Централизация управления: как ООО “Всё для Шоу” навели порядок в производстве и коммуникациях

Клиент: ООО “Все для Шоу” 

Город: Одинцово

Сфера работы: изготовление и обслуживание декораций для телевизионных передач, театров, спектаклей и мероприятий

Годовой оборот: 100-500 млн. руб.

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

ООО «Всё для шоу» специализируется на производстве декораций для театральных постановок, концертных шоу, телевизионных проектов и мероприятий любого масштаба. Организация работает в короткие сроки и обеспечивает полный цикл — от разработки оригинальных авторских эскизов до готового решения на площадке.

Команда обладает экспертизой в создании декораций в различных стилях и художественных направлениях, включая нестандартные и технически сложные проекты. Благодаря отлаженной корпоративной работе и высокому уровню организационной культуры, компания выполняет заказы быстро и качественно, сохраняя творческий подход и внимание к деталям.

Компания приняла решение внедрить Битрикс24, стремясь вывести организационную работу на новый уровень. Основной задачей стало создание единого цифрового пространства, в котором будет удобно хранить и структурировать информацию о проектах, выстраивать прозрачные процессы взаимодействия и обеспечивать сотрудникам оперативный доступ ко всем необходимым данным.

До этого управление велось в разрозненных инструментах — переписках в мессенджерах и отдельных таблицах. Такой подход усложнял контроль выполнения задач, делал коммуникацию менее прозрачной и приводил к потере важных сведений.

Что было важно:

• централизовать информацию о проектах и коммуникации:
  

• автоматизировать процессы работы с подрядчиками и внутренними подразделениями;

• организовать прозрачный контроль выполнения задач и рентабельности проектов;

• обеспечить единое рабочее пространство для руководства и сотрудников.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM: 

• реализована воронка “Проекты”.

2. Смарт-процессы:

• настроен смарт-процесс  “Отгрузки”;

• настроен смарт-процесс “Подрядчики;

• настроен смарт-процесс  “Закупка”. 

Эти процессы позволяют отслеживать загрузку, сроки и качество выполнения работ сторонними исполнителями, а также синхронизировать их деятельность с внутренними процессами.

3. Задачи (группы/проекты).

Созданы и настроены группы:

• “Производство”;

• “Монтаж”;

• “Бухгалтерия”.

Каждая со своей структурой задач, файлов и коммуникаций, что обеспечило порядок и распределение ответственности.

4. BI - аналитика.

Реализованы отчеты в дашборде BI-аналитики:

• Отчет “Нагрузка менеджеров”;

• Отчет “Время на стадиях”;

• Отчет “Плановая прибыль и затраты по текущим проектам”;

• Отчет “Затраты по завершенным проектам”;

• Отчет по задачам.

Эти отчеты позволяют оперативно анализировать ситуацию и принимать управленческие решения. 

Клиент вышел на новый уровень управляемости — единое рабочее пространство, прозрачные процессы и полный контроль над производственным и проектным циклом обеспечили устойчивость, предсказуемость и масштабируемость бизнеса.

Что было сделано:

1. Все процессы компании были объединены в единой CRM-системе — вместо множества разрозненных документов, чатов и таблиц появилась централизованная структура, что сократило время на поиск информации до 40%.

2. Создан прозрачный и управляемый процесс производства и монтажа: теперь каждый этап, каждый цех и каждый участник проекта имеет понятную ответственность. Благодаря этому сроки прохождения элементов по производственным цепочкам стали прогнозируемыми, а количество организационных задержек снизилось на 25–30%.

3. Руководство получило полноценный контроль над ключевыми операциями: загрузка сотрудников, рентабельность проектов, выполнение задач и сроки доступны в режиме реального времени. 

Внедрение Битрикс24 стало для компании мощным шагом к цифровой трансформации: система объединила все проекты, задачи, закупки, производственные циклы и коммуникации в едином пространстве, позволив управлять сложными процессами так же легко, как одним проектом. 

Автоматизация рабочих этапов, контроль задач и прозрачность загрузки сотрудников создали совершенно новый уровень управляемости бизнеса — от рентабельности и сроков до ответственности внутри каждого цеха. 

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• быстрое и удобное решение возникающих вопросов.

• удобство коммуникации и сопровождение на всех этапах.