Проблема: клиенты «в блокноте», задачи — в воздухе.

Компания «РигаБокс» уже несколько лет успешно предоставляет услуги хранения вещей — от небольших личных боксов до масштабных складских помещений. Их девиз: «Качественный сервис и внимание к клиенту». 

Но как сохранить это качество, когда заявки сыпятся со всех сторон, а менеджеры записывают их в блокноты, теряют в электронных письмах и путаются при передаче смены? 

Руководство компании столкнулось с проблемой, которая угрожала репутации: хаос в процессах мешал расти, несмотря на востребованные услуги.

До внедрения CRM «РигаБокс» напоминал склад не только физически, но и в организации работы:

• Заявки клиентов терялись между блокнотами, личными почтами менеджеров и стикерами на мониторах. Новый сотрудник, пришедший на смену, мог часами разбираться, кто из клиентов ждет ответа.

• Делегирование задач превращалось в квест. Сотрудники работают посменно — два дня через два, — и при передаче дел часто упускали важные детали.

• Корпоративная почта не была связана с рабочими процессами. Письма клиентов тонули в общем потоке, а ответы задерживались на дни.

Руководство понимало: чтобы сохранить доверие клиентов, нужна система, которая заменит бумажные записи и объединит команду.

Решение: CRM, которая работает даже при сменном графике

«РигаБокс» обратился к нам с запросом: внедрить Битрикс24 так, чтобы система стала «менеджером-невидимкой» — тихо, но эффективно управляла задачами. Мы начали с главного — обучения команды.

Этап 1: Обучение без воды

Провели два практических занятия, где менеджеры не только слушали теорию, но сразу пробовали работать в CRM. После каждой лекции — домашние задания: создать сделку, назначить задачу, ответить клиенту через корпоративную почту. Это помогло избежать страха перед новым инструментом.

Этап 2: Настройка под специфику хранения

• Две воронки вместо хаоса. Первая — для новых клиентов, которые только интересуются боксами. Вторая — для тех, кто уже арендует. Теперь менеджеры видят, на каком этапе находится каждый клиент, и не пропускают сроки.

• Сайт + CRM = автоматизация. Заявки с сайта автоматически попадают в CRM, а не в блокнот.

• Почта как часть процесса. Настроили корпоративный ящик для ответов от лица компании и подключили личные почты менеджеров. Все письма хранятся в карточках клиентов — даже при смене сотрудника история переписки остается доступной.

Этап 3: Задачи вместо беспорядка

Функционал «Задачи» стал спасением для графика 2/2. Когда один менеджер заканчивает смену, он ставит задачу коллеге — например: «Дозвониться клиенту Иванову до 12:00». Нет лишних встреч, нет забытых поручений. Всё — в CRM.

Результаты: Клиенты больше не «пропадают», а менеджеры — не путаются

Через месяц после внедрения «РигаБокс» заметил изменения:

• Блокноты ушли в прошлое. Все заявки теперь в CRM — менеджеры тратят на поиск информации минуты вместо часов.

• Делегирование стало прозрачным. Задачи не теряются при передаче смены, а сотрудники точно знают, что делать.

• Ответственность — на виду. CRM фиксирует, кто работал с клиентом, — это повысило мотивацию: каждый хочет выглядеть профессионалом в отчетах.

• Скорость — выше, ошибки — реже. Клиенты получают ответы быстрее, а менеджеры не забывают о срочных запросах.