В одной компании документооборот ведут на бумаге: договоры и приказы печатают на принтере, подписывают вручную, отправляют почтой и хранят в темных пыльных архивах. Чтобы оформить один документ, у сотрудников могут уходить недели. Листы часто теряются, портятся, информация пропадает.
А другая организация перешла на ЭДО и теперь оформляет и подписывает все документы на компьютере за несколько кликов. Рассказываем, как организовать переход с бумажного на электронный документооборот.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот, или ЭДО, — это система, которая позволяет управлять документами онлайн: создавать, хранить, передавать, подписывать их. Цифровые договоры, приказы и заявления в системе ЭДО имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги.
Если вы просто отправляете PDF-документы по почте — это не значит, что в вашей организации есть система ЭДО. Такие файлы не имеют юридической силы. Электронный документооборот должен состоять из трех частей:
- Программное обеспечение. Специальные системы или сервисы электронного документооборота, где файлы создают, подписывают, отправляют и получают. Например, 1С или КЭДО Битрикс24.
- Электронная цифровая подпись (ЭП). Виртуальный аналог ручной подписи. Бывает квалифицированная, неквалифицированная и простая. Первые два типа шифруют информацию и гарантируют, что документ подписал нужный человек, а файл не меняли после того, как заверили. Простая подпись подтверждает соглашения между сторонами, но не защищает данные.
- Оператор электронного документооборота. Компания, которая организует работу с цифровыми документами и хранит историю изменений файлов.
С помощью этих трех элементов бизнес может подписывать документы с контрагентами и самозанятыми, заверять внутренние приказы и отправлять отчеты в государственные службы. В ЭДО можно перевести весь документооборот компании: кадровый, бухгалтерский, управленческий, торговый, складской.
Когда бизнес внедряет новый инструмент, он проходит через момент адаптации. Команда отказывается от старых процессов, но еще путается, как работать по-новому. В это время сотрудникам и руководителю приходится решать много вопросов и учиться — это требует сил. Пройти через этот этап и сохранить работоспособность поможет наш чек-лист. Он подскажет, как планировать дни и управлять делами так, чтобы все успевать, даже если вокруг творится хаос.
Зачем переходить на ЭДО
Повысить производительность сотрудников. На бумажный документооборот уходит много времени и сил: нужно составить каждый договор, распечатать, лично получить все необходимые подписи, вручную внести номер в реестр.
Это небольшие дела, но их много: часто они занимают все рабочие часы специалистов. Система ЭДО помогает автоматизировать эти операции и освободить силы команды для более важных задач.
Ускорить документооборот. Подготовка бумажных документов может занимать несколько дней, а когда нужно отправить бумаги в другой город, процесс может затянуться на несколько недель.
При этом от скорости работы часто зависят денежные потоки компании. Если клиент ждет договор, чтобы перевести деньги, а документ застрял в курьерской службе, бизнес может столкнуться с кассовым разрывом. ЭДО закрывает эти риски: работа с цифровыми бумагами происходит быстро.
Сэкономить деньги. Чтобы работать с бумажными документами, нужна канцелярия, принтер, чернила, бумага — все это дополнительные расходы для бизнеса. Кроме того, нужно выделить и оборудовать помещение под архив.
С ЭДО оплачивается только сам сервис и электронные подписи. В среднем один исходящий документ будет стоить 5–10 рублей, входящие часто бесплатны.
Снизить юридические риски. Компании должны аккуратно вести архив документов: по закону большинство бумаг нужно хранить в среднем до пяти лет. Например, три года должно храниться согласие на обработку персональных данных. Если организация его потеряет, она может получить штраф.
Когда документы хранятся в электронном виде, меньше рисков, что они пропадут в пыльных шкафах или порвутся. За сохранность информации отвечает оператор ЭДО — обычно он собирает все бумаги на собственных серверах и предусматривает резервное копирование файлов. Если с основной базой что-то случится, данные останутся на запасном оборудовании.
Большинство компаний сами решают, будут ли они переходить с бумажного на электронный документооборот. Но есть организации, которые обязаны использовать ЭДО:
- Участники госзакупок. С января 2022 года такие компании должны работать через ЭДО и оформлять акты о приеме товаров и услуг в цифровом виде.
- Производители и продавцы маркированных товаров. Они должны вносить данные в систему «Честный знак», например когда передают товары в собственность другому лицу. Отправить информацию можно только через оператора ЭДО.
Список организаций, которые должны перейти на ЭДО, может пополняться. Например, до мая 2025 года проводился эксперимент по переходу на электронный документооборот в сфере грузоперевозок.
Как перейти на электронный документооборот
Рассмотрим основные этапы и порядок перехода на электронный документооборот.
Шаг 1. Определите, зачем вам ЭДО. Заранее сформулируйте цель и список задач, которые хотите решить с помощью этой системы. К примеру, снизить нагрузку на отдел кадров. Лучше ставить измеримые задачи вроде «ускорить выход новых специалистов на 15%», тогда потом вам будет проще оценить, закрывает ли система ваши запросы.
Шаг 2. Получите электронную подпись для официальных документов. Определите тип ЭП, который вам нужен:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — подтверждает, что человек получил документ и ознакомился с ним. Часто ПЭП пользуются сотрудники: подписывают инструкции, служебные записки, приказы.
- Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП) — используется с документами, которые не требуют высокой юридической защиты. Подойдет, чтобы подписать заявление на отпуск, дополнительное соглашение, акт приема-передачи, массовые документы. Но НЭП не всегда имеет юридическую силу: по закону ей нельзя подписывать многие документы, например для госорганов.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — нужна, чтобы подписывать большинство документов компании. Она полностью заменяет подпись от руки и имеет ту же юридическую силу.
Чаще всего для ЭДО требуется КЭП. Чтобы получить ее, обратитесь в аккредитованный центр. Список можно найти на сайте Минцифры.
Когда выберете центр, соберите комплект документов. Он может отличаться, но обычно нужны: выписка из ЕГРЮЛ, учредительный документ, ИНН и ОГРН организации, паспорт и СНИЛС получателя. Стоимость КЭП — от 5000 рублей.
Шаг 3. Выберите оператора ЭДО. Он тоже должен быть аккредитован. Полный список операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС. Чтобы выбрать подходящего, обратите внимание на несколько пунктов:
- Форматы документов, которые можно подписывать. Важно, чтобы система поддерживала не только текстовые документы, а еще таблицы, PDF и другие. Убедитесь, что сможете отправить и получить файлы нужных вам форматов.
- Подключение к другим программам. Узнайте, получится ли подключить к ЭДО сервисы, которые вы уже используете в работе. Например, 1С, модули SAP, CRM. Так будет проще автоматизировать процессы.
- Отвечает ли система требованиям налоговой службы. Решение должно поддерживать работу с XML Документы в формате текста, который понимают люди и компьютеры .
Шаг 4. Выберите тариф. Часто операторы предлагают купить годовой пакет документов, которые можно отправить, к примеру, 200, 1000 или 5000 исходящих. За входящие обычно платить не нужно.
Шаг 5. Оцените систему, которую выбрали. Чтобы убедиться, что сервис подходит, протестируйте его. В большинстве систем есть бесплатный тестовый период, во время которого можно обменяться ограниченным количеством документов.
Шаг 6. Обучите сотрудников. Чтобы сделать переход компании на ЭДО комфортным:
- Подготовьте презентацию, по которой сотрудники смогут ознакомиться с программой и понять ее преимущества.
- Назначьте ответственного, который поможет коллегам разобраться с ЭДО.
- Подготовьте регламенты и подробные инструкции, где объясните порядок работы с сервисом.
Если вы еще не используете ЭДО, то подписать электронные бумаги не получится. Но можно обмениваться ими и хранить онлайн, если есть CRM. В Битрикс24 можно создавать и редактировать договоры, отчеты, акты для клиентов.
FAQ
Узнайте, используют ли партнеры ЭДО, и проверьте совместимость ваших операторов. Если системы не связываются, выберите удобного для обеих сторон провайдера.
Если контрагент не использует ЭДО, предложите зарегистрироваться у того же оператора, что и вы. Объясните, почему вы переходите на электронный документооборот и как это упростит вашу работу. Подготовьте небольшую памятку, как зарегистрироваться у оператора и использовать сервис для обмена документами с вашей компанией.
Бывает, что специалистам просто неудобно использовать систему: они не понимают, как ЭДО упрощает работу, и саботируют новые процессы. Чтобы справиться с сопротивлением, проведите общую встречу и покажите на примере, как сотрудники могут применять продукт. Также подготовьте видеоинструкции, чек-листы и памятки для команды — так коллеги всегда смогут найти ответ на свой вопрос.
Что в итоге
- Электронный документооборот — система, которая позволяет работать с бумагами в цифровом формате.
- Переход организации на электронный документооборот экономит деньги компании, ускоряет обмен документами, защищает от юридических рисков.
- Чтобы обмениваться документами электронно, нужно три элемента: программа ЭДО, электронная подпись и оператор электронного документооборота. Если вы просто отправите PDF-файл по почте, он не будет иметь юридической силы.
- Переход на ЭДО: с чего начать? На старте важно понять, для чего вам нужна система электронного документооборота. Затем выбрать программное обеспечение, получить электронную подпись, настроить систему и обучить сотрудников. После этого можно внедрять систему.
