Что такое КЭДО и зачем он компаниям
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Что такое КЭДО и зачем он компаниям

Автоматизация

Сотрудники отделов кадров каждый день создают сотни документов: приказы, графики отпусков, служебные записки. Чтобы их обрабатывать, отправлять и хранить, бизнес тратит деньги и время. Но с ноября 2021 года организации могут вести кадровое делопроизводство в электронном формате.

Рассказываем простыми словами, что такое КЭДО, и приводим примеры. Объясняем, зачем это нужно компании и как внедрить цифровые документы.

Что такое КЭДО

КЭДО — кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, обмен и хранение кадровых документов в цифровом виде. То есть трудовой договор или служебную записку можно не распечатывать и не ждать, пока сотрудник подпишет, а потом еще и отправлять в архив. Вместо этого используют систему КЭДО — облачный сервис или приложение для смартфона. Подписывают электронные документы буквально в один клик, юридический статус у них такой же, как у привычных бумажных приказов и заявлений.

Процесс в КЭДО

В сервисе КЭДО создать и подписать документ получится за пару минут

Через программу КЭДО чаще проводят:

  • документы штатных работников на удаленке;
  • локальные нормативные акты, в том числе инструкции;
  • приказы об отпусках и отгулах, заявления;
  • документы, связанные с поощрениями или взысканиями;
  • документы по командировкам.

Но по Трудовому Кодексу ряд кадровых документов нужно подписывать на бумаге:

  • приказы об увольнении,
  • акты о несчастных случаях на производстве,
  • журналы инструктажей по охране труда.

Зачем бизнесу использовать КЭДО

Пока электронный кадровый документооборот не обязателен для компаний. Вы сами выбираете формат: полностью электронный, бумажный или смешанный. Какие есть преимущества:

Кадровое делопроизводство стало проще. Раньше, чтобы создать и подписать бумажные документы, специалистам отдела кадров нужно было от нескольких часов до нескольких дней. Сложнее всего приходилось компаниям с подразделениями в разных городах и тем, у кого в штате много «удаленщиков». Например, чтобы оформить трудовой договор, его нужно выслать работнику почтой и дождаться, пока тот подпишет и отправит документ обратно. Процесс растягивался на недели, а еще письма могли теряться и приходилось начинать все заново. С КЭДО можно подписывать документы, даже если сотрудники работают за тысячу километров от офиса.

Экономия времени. Чтобы ознакомить с графиком отпусков даже 100 сотрудников, кадровикам приходилось тратить не один день. В КЭДО это можно сделать за несколько минут. И не нужно контролировать каждого работника: сервис отправит им уведомления, в какой срок сдать подписанный документ. Сотрудникам тоже не придется тратить время, чтобы отдать заявление на отпуск или вернуть подписанный приказ.

Документы в безопасности. Если в компании принят только бумажный документооборот, есть риск потерять важные документы и получить штраф. С электронными такого не случится: они хранятся в облаке и к ним можно получить доступ в любой момент. Системы КЭДО надежно защищены от вирусов и хакерских атак, поэтому риск потерять документы минимален.

Позитивный имидж компании. Бизнес, который использует современные технологии, выглядит более привлекательно в глазах соискателей, клиентов и партнеров.

Экономия денег. Обычно компании не считают, сколько тратят на бумажный документооборот, и полагают, что КЭДО обойдется дороже.

У КЭДО есть и минусы. Например, такая система не подходит компаниям, где меньше 50 сотрудников и низкая текучка: электронный кадровый документооборот будет стоить дороже, чем бумажный. Не забывайте, что для КЭДО нужен смартфон, планшет или компьютер. Когда в штате есть сотрудники, у которых таких гаджетов нет, с ними приходится сохранять бумажный документооборот.

Как внедрить КЭДО

Чтобы начать использовать систему:

1. Соберите команду

Перевести организацию на КЭДО можно и в одиночку. Но так сложнее учесть все тонкости, поэтому подключите к переходу специалистов:

  • Кадровики знают нормы трудового законодательства, разбираются, какие документы используют в компании, знакомы с маршрутами согласования, сроками создания.
  • IT-специалисты убедятся, что система интегрируется с CRM или другими программами, которые используют в компании.
  • Юристы помогут разработать необходимые документы, например, положение о КЭДО.
  • Специалисты отдела обучения или маркетологи подготовят информационные материалы, чтобы рассказать сотрудникам о новой системе и развеять их страхи и сомнения.

Чтобы зафиксировать состав рабочей группы, ответственных, порядок и сроки, издайте приказ. Если работаете в таск-менеджерах или CRM, создайте там новый проект и распишите задачи. Так все участники будут видеть, кто на каком этапе находится, и не забудут о важных деталях.

2. Разберитесь в текущих процессах

Выясните, какие документы использует компания, кто их согласовывает и как это происходит. Затем оцените, от каких этапов получится отказаться за счет КЭДО и автоматизации процессов.

Пример. На фабрике «Мебель» приказами об отпусках занималась только бухгалтер, поэтому она сама часто работала без отдыха. Аудит, который провела рабочая группа, выявил, что бухгалтер в одиночку контролировала многие кадровые вопросы. Например, успеет ли компания выплатить сотруднику отпускные за три дня до начала отпуска, как это положено по закону.

Когда «Мебель» перешла на КЭДО, маршрут согласования сократился. Теперь приказы подписывают начальники отделов, а сотрудники технически не могут подать заявление за один–два дня. В результате бухгалтер занимается своими прямыми обязанностями, а система уведомляет об оформленных отпусках.

Подготовьте перечень документов, которые планируете перевести в цифровой формат. Затем определите, в каком объеме будете использовать КЭДО. Например, чтобы сотрудники освоили систему, сначала внедрите электронный документооборот только в одном отделе и только для документов, касающихся отпусков.

3. Определите критерии и выберите сервис

Только аккредитованные сервисы позволяют обмениваться электронными документами, сохраняя их юридическую силу. Есть три варианта, как организовать работу:

  • в бесплатном государственном сервисе «Работа России»;
  • в коммерческой программе, например, в Битрикс24 КЭДО + «Госключ»;
  • в обеих системах.

Когда выбираете сервис, смотрите на следующие критерии.

Функции и интерфейс. Убедитесь, что в системе быстро разберутся и руководитель отдела кадров, и рядовой сотрудник. Изучите функции и описание КЭДО: можно ли редактировать документы, загружать готовые, оставлять комментарии или сообщения коллегам. Так руководители, кадровики и бухгалтеры будут видеть историю согласований на одном экране, а не в разных программах. Если у сервиса есть мобильное приложение, то подписывать документы смогут все сотрудники, у которых есть смартфон.

Ценообразование. В стоимость сервиса обычно входит стоимость лицензии и тариф: итоговая сумма зависит от количества сотрудников, которые будут подключены к КЭДО. Узнайте, входит ли выпуск ЭП в тариф.

Форматы электронных подписей. При выборе системы уточните, какие виды электронных подписей она поддерживает. В идеале это должны быть простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП), квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Интеграция с другими сервисами. Многие компании используют учетные системы, например, «1С:Зарплата и управление персоналом». Удобно, если в сервисе есть интеграция с 1С или аналогичными программами. Так специалисты отдела кадров и бухгалтерии будут работать в одном пространстве, а данные — быстрее перемещаться между сервисами.

КЭДО можно интегрировать не только в 1С, но и в CRM. В Битрикс24 уже есть такая система. Все этапы согласования автоматизированы. Когда сотрудник подпишет документ, кадровик получит уведомление. А если работник забыл, HR напомнит в чате.

Битрикс24 КЭДО + Госключ
Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.
Узнать подробнее

4. Подготовьте документы

Вот минимальный список документов, которые нужно сделать:

  • Положение о КЭДО. Сотрудников под роспись знакомят с ним до того, как организация перейдет на электронный формат. В положении указывают сведения о сервисе и порядке доступа к нему. Прописывают документы и категории сотрудников, которых переводят на новый формат.
  • Уведомление о переходе. Вручают штатным работникам. В уведомлении пишут, что компания внедряет электронный кадровый документооборот, и упоминают о праве сотрудника не переходить на новый формат. Но, как правило, от КЭДО отказываются единицы.
  • Согласие на использование КЭДО. Его подписывают новые сотрудники, у которых есть хотя бы минимальный стаж. Если оформляете новичков без официального стажа, их переводят автоматически.

5. Подготовьте сотрудников и выдайте им электронные подписи

Бывает, сотрудники негативно относятся к переходу на электронный документооборот. Одни в целом тяжело принимают нововведения, другие переживают за безопасность своих данных. Чтобы развеять сомнения, проводите встречи с сотрудниками. Объясняйте, как КЭДО упростит работу персонала. Например, подготовить служебную записку или заявление на отгулы можно удаленно: не придется искать кадровика или ехать в офис с другого конца города.

Сотрудникам, которые переживают за сохранность личных данных, расскажите, как поставщик вашей системы КЭДО обеспечивает безопасность. Объясните, что партнер состоит в реестре операторов персональных данных, хранит информацию на нескольких серверах и создает резервные копии. Только не забудьте проверить эту информацию, когда выбираете систему КЭДО.

Сотрудникам, которые подписали согласие на использование КЭДО, выдайте электронные подписи. Вид ЭП зависит от категории работника и документов, которые он будет подписывать. Например, специалистам отдела кадров, бухгалтерии, руководителям подразделений стоит оформить квалифицированную подпись, а всем остальным — неквалифицированную. Работодатель оформляет ЭП для сотрудников за свой счет. Бесплатную электронную подпись сотрудники могут сделать самостоятельно в приложении «Госключ».

Читайте также

Что такое Госключ и как им пользоваться
23 мая 2024

Частые вопросы

Что такое КЭДО и зачем оно нужно?

КЭДО — это создание, обмен и хранение кадровых документов в цифровом формате. Так же называют сервисы, в которых работают с электронными документами. Не нужно печатать, ждать подписи или отправлять документы почтой — все делается в электронном виде.

Какие документы можно обрабатывать в КЭДО?

В системе работают практически со всеми кадровыми документами. Исключение — приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по охране труда.

Как КЭДО влияет на эффективность работы с документами?

Одна из целей внедрения КЭДО — снизить нагрузку на кадровых специалистов. Так получится согласовывать и подписывать документы за несколько минут и не тратить деньги на отправку бумажных экземпляров.


Что в итоге

  • С кадровыми документами можно работать не в бумажном, а в электронном виде. Этот процесс, а также системы называют кадровым электронным документооборотом — КЭДО. В системе обмениваются документами и с офисными, и с удаленными сотрудниками.
  • В электронном виде хранят любые кадровые документы, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях на производстве, журналов инструктажей по охране труда.
  • С КЭДО специалисты тратят меньше времени на создание и согласование документов, а бизнес экономит на расходных материалах, услугах доставки бумажных экземпляров и их хранении: от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч рублей в год.
  • Как внедрить систему:
    1. Создайте рабочую группу и включите в нее специалиста отдела кадров, IT-специалиста, юриста.
    2. Проанализируйте текущие кадровые процессы и определите, какие документы нужно перевести в электронный формат, как можно упростить согласования.
    3. Выберите сервис по таким критериям: функции, ценообразование, доступные форматы электронных подписей, возможности интеграции с системами 1С или CRM.
    4. Подготовьте документы для перехода.
    5. Обучите сотрудников пользоваться программой.

Автоматизируйте все бизнес-процессы в единой системе CRM
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще