АлексСтройКапитал

О компании
Одна из крупных компаний сегмента строительства, капитального ремонта, благоустройства территорий, реконструкции зданий и сооружений любой сложности. Также одним из направлений деятельности являются реставрационные работы объектов, находящихся в ведении Департамента культурного наследия. Компания основана в 2019 году, главный офис находится в Москве.
Компания в большей степени ориентирована на работу с государственными компаниями. Среди заказчиков такие крупные компании, как Фонд капитального ремонта, Департамент капитального ремонта, Департамент социального развития г. Москвы, ГПУ «Мосводосток» и другие.

Необходимость автоматизации
Вместе с ростом количества объектов контроль закупок материалов становился все более сложным. Заказчик вел процесс вручную. Работали в блокнотах и Excel. Поток информации не был никак структурирован, общение проходит в электронной почте.

• Слабый контроль над процессом
• Согласование заявок занимает много времени
• Проблемы со скоростью принятия решений
• Происходят потери информации из-за большого количества переписок и документов

,Выбор интегратора ИВИТ:

Заказчик выбрал ИВИТ по нескольким причинам:

• Провели точную оценку сроков и стоимости 
• Сделали грамотное предложение, отталкиваясь от начальных потребностей
• Продемонстрировали заказчику, то что сможем реализовать задачу в рамках текущего стандартного тарифа Битрикс24
• Имеем в штате сертифицированных специалистов, которые знают систему Битрикс24 и регулярно помогают клиентам в ее запуске и использовании

У клиента уже был Битрикс24, но не использовался. Решили начать пользоваться системой и начать с автоматизации одного из процессов.

Программный продукт: облачная версия Битрикс24
Тип лицензии: стандартный тариф
Поставленные задачи:

• Автоматизировать процесс согласования заявки на закупку материалов для объектов
• Сделать процесс максимально простым и бесконтактным
• Сохранить стандартный тариф Битрикс24
• Подготовить инструкцию по работе с системой

Процесс реализации. Особенности задачи
Команда проекта: руководитель проекта, CRM-аналитик, аккаунт-менеджер
Сроки реализации проекта: июль 2023 – июль 2023 года
В первую очередь учли, то что нужно реализовать задачу на тарифе стандартный. Было решено автоматизировать процесс на базе воронки продаж в CRM.
Работы производились поэтапно:

1. Провели предпроектное исследование 
2. Прописали алгоритм процесса
3. Настроили типовой функционал
4. Добавили пользователей
5. Настроили дополнительные поля сделок
6. Настроили автоматические действия
7. Настроили права для ролей
8. Провели отладку процесса
9. Обучили ключевых пользователей основам работы с функционалом системы
10. Подготовили текстовую инструкцию

Скриншот: Автоматизация процесса на базе воронки продаж
Оцифровка и автоматизация бизнес-процесса:
Процесс строго последовательный, где сделка – это заявка и по завершению задачи переводится на следующий этап.

• Администрация
• Служба безопасности
• Отдел снабжения
• Строительный отдел

Начальник участка делает заявку на материал с указанием объекта, компании, типа материала. После создания заявки, она попадает на начальника отдела снабжения, который в свою очередь передает заявку в работу сотруднику отдела снабжения.
Происходит обработка запроса, далее сотрудник отдела снабжения подгружает несколько счетов на данный материал и возвращает его начальнику отдела снабжения. Начальник отдела снабжения утверждает один из счетов и после его согласования, появляется возможность согласования заместителю генерального директора.
После согласования заместителем генерального директора, счет согласовывается Службой безопасности. После согласования Службой безопасности согласование генерального директора.
После всех согласований, счет попадает к главному бухгалтеру, которая осуществляет оплату и подгружает платежное поручение. После отгрузки материала - сотрудник отдела снабжения, у кого была в работе заявка подгружает скан закрывающего документа. Заявка закрыта.

Работа в Битрикс24. Достигнутые результаты
Количество пользователей в Битрикс24: до 10 человек
Результаты:

• Автоматические действия помогают избежать ошибок и человеческого фактора
• Появилась возможность обсуждения с сохранением истории
• Линейная автоматизация через CRM позволила сохранить стандартный тариф Битрикс24 и начать пользоваться системой
• Бухгалтерия следит за документами, быстро вносит правки и во время получает закрывающие документы

Преимущества от автоматизации
Открыли новую платформу для бизнеса заказчика. Сотрудники прошли этап базового обучения. Теперь начальники участков могут запустить процесс согласования из CRM.
Доработка уже принесла несколько преимуществ:
Сократилось время на согласование заявок на закупку материалов
Повысились производительность труда и качество управления процессом
Улучшилась коммуникация и взаимодействие между участниками процесса

Отзыв заказчика
Заказчик доволен результатом. Задача реализована в полном объеме, с первого раза и точно в срок.
Развитие и поддержка
Доработка была реализована в июле 2023 года. Обеспечиваем сопровождение системы и пользователей.