно настроить префикс OUT.

Как проверить корректность настройки сканера?

Возьмите любой товарный штрих-код и просканируйте его в текстовом редакторе.

Если в результате сканирования вы видите IN4605180005560 (где цифры это штрих код, то настроено корректно).

В настройках также можно включить режим "Зеленый свет". Этот режим открывает возможность каждому сотруднику самостоятельно создать себе пропуск на страничке своего профиля.


Для того, чтобы дать доступ к приложению сканирования нужно добавить хотя бы одну  учётную запись оператора. Для этого  в настройках прокрутите вниз и добавляете одного или нескольких операторов. Обратите внимание, у каждого оператора будет назначен секретный пин-код.



Важно: оператор может не быть вашим сотрудником. Даже если он сотрудник на портале – вход на приложение сканирования – по пин-коду!

Для изменения пин-кода или имени оператора используйте бургер-меню и устанавливайте значение в открывшейся шторке:

Приложение сканирования

Это главное управляющее приложение, которое регистрирует проходы (вход и выход) гостей и сотрудников.

Приложение генерируется под каждый портал и запускается через браузер. Очевидно, что для работы приложения необходимо стабильное интернет-соединение.

Адрес приложения сканирования доступно в приложении Бюро пропусков в Битрикс24. При входе в приложение необходимо выбрать оператора и ввести пин-код.

Приложение сканирования отображает текущий пропуск после любого сканирования. Оператор видит значимую информацию (например срок действия пропуска гостя) и сам принимает  решение – регистрировать проход или нет. Для регистрации прохода оператор нажимает кнопку «Разрешить».



В случае, если приложение сканирования работает в автоматическом режиме, то регистрация происходит строго по политикам доступа:

- текущее время соответствует периоду в пропуске гостя

- пропуск сотрудника – действующий.

Важно: вне зависимости от режима (оператор или автоматический) приложение сканирования контролирует логику входов и выходов для сотрудников. Таким образом, для режима двух сканеров невозможно зарегистрировать событие «вход», если на данный момент уже есть зарегистрированное событие «вход». А в случае автоматического режима приложение автоматически чередует события «вход» и «выход» для каждого пропуска.

При обработке пропусков посетителей (сущность CRM – Контакт) строгой проверки выходов и входов не предусмотрено.

Важно: приложение не идентифицирует именно Гостя как конкретный Контакт, поэтому если гость вошел по одному пропуску, то и выйти должен по этому пропуску. Аналогичная политика про обработку пропуска сотрудников.

Статистика по проходам

Вы можете просматривать статистику входов и выходов как сотрудников, так и посетителей в приложении на вкладках «Сотрудники» или «Посетители» . Обратите внимание, что для тарифа ПРОФ доступен дополнительный отчет для сотрудников «Рабочее день сотрудников». В нем отображается начало и конец рабочего дня.