Event86: CRM для управления мероприятиями

Event86 - это компания, которая занимается организацией мероприятий для бизнеса и частных клиентов. Команда работает с разными форматами событий, включая корпоративные мероприятия, деловые встречи и другие проекты. В работе одновременно находится несколько клиентов и проектов, поэтому для компании важно контролировать этапы подготовки мероприятий, коммуникацию с заказчиками и внутренние задачи команды.

Основные особенности работы компании:

• работа с большим количеством обращений
• несколько этапов подготовки мероприятия
• участие разных сотрудников в одном проекте
• необходимость хранить документы и переписку по каждому клиенту

Для упорядочивания процессов компания решила внедрить единую СРМ систему.

Задачи клиента:

Компания ранее использовала другую СРМ систему для работы с клиентами. Однако в процессе работы стало понятно, что она не полностью закрывает потребности бизнеса. Основная сложность заключалась в том, что СРМ использовалась только для учета клиентов и сделок, а большая часть рабочих процессов проходила в других инструментах. Сотрудникам приходилось отдельно контролировать задачи, обмениваться документами и отслеживать этапы подготовки мероприятий. Из-за этого информация по одному клиенту могла находиться сразу в нескольких местах.

Такая схема работы приводила к дополнительным сложностям. Менеджерам приходилось вручную следить за этапами сделок и напоминать себе о следующих действиях. Иногда возникали ситуации, когда задачи выполнялись несвоевременно или информация по клиенту терялась в переписках и файлах. Руководителю также было сложно быстро понять текущее состояние проектов и загрузку команды.

Отдельной задачей было наведение порядка в клиентской базе и воронке продаж. Компании было важно видеть этапы работы по каждому клиенту, контролировать движение сделок и понимать, какие действия должны выполняться на каждом этапе. Кроме того, сотрудники хотели упростить работу с документами и формировать их прямо из системы.

Основной целью проекта стало объединение работы с клиентами, задачами и документами в одной системе, чтобы сотрудники могли работать в единой среде и не переключаться между несколькими инструментами.

Решение задачи:

Работа над проектом началась с подготовки к переносу данных из предыдущей СРМ системы. Для компании было важно сохранить существующую клиентскую базу и текущие сделки, поэтому первым этапом стала миграция данных в Битрикс24. После переноса сотрудники получили доступ к привычной информации уже в новой системе и смогли продолжить работу без потери данных.

Далее была настроена структура СРМ с учетом процессов компании. Для работы с новыми обращениями настроили лиды, которые позволяют фиксировать все входящие запросы и постепенно переводить их в сделки. Также были настроены несколько воронок сделок, чтобы разделить разные сценарии работы и упростить контроль этапов.

Карточки клиентов и сделок были дополнены пользовательскими полями. Это позволило фиксировать дополнительную информацию, связанную с подготовкой мероприятий, и хранить ее прямо в СРМ. Таким образом вся ключевая информация по клиенту стала доступна в одном месте.

Отдельное внимание уделили организации задач. На основных этапах работы по сделке были настроены задачи для сотрудников, чтобы система подсказывала следующий шаг и помогала соблюдать рабочий процесс. Это позволило снизить количество ручного контроля и сделать работу менеджеров более структурированной.

Также была настроена возможность формирования документов из карточки сделки. Сотрудники получили возможность быстро создавать необходимые документы и хранить их внутри СРМ.

После завершения настройки было проведено обучение команды. На встрече разобрали интерфейс системы, основные разделы и рабочие сценарии. Сотрудникам показали, как вести сделки, работать с задачами и использовать систему в ежедневной работе.

Результат:

После внедрения Битрикс24 компания получила единую систему для работы с клиентами и внутренними процессами. Вся информация по клиенту теперь хранится в одной карточке сделки: контакты, задачи, документы и история взаимодействия. Это упростило доступ к данным и сократило время поиска необходимой информации.

Работа менеджеров стала более структурированной. Система помогает отслеживать этапы работы с клиентом и подсказывает следующие действия через постановку задач. Благодаря этому сотрудники стали реже пропускать важные шаги в работе с клиентами и быстрее продвигают сделки по воронке.

Для руководителя повысилась прозрачность процессов. Теперь можно видеть общую картину по сделкам, понимать загрузку сотрудников и контролировать выполнение задач. Это позволяет быстрее принимать управленческие решения и лучше планировать работу команды.

Также сократилось количество ручных операций при работе с документами. Документы можно сформировать прямо из сделки, что ускоряет подготовку и отправку клиентам. В результате скорость обработки обращений увеличилась, а внутреннее взаимодействие сотрудников стало более удобным.

В целом внедрение позволило компании систематизировать работу с клиентами и создать основу для дальнейшего развития и автоматизации процессов.