Создание единого цифрового пространства для проектной деятельности проектного института "ПРИДНЕСТРОВСКИЙ"

О КЛИЕНТЕ

Проектный институт «Приднестровский» — организация, которая занимается разработкой комплексной проектно-сметной документации жилых и общественных зданий, а также детальной планировки жилых районов. Кроме того, специалисты проводят контроль за соответствием разработанной проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений.

ЦЕЛЬ ВНЕДРЕНИЯ И ЗАДАЧИ КЛИЕНТА

Главной целью внедрения стало создание единой цифровой среды, объединяющей все процессы — проектирование, сметный расчёт, проверку и согласование документации.
Институт стремился повысить прозрачность работы, ускорить выполнение проектов и обеспечить сохранность данных.

Ключевые цели:

• Автоматизировать ключевые процессы проектирования. Существующая система учёта проектов, документов, задач и контроля реализации была фрагментирована: проекты разрабатывались и передавались междепартаментно без единой среды, что затрудняло отслеживание статуса, сроков и ответственности.

• Обеспечить полную управляемость этапов и сроков. Не было прозрачного инструмента для контроля всех этапов проектно-сметной документации: от задания на проектирование до окончательной проверки и согласования.

• Повысить качество взаимодействия между отделами. Руководство не имело возможности в режиме реального времени видеть, на каком этапе находится каждый объект, какие этапы смещены, какие ресурсы задействованы, кем и с какими рисками.

• Объединить задачи, документы и отчёты в едином портале. Отсутствовала удобная система хранения и контроля всех документов (проектов, смет, актов), передача между ответственными велась по почте или вручную, что увеличивало риск потери или дублирования версий.

• Требовалось выстроить единую рабочую среду, интегрированную с архивом, задачами и отчётностью, что позволило бы оптимизировать сроки выполнения, повысить контроль и снизить административную нагрузку.

РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ

Для решения поставленных задач внедрена облачная версия Битрикс24, адаптированная под специфику проектной организации.
Система позволила выстроить понятные бизнес-процессы, обеспечить контроль за документами и сократить время передачи проектов между этапами.

Реализовано:

• Созданы карточки «Объект проектирования», «Проектно-сметная документация», «Контроль соответствия» с необходимыми полями: ответственный, этап, срок, статус, документы, замечания.

• Внедрены воронки/этапы для типовых процессов: «Разработка ТЗ → Проектирование → Смета → Проверка → Согласование → Передача на строительство». На каждой стадии автоматически создаются задачи-напоминания, ответственные и дедлайны.

• Организован единый электронный архив с хранением версий и разграничением доступа. Для каждого проекта прикрепляются документы, версии контролируются, доступы разграничены. Все коммуникации (комментарии, переписка, задачи) фиксируются в карточках проекта.

• Настроены отчёты и дашборды по этапам и загрузке сотрудников для руководства: сколько проектов на каком этапе, какие сроки нарушены, какие ресурсы задействованы, какие замечания на контроле.

• Проведено обучение сотрудников работы в системе: менеджеров проектов, архитекторов-инженеров, контрольных специалистов-надзора. Разработаны регламенты «работа с проектом в Битрикс24».

• Автоматизированы напоминания и уведомления: контроль сроков, загрузка документов, проверка замечаний.

• Запущены автоматические задачи и уведомления: например, спустя X дней после стадии «Проектирование» без статуса «Согласовано» — уведомление руководителю; при загрузке новой версии документа — отправка задания ответственному за проверку.

РЕЗУЛЬТАТ ВНЕДРЕНИЯ

После внедрения Битрикс24 все процессы института стали прозрачными и управляемыми.
Руководители получают актуальную информацию в режиме реального времени, сотрудники работают в единой системе, а риск потери данных сведен к минимуму.

Достигнуто:

• Все проекты ведутся по единой схеме с чёткими этапами и ответственными. Время перевода проекта от стадии «Разработка ТЗ» до стадии «Передача на строительство» сократилось на 20-30%

• Сроки прохождения проектов сократились примерно на 25%. Уменьшено число ошибок и потерь версий документов: все файлы хранятся централизованно, история версий доступна.

• Руководство видит и получает актуальные отчёты по загрузке и просрочкам в режиме реального времени: видит узкие места, перегрузки сотрудников, превышение сроков. Это позволило оперативно переназначать ресурсы и контролировать соблюдение регламентов.

• Повысилась производительность сотрудников и прозрачность коммуникаций. Сотрудники освободились от части рутинных задач (по поиску документов, согласованию вручную и напоминаниям), что повысило их эффективность и снизило административную нагрузку.

• Сформирован централизованный архив, доступный из любого подразделения. Повысился уровень прозрачности работы: внутренние коммуникации переместились в портал, задачи и замечания фиксируются, что улучшило контроль и снизило количество «потерянных» обращений/замечаний.

ОТЗЫВ КЛИЕНТА О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ

«Благодаря внедрению портала Битрикс24 под наши процессы мы получили долгожданную систему, в которой каждый проект ведётся в едином информационном пространстве — от разработки технического задания до передачи на строительство. Теперь мы видим — на каком этапе находится проект, кто отвечает и какие документы загружены. Особенно важным стало то, что скорректированы сроки и устранена проблема «потерянных» версий документации. Благодарим команду за профессиональный подход, адаптацию под нашу отрасль и обучение сотрудников. Работать стало заметно эффективнее».
— Руководитель проекта Института «Приднестровский»