Проектные риски: что это и как ими управлять

Что такое проектные риски

Проектные риски — это любые события, которые могут повлиять на проект: положительно или отрицательно. Их важно просчитывать заранее, чтобы лучше управлять проектом.

Если учитывать и регулировать риски, можно избежать больших потерь и сэкономить ресурсы — например, бюджет и время команды. Анализ рисков стоит делать обязательной частью дорожной карты проекта.

Почему важно управлять проектными рисками

В любом проекте что-то может пойти не по плану, поэтому управление проектными рисками нужно каждому бизнесу. Например:

• В проектах, где участвуют несколько подрядчиков или плохо выстроены процессы.
• При разработке нового IT-продукта технические сложности могут привести к тому, что сроки сорвутся или бюджет кратно вырастет.
• В строительстве — из-за нормативных требований, согласований.

Если проект небольшой, например внутреннее обучение на 10 человек, можно обойтись упрощенным подходом. Достаточно составить короткий список потенциальных проблем: что может пойти не так, что делать в этой ситуации и кто за это отвечает. Такой план можно зафиксировать в виде обычного документа и обсудить с командой.

Если речь о бизнесе с множеством клиентов, большими бюджетами и жесткими сроками, нужна система по управлению рисками. В других разделах расскажем об этом подробнее.

Если управлять рисками в проектной деятельности, то получится:

• Минимизировать неожиданные финансовые потери. Например, можно заложить резерв на случай, если стоимость доставки оборудования вырастет.
• Соблюдать дедлайны. Если понимать риски, получится лучше рассчитать сроки и ресурсы. Допустим, проект нужно сдать в январе, а в декабре команда будет перегружена. Значит, уже в ноябре можно привлечь временных сотрудников или скорректировать план вместо того, чтобы срочно доделывать все в последний момент.
• Повысить уровень доверия клиентов и партнеров. Когда проект идет по плану без авралов, заказчик получает то, что ожидал, а вы — хорошую репутацию и шансы на повторную сделку. Например, можно найти дополнительных поставщиков на случай, если основной не будет успевать. Так клиент останется доволен — вся работа выполняется в срок.
• Снизить уровень стресса в команде. Сотрудники работают спокойнее, когда у них есть сценарий на случай ЧП. Команде не нужно каждый раз изобретать решения и нервничать — все знают, что делать. Например, если сервис выдаст ошибку, сотрудники будут действовать по инструкции, которую заранее обсудили и приняли.
• Превратить риски в возможности. Если анализировать не только угрозы, но и потенциальные хорошие события, можно быть первым, кто воспользуется ситуацией. Например, если уйдет конкурент с рынка, можно быстро адаптировать продукт под потенциальную новую аудиторию.
• Оптимизировать расходы. Если вы понимаете, какие риски реальны, можно сэкономить и сфокусироваться на том, что действительно угрожает проекту. Например, инвестировать только в те инструменты, которые действительно помогут справиться с задачами, а не в дорогостоящие решения «на всякий случай».

Какие проектные риски бывают

Классификация проектных рисков помогает разложить все по полочкам: что угрожает бюджету, что может сорвать сроки, что зависит от вас и внешней среды. Такой подход позволяет ничего не упустить и заранее определить, где проект уязвим.

Вот какие виды рисков в проектной деятельности можно выделить:

По направленности

• Негативные — мешают проекту. Например, поставщик задержит поставку, стройка остановится.
• Позитивные — могут помочь. Например, сервис сделает скидку для вас как постоянного клиента.

По источнику и причинам

• Внутренние — возникают внутри команды или компании: не хватит людей в команде, найдутся ошибки в ТЗ.
• Внешние — не зависят от вас: изменится курс валюты, появятся новые законы, отключат сервис, с которым компания делает интеграцию.

По сфере возникновения

• Финансовые: вырастет цена, не хватит бюджета.
• Кадровые: сотрудники уволятся, не получится быстро найти им замену, нагрузка на команду вырастет.
• Технические: оборудование выйдет из строя, программа даст сбой, сервис заблокируют.
• Юридические: договор будут долго согласовывать, контрагент нарушит условия.
• Маркетинговые: рекламная кампания не сработает, продукт потеряет актуальность, интерес аудитории упадет.
• Организационные: в компании начнутся конфликты, сроки сорвутся.

По последствиям

• Временные. Приводят к сдвигу сроков. Если важный сотрудник заболеет или уйдет в отпуск и задачи задержатся.
• Бюджетные. Влияют на итоговую стоимость проекта. Если поставщики повысят цены, появятся незапланированные траты.
• Риски объемов работ. Повышают нагрузку на команду. Например, если заказчик внесет дополнительные требования после старта проекта.
• Риски взаимодействия. Тормозят другие этапы и процессы. Если один из отделов задержит свою часть работы, команда не сможет перейти к следующему этапу и проект затормозится.

Как найти риски проекта

Перед тем как управлять рисками, их нужно найти и оценить. Это не разовая задача. По мере развития проекта могут появляться новые угрозы или возможности. Ниже — методы, которые помогают обнаружить риски.

Разберем, как использовать каждый из них на практике.

Провести мозговой штурм с командой

Собирается команда проекта, и каждый участник предлагает варианты того, что может пойти не так.

Как проводить:

1. Определите цель: например, выявите любые события, которые могут повлиять на сроки, бюджет, объем задач, взаимодействие и качество результата.
2. Соберите команду: менеджера, разработчиков, дизайнеров, маркетолога — всех, кто участвует в проекте. Поделитесь с ними целью брейншторма.
3. Во время брейншторма соберите идеи с помощью разных методов. Например, метода шести шляп, SCAMPER или «6–3–5».
4. Соберите все идеи рисков — сгруппируйте похожие, распределите по видам и уберите дубли.

Проанализировать прошлые проекты

Помогает не изобретать варианты рисков заново, если вы уже работали с похожими проектами. Многие риски уже встречались раньше — стоит просто их вспомнить.

Как проводить:

1. Проанализируйте предыдущие проекты компании. Это могут быть задачи того же масштаба, с похожей тематикой, с теми же участниками, партнерами или клиентами.
2. Изучите документацию: финальные отчеты, письма, комментарии в таск-трекере. Обратите внимание на все, что тормозило сроки, увеличивало бюджет, вызывало конфликты.
3. Составьте список и включите в него повторяющиеся и популярные проектные риски. Из него потом получится выбрать те проблемы, которые подходят для нового проекта.

Провести интервью

Вы общаетесь с отдельными специалистами и получаете их точку зрения на возможные риски.

Как проводить:

1. Поговорите с ключевыми участниками проекта или экспертами, у которых был опыт работы с подобными проектами.
2. Задайте вопросы: что может помешать? Где были сложности раньше?

Провести SWOT-анализ

SWOT помогает выявить риски, которые не лежат на поверхности, увидеть внутренние и внешние факторы, которые могут повлиять на проект.

Как проводить:

1. Возьмите лист бумаги или онлайн-доску и разделите ее на четыре части:

   — Strengths — сильные стороны проекта;
   — Weaknesses — слабые стороны;
   — Opportunities — возможности;
   — Threats — угрозы.

   Слабые стороны и угрозы указывают на прямые риски, которые могут помешать проекту. Сильные стороны и возможности — на дополнительные ресурсы, которые помогут снизить влияние рисков.
2. На основе слабых сторон и угроз составьте список рисков, которые могут угрожать проекту.

Сделать диаграмму Исикавы (рыбью кость)

Подходит, чтобы разобраться, почему какая-то проблема может возникнуть. В центре диаграммы — потенциальный риск, например срыв дедлайна. От проблемы отходят «кости» — ее возможные источники, а от них — причины.

Как проводить:

1. Выберите один важный риск и поставьте его в начало диаграммы.
2. Для каждой «кости» напишите заголовки — возможные источники проблемы. Например, сотрудники, процессы, оборудование, пользователи, ресурсы.
3. Задайте вопрос «Почему?» к главной проблеме и внутри каждой «кости» обозначьте возможные варианты ответа.

Чтобы находить возможные риски быстрее, можно двигаться по вехам проекта — контрольным точкам, которые отмечают завершение каждой фазы. Например, можно проанализировать, какие события или факторы способны помешать закончить тестирование. Это может быть болезнь специалиста или новые требования от клиента.

Далее рассказываем, как провести анализ проектных рисков.

Как оценить риски

После того как выделили все риски, их нужно оценить — понять, какие из них критичны, а по каким пока можно ничего не делать.

Оценка рисков в проектной работе включает два параметра: вероятность и влияние на проект. Часто для этого используют матрицу. Это таблица, где по оси X отмечается вероятность, а по оси Y — влияние. По ней можно понять, на чем стоит сосредоточиться в первую очередь.

1. Определите вероятность риска

• Низкая — риск маловероятен и скорее всего не проявится.
• Средняя — существует определенная вероятность возникновения риска.
• Высокая — риск очень вероятен и может произойти в ближайшем будущем.

2. Определите влияние риска

• Слабое — риск не приведет к серьезным проблемам.
• Среднее — риск может затронуть проект, но последствия можно устранить или компенсировать.
• Сильное — риск способен сорвать проект или значительно изменить его ход.

3. Определите приоритет риска

Поможет такая таблица:

4. Решите, что будете делать с рисками

Начать нужно с самых красных рисков, затем переходить к менее приоритетным.

Как управлять проектными рисками: инструкция

Когда определили и оценили риски, нужно выстроить систему управления — это часть проектного менеджмента. Без нее список рисков не принесет пользы. Ниже — пошаговый план, который можно адаптировать под любой проект.

Шаг № 1. Определите стратегию для каждого риска

Есть четыре основные стратегии:

• Избежать. Устранить риск еще на этапе планирования. Например, не использовать нестабильную платформу, которая может «упасть» во время запуска.
• Снизить. Уменьшить вероятность последствий или смягчить их. Например, выбрать запасной канал коммуникации на случай, если основной канал заблокируют.
• Передать. Переложить ответственность на другую сторону. Например, застраховать груз или привлечь подрядчика с гарантией.
• Принять. Оставить риск без дополнительных мер. Это допустимо, если вероятность или последствия незначительные. Например, если во время показа объекта недвижимости пойдет дождь.

Шаг № 2. Назначьте ответственных

Для каждого риска выберите сотрудника, который будет:

• следить за ситуацией;
• готовить варианты решения;
• информировать команду.

Шаг № 3. Подготовьте план реагирования

Каждый ответственный может сформировать план по урегулированию ситуации, а затем согласовать его с командой. Так вы не потеряете время и быстро приступите к действиям, если риск окажется реальным.

Чтобы внезапные проблемы не тормозили проект, нужно все тщательно и заранее продумывать. Скачивайте чек-лист по многозадачности — с ним будет легче подготовиться к рискам и ничего не упустить.

Шаг № 4. Сформируйте реестр рисков

Чтобы информация о всех рисках хранилась в одном месте, можно сделать таблицу. В ней по каждому риску зафиксируйте:

1. Краткое описание.
2. Степень вероятности.
3. Уровень влияния.
4. Приоритет.
5. Возможные последствия.
6. Стратегию реагирования.
7. Ответственного.

Шаг № 5. Сделайте выводы после завершения проекта

Когда проект завершается, важно не просто закрыть задачи и перейти к следующему. Стоит проанализировать, с какими рисками вы действительно столкнулись, какие меры сработали, а какие — нет.

После проекта нужно:

• проанализировать, какие риски появились;
• оценить эффективность стратегии;
• выделить успешные решения для рисков, которые можно будет использовать в будущем;
• обновить шаблоны и подходы для будущих проектов.

Контролировать риски по проектам проще в онлайн-пространстве для совместной работы. В Битрикс24 каждый сотрудник будет видеть, какие риски возможны, за что он отвечает, что делать и в какие сроки. Это особенно полезно, если проект большой, а рисков много.