Какие виды электронных подписей используют в КЭДО

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это комбинация символов, которая имеет такую же юридическую силу, как и рукописная подпись, и полностью заменяет ее. На нее владельцу выдают сертификат — официальное свидетельство, которое подтверждает подлинность.

ЭП избавляет от бумажной рутины, позволяет подписывать и отправлять документы в электронном виде. Рассмотрим, чем еще она удобна.

Соответствует требованиям законодательства. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» от 6.04.2011 регламентирует, какие виды ЭП и когда можно использовать, а еще основные термины. Например, что ключ электронной подписи — это уникальная последовательность символов. Все подписи, которые соответствуют требованиям ФЗ, будут равны рукописной подписи.

Снижает риск подделки документов. Если в документ с некоторыми видами ЭП внесут изменения, подпись станет недействительной. То есть после того, как документ подпишут, подделать его будет сложно.

Упрощает документооборот. С помощью ЭП сокращают расходы на канцтовары, печать документов, доставку. Еще электронная подпись экономит время: договоры, заявления и приказы можно подписывать онлайн и не ждать, когда их доставят.

Дает доступ к государственным системам. ЭП позволяет предпринимателю вести документооборот в бизнесе онлайн. Например, с ЭП получится:

• участвовать в государственных закупках;
• маркировать товары;
• регистрировать онлайн-кассу;
• отправлять отчеты в налоговую и другие государственные службы;
• оформлять трудовые отношения, если компания хочет использовать кадровый электронный документооборот.

Электронную подпись используют и обычные люди — физлица. Например, чтобы подтвердить личность и оформить налоговый вычет, ипотеку и кредит, направить иск в суд, подать декларацию 3‑НДФЛ онлайн. Кроме того, физлицо сможет подать заявление на загранпаспорт, развод, перевод пенсии на банковскую карту.

Какие есть виды электронных подписей

Федеральный закон «Об электронной подписи» описывает три вида ЭП. У каждого вида своя степень безопасности — защита от подделок и взлома. Рассмотрим, для каких документов подходят разные типы ЭП.

Простая подпись (ПЭП). Она представлена в виде кода или пароля и нужна, чтобы подтвердить личность на сайте или в сервисе. К примеру, это может быть смс от банка с кодом доступа, который нужно ввести в личном кабинете, чтобы подтвердить операцию. Еще с помощью ПЭП подписывают акты, счета, накладные с клиентами и поставщиками. Такая подпись не защищает документ от изменений — в договор могут внести правки даже после того, как его подпишут.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Это две уникальные последовательности символов — открытый и закрытый ключ. По открытому проверяют подлинность подписи, а закрытый есть только у владельца. Документ шифруют с помощью закрытого ключа и дают получателю открытый. Только так можно ознакомиться с документом, поэтому риск нежелательного доступа или подделки минимален. Чтобы ее использовать, нужно составить соглашение или нормативный акт со второй стороной.

Подпись УНЭП подойдет, чтобы подписывать договоры купли-продажи, получить ИНН, документы с банком на открытие/закрытие расчетного счета, а еще документы в личном кабинете налогоплательщика.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это самый надежный вид электронной подписи. Сделать ее можно только в центре, аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Чтобы ее создать, используют средства криптозащиты, которые одобрили в ФСБ РФ. Подпись подтверждается сертификатом — его составляют с учетом приказа ФСБ РФ от 27.12.2011 № 796.

УКЭП нужны для документооборота с контролирующими органами, например с налоговой, пенсионным фондом или фондом социального страхования. УКЭП также нужна, чтобы участвовать в государственных тендерах, обмениваться электронными счетами-фактурами. В отличие от УНЭП, соглашение или нормативный акт со второй стороной не требуется.

Какие электронные подписи нужны для КЭДО

В кадровом электронном документообороте применяют все три вида подписей. Выбор зависит от должности сотрудника и важности документов.

Электронная подпись сотрудников. Работники могут подписывать документы простой электронной подписью, но это нужно отразить в нормативном акте. Работает это так: сотрудник получает логин и пароль для доступа в личный кабинет и вводит эти данные, чтобы подписать, к примеру, график отпусков, расчетный лист и другие обычные документы. Это те, которые по закону необязательно подписывать квалифицированной подписью.

Недостаток простой подписи в том, что ПЭП в КЭДО не подходит для особо важных документов вроде трудового договора. Для них нужна УНЭП сотрудника. Что еще сотрудник может утвердить только усиленной неквалифицированной подписью:

• уведомление об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• приказ о дисциплинарном взыскании и ознакомление с ним;
• договор на получение образования.

Полный список смотрите в статье 22.3 Трудового кодекса РФ.

Для электронной подписи кадровых документов дистанционными сотрудниками действуют те же правила.

Электронная подпись специалиста отдела кадров или бухгалтера. Работникам таких должностей понадобится УКЭП, если он подписывает документы от лица компании. Еще нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Ее оформляют на портале ФНС России или сервисах, которые предоставляют услуги электронного документооборота. Чтобы оформить доверенность, нужна УКЭП руководителя юрлица или ИП. Если сотрудник получит УКЭП и МЧД, у него будет право от имени компании заключать трудовые договоры и передавать данные в Социальный фонд России.

Электронная подпись руководителя. Руководитель может подписывать кадровые документы УНЭП, если они не попадают в список тех, для которых обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если же он подписывает трудовые договоры, заявления об увольнении и прочие документы, для которых нужна УНЭП сотрудника, то ему понадобится УКЭП.

Как сделать ЭП сотрудникам для КЭДО

Летом 2023 года внесли поправки в Федеральный закон «Об электронной подписи»: теперь нельзя получать сертификат сотрудника на ЭП с данными организации, ИНН и ОГРН. Если работнику нужно подавать документы от лица организации, он может выпустить сертификат на УКЭП физлица и применять его с машиночитаемой доверенностью компании.

Сертификат электронной подписи не содержит сведений о работодателе, поэтому сотрудник оформляет его самостоятельно. Есть два способа, как сделать ЭП: бесплатный через «Госключ» и платный через сервис КЭДО.

Приложение от Минцифры «Госключ». Этот способ подходит, если кадровый электронный документооборот интегрирован с «Госключом». Сотрудникам нужно зарегистрироваться в нем через «Госуслуги» и подать заявку на выпуск электронной подписи. Для УНЭП понадобится подтвержденная учетная запись на «Госуслугах» и данные СНИЛС и ИНН в личном кабинете. Если работник оформляет УКЭП, то еще ему нужно подтвердить личность одним из способов:

• действующим загранпаспортом нового образца и телефоном или планшетом с NFC;
• подтвержденной биометрией — если зарегистрированы в Единой биометрической системе (ЕБС);
• в МФЦ или банке паспортом.

Битрикс24 подключен к «Госключу», в нем автоматизированы кадровые процессы. Работник может получить подпись бесплатно. Для этого:

• подайте заявку в Битрикс24;
• получите одобрение;
• создайте доверенность на «Госуслугах» сотруднику компании, который будет получать API-ключ;
• получите API-ключ на «Госуслугах» для организаций;
• добавьте API-ключ в ваш Битрикс24.

После этого можно создать документ в системе и отправить сотруднику, который подпишет его своей подписью из «Госключа».

Сервис КЭДО. Если кадровый электронный документооборот не интегрирован с «Госключом», нужно заказать платную подпись в специальном сервисе КЭДО. Для этого у сотрудника должна быть учетная запись на портале «Госуслуг». Чтобы получить УНЭП, нужно:

• подать заявление на сайте сервиса, оплатить счет и подписать договор с центром, который выдает ЭП, — это может сделать работодатель;
• заполнить ФИО, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН — информация должна совпадать с профилем на «Госуслугах»;
• подтвердить выпуск на «Госуслугах» — сотруднику придет уведомление, когда все будет готово.

Если сотрудник получает УКЭП, то нужно не просто подать данные онлайн, а загрузить сканы паспорта, СНИЛС и ИНН в личный кабинет аккредитованного сервиса. После того, как заявку одобрят, работник приносит оригиналы в офис сервисного центра.

Частые вопросы