Календарь бронирования

Посмотрите новинки в приложении:


Приложение "Календарь бронирования" будет полезно, если вы активно используете поля с типом Бронирование ресурсов в Лидах или Сделках.
Наше приложение будет полезно для удобной визуализации пространства бронирования (иногда такой инструмент называется "шахматка").



Рассмотрим пример применения приложения в бизнесе юридической компании (Бронирование ресурсов происходит в сущности Сделка). И для примера создадим простое поле бронирование, которое позволит распределять клиентов на прием по трём ключевым направлениям.



В таком режиме запись на услугу будет фиксироваться не на сотрудника, а на некое направление (очередь) для удобства управления приёмом. Такой режим в приложении называется «Запись на услугу» и включается переключателем в верхней части экрана.



Запись на услугу (на приём) осуществляется через создание Сделки. Приложение только отображает хранимые записи в CRM.

Для создания новой записи вы можете или создать Сделку или кликнуть на любую ячейку. При клике на ячейку записи появляется всплывающее меню.



В этом меню вы видите подробную информацию о записи и можете:
- сделать звонок (при подключенной телефонии)
- перейти в Сделку для изменения
- удалить сделку

Функция напоминания. Администратор может использовать пункт всплывающего меню для создания напоминаний. Обратите внимание, что после создания напоминания не поддерживается связь с изменением или удалением сущности. Пользователь должен сам следить за соответствие времени напоминания и записи на услугу.

Связь с другими сущностями CRM. Минимальная контактная информация, которая используется в приложении - это название сущности (Лид или Сделка) и номер телефона. Но вы можете подключить к сущности уже имеющийся Контакт из базы CRM. Обратите внимание, вы можете связать сущность CRM с Компанией, если это нужно. Но только Контакт используется для отображения контакта в приложении и звонка (при подключенной телефонии).

Рассмотрим дополнительные варианты поля бронирования.
Вы можете отказаться от структуры поля бронирования по направлениями (ресурсам) в пользу записи по сотрудникам. В таком случае, в графах (столбцах) таблицы появятся указанные сотрудники.
Приведём пример бизнеса с записью, когда нужно планировать не только в разрезе ресурсов, но и людей (персонала) одновременно.
Свадебный салон имеет 2 зала для примерки и 2 менеджеров. Таким образом, невозможно осуществить запись на примерку, если нет в данное время свободного менеджера или зала (примерочной). В этом случае, поле бронирования нужно настроить как в разрезе сотрудников, так и в разрезе ресурсов, где ресурс - это примерочная.

В карточке Контакта есть вкладка "Бронирование", на которой находится история записей бронирования для этого клиента.
Каждая строка - это сделка. При клике на стрелку в строке записи можно открыть сделку. Также здесь находится информация о статусе сделки, дата и время бронирования, сотрудник, который оказывал услугу, а также сама услуга.



Выгрузка отчета. В приложении есть возможность выгрузки отчета в файл .xlsx за любой заданный период. Используйте иконку рядом с «Настройками» для удобного экспорта.


Настройка столбцов. В приложении есть возможность выбрать только то, что нужно: отображайте нужных сотрудников или услуги и скрывайте лишнее. Каждый видит только свое.


На скриншоте выше видны блоки «Недоступен с... по...» - они появляются, когда в настройках включена опция «Отображать занятость сотрудника». Пометка показывает, когда сотрудник занят по календарю, без раскрытия деталей события.

Филиальность
В приложении можно настраивать отдельные поля бронирования для каждого филиала.
Администратор включает опцию «Использовать филиалы» и назначает нужные поля - для каждого филиала свои.

Сотрудник видит шахматку только по филиалу, где он работает. Если сотрудник связан с несколькими филиалами, то он сам выбирает, по какому из них показывать данные, через выпадающий список в настройках приложения.





Групповая запись

В новой версии приложения реализован режим групповой записи, позволяющий формировать и вести записи с несколькими участниками в рамках одного лида или сделки.

Групповая запись предназначена для сценариев, где один слот бронирования включает несколько человек:

• экскурсии и туры
  
• мастер-классы и обучающие программы
  
• спортивные тренировки
  
• любые групповые активности
  

Вместо создания отдельных записей на каждого клиента, вы работаете с одной сущностью (лид/сделка), внутри которой формируется список участников.

Как включить режим

• Перейдите в настройки приложения «Календарь бронирования»
  
• Активируйте режим «Групповая запись»
  

После включения данной опции:

• в форме записи появляется дополнительный блок участников
  
• интерфейс карточки записи расширяется соответствующими элементами управления
  

Работа с участниками

Где управлять участниками

В карточке лида или сделки появляется новая вкладка «Участники».

Она содержит:

• форму добавления участника
  
• список всех участников текущей записи
  

Добавление участника

Доступно два сценария:

1. Выбор из CRM

• начните вводить имя или фамилию
  
• выберите контакт из существующей базы CRM
  

2. Создание нового контакта

• укажите имя, фамилию и телефон
  
• при необходимости добавьте фотографию
  
• нажмите «Добавить участника»
  

Результат:

• автоматически создаётся новый контакт в CRM
  
• контакт добавляется в список участников текущей записи
  

Хранение данных

Список участников сохраняется в специальном поле:

«Участники [КБ]»

Важно:

• это стандартное поле и оно доступно для ручного редактирования
  
• однако рекомендуется использовать вкладку «Участники», чтобы избежать ошибок и несогласованности данных
  

Дополнительные возможности В карточке участника доступны быстрые действия: звонок (при наличии корректного номера телефона) и настроенной интеграции с телефонией в Битрикс24Практическое применение

Функциональность особенно эффективна, если вам нужно:

• формировать группы клиентов в одном временном слоте
  
• централизованно управлять списком участников
  
• быстро добавлять новых клиентов прямо в процессе бронирования
  
• вести коммуникацию с каждым участником
  

Важно: теперь вы можете контролировать слоты записи по числу участников - данное количество отображается как в окне записи, так и в CRM во вкладке Участники.

Итог

Режим групповой записи превращает «Календарь бронирования» из инструмента индивидуального планирования в полноценное решение для управления групповыми активностями.

Вы получаете:

• единый объект управления (лид/сделка)
  
• структурированный список участников
  
• автоматическую синхронизацию с CRM
  
• ускорение процесса записи и обработки клиентов
  

Важно!
Для работы в приложении пользователям необходимо настроить права доступа к CRM: Создание, Изменение, Просмотр всех лидов (сделок).
Все сотрудники, которые занесены в настройках поля бронирования как сотрудники, должны предоставить доступ к своему календарю не ниже, чем "Просмотр". Подробно о том, как это сделать описано в блоке Доступ к конкретному календарю.

Если у вас возникли сложности с настройкой Битрикс24 и началом работы с приложением, свяжитесь с нами, и мы окажем необходимую дистанционную поддержку.