Файлы из комментариев: автосохранение в множественное поле

Когда может быть полезно приложение?

Очень часто хронологическая лента (правая часть карточки) используется не только для фиксации коммуникаций и комментариев, но и для добавления различных файлов.

Это неправильно и архитектурно, и с точки зрения перспектив дальнейшего использования файлов.

Правильно – сохранять файлы в полях (левой части карточки).

Поэтому мы разработали приложение, которое автоматически проверяет все новые комментарии, и если в них есть файлы – сохраняет их в соответствующее множественное поле.

Бизнес-кейс

Процесс согласования счетов на оплату организован на базе смарт-процесса. Инициатор добавляет в ветку комментариев файл платежки, оставляет пояснение к ней, и закрепляет этот комментарий.

Сотрудники, участвующие в согласовании, получают соответствующие задания в рамках бизнес-процесса (в раздел Автоматизация).

Но в описание задания нельзя подкачать файл из закрепленного комментария.

Поэтому согласующим приходится каждый раз переходить во вкладку “Элемент”, а потом – обратно.

Попытки перестроить бизнес-процесс (приучить заявителей сохранять файл в специальное поле) не увенчались успехом (культура съела стратегию на завтрак).

Решением стало приложение, которое автоматически “забирает” файл из комментария и закачивает в поле карточки смарт-процесса. А уже из этого поля файл благополучно передается в описание задания.

Результат – при неизменном (для сотрудников) процессе согласование стало проходить удобнее и быстрее.

Основной функционал

После установки в ваши пользовательские поля (в Лидах, Сделках, Контактах, Компаниях и Смарт-процессах) будет автоматически добавлено множественное поле “Файлы из комментариев”)

Файлы из комментариев записываются в одноименное поле автоматически. Приложение не требует никаких настроек с вашей стороны.

В текущей версии приложения файлы начинают записываться только для новых комментариев (созданных после установки приложения).

В следующей версии мы добавим робота, с помощью которого вы сможете переработать карточки (лидов, сделок, контактов, компаний, смарт-процессов) и подкачать в поле приложения файлы из комментариев, оставленных до его установки.

Зависимость функционала от тарифного плана

Варианты решения будут работать на тарифах, где доступен соответствующий функционал.

В Лидах, Сделках, Контактах, компаниях – на всех тарифах.

В смарт-процессах – на тарифах не ниже Профессионального.