Поиск Смарт-процессов по любым полям

Когда может быть полезно приложение?

В разных проектах на “смартах” организованы самые различные бизнес-процессы.

Согласование служебных записок и договоров. Направление счетов на оплату. Подача заявок на автотранспорт. Планирование отпусков. Сопровождение проектов… И даже несложные списки многие интеграторы “на вырост” создают не в одноименном функционале, а в “смартах”.

И нередко требуется произвести массовые действия, получить статистику по некой выборке карточек либо найти созданную раньше других.

Соответственно, в первом случае нам нужен массив ID (чтобы использовать его дальше, чаще всего – в итераторе). Во втором – число элементов. В третьем – ID первого элемента.

Бизнес-кейс.

Ежедневно нужно проверять находящиеся в стадии согласования служебки сотрудников из списка (согласование построено на “смартах”). Затем узнавать, на ком конкретно находится процесс одобрения. Отдельно выделить служебку, которая дольше всех ждет согласования. И в итоге – каждому из сотрудников из списка направлять информацию в Ленту и Телеграм-бота. Мол, сейчас у вас всего столько-то служебок “В работе”, и вот кто должен их согласовать (отдельно по каждой из них с упоминанием названия и ссылки на карточку).

Чтобы составить такое уведомление нам нужно получить число служебок, ID самой старой из них, а также прогнать через итератор массив ID служебок. Во всех трех случаях поможет наше приложение “Поиск Смарт-процессов по любым полям”.

Основной функционал

Приложение добавляет новые Активити в Дизайнер бизнес-процессов, а также новых Роботов.
Для каждого вашего смарт-процесса будут созданы персональные робот и активити.
А если в смарт-процессе несколько воронок - то и под каждую из воронок.
Это необходимо, потому что в разных смарт-процессах - разные поля, а в разных воронках - разные стадии.

Соответственно, на крупных порталах это могут быть десятки роботов и активити.
А отличать их друг от друга можно по их названиям: наше приложение пропишет название смарт-процесса и воронки в название робота/активити.

Если вы создали смарт-процессы и/или воронки после установки приложения - просто переустановите его и НЕ УДАЛЯЙТЕ данные приложения: в результате все прежние настройки сохранятся, а в систему просто добавятся новые роботы/активити.

Важно, что роботы доступны в любом разделе портала: в лидах, сделках, умных сценариях, шаблонах бизнес-процессов и, разумеется, смарт-процессах.

Функционал позволяет осуществлять поиск по стандартным и пользовательским полям. В том числе – сразу по нескольким (без ограничений).

Итогом поиска будет несколько значений:

– Общее число найденных элементов (число);

– Массив ID найденных элементов. Его можно использовать в последующих роботах, умных сценариях, шаблонах и дизайнере бизнес-процессов (например, в итераторе);

– ID первого найденного элемента (тот, который был создан раньше других и, соответственно, имеет наименьшее число в качестве ID).

Также вы можете вывести информацию об ошибках (если таковые будут).

Самые распространенные примеры использования

Штатный функционал Битрикс24 позволяет сегментировать элементы смарт-процесса по одному или нескольким фильтрам. Но в итоге мы имеем просто список (таблицу), которую теперь либо можно обрабатывать вручную, либо выгрузить в Excel/CSV.

С помощью наших Роботов или Активити можно получать именно результаты поиска в качестве одного показателя (ID первого из созданных элементов), числа (количество найденных элементов) и массива ID найденных элементов смарт-процесса.

И в дальнейшем их можно использовать в полях других роботов/активити.

В том числе – в шаблонах бизнес-процессов и умных сценариев.

Например, чтобы разово переработать всю имеющуюся базу элементов смарт-процесса.

Либо на регулярной основе выполнять нужные для вас операции.

Зависимость функционала от тарифного плана

Варианты решения будут работать на тарифах, где доступен соответствующий функционал.

Робот – на всех платных тарифах.

Активити – на тарифах не ниже Профессионального.

Меры предосторожности

Всегда устанавливайте таймаут ожидания отклика приложения (минимум – 10 минут), чтобы предотвратить его зависания из-за сбоев на сервере авторизации и других технических неполадок.