Внедрили Битрикс24 с нуля и ускорили согласование документов на 60%

Проблемы:

• Ручная работа с документами и оплатами отнимала до 4 часов ежедневно;

• Согласования договоров и платежей занимали до 5 дней;

• Нет прозрачного учета платежей: финансы велись в разрозненных таблицах, менеджеры путались в статусах;

• Ручное формирование отчетов занимало до 30% рабочего времени менеджеров.   

Критерии выбора Битрикс24 и нашей компании:

• Платформа должна была дать не просто CRM, а полноценный смарт-процесс для платежей и согласований;

• Нужен был надежный партнер с опытом в строительной отрасли и сложных документационных процессах;

• Важный фактор — скорость внедрения без простоев и гибкость настройки «под себя»;

• Требовалось надежное решение в виде развертывания коробочной версии Битрикс24 на серверах заказчика.

Общий объем работ: развернули коробочную версию, выстроили структуру компании, настроили CRM и два ключевых бизнес-процесса: согласование документа и управление проектом, плюс «умный» смарт-процесс «Платежи».

1. Разворачивание Битрикс24 на сервере заказчика:

• Активация коробочной лицензии, установка SSL и настроек безопасности;

• Интеграция корпоративной почты и резервное копирование;

• Первичная настройка интерфейса под корпоративный стиль.

2. Формирование структуры компании

• Создание иерархии подразделений, справочников сотрудников и должностей;

• Назначение ролей и прав доступа по ответственностям.     

3. Базовая CRM-настройка:

• Воронки продаж, обязательные поля для договоров и объектов;

• Разработка карточек «Договора» и «Объекты»;
  

4. Бизнес-процесс «Согласование документа»:

• Построение цепочки: составитель → ПТО → фин. отдел → гендиректор;

• Настройка этапов, условий перехода и шаблонов уведомлений;

• Интеграция с модулем «Документы», тестовые запуски и обучение.   

5. Бизнес-процесс «Управление строительным проектом»:

• Структурирование проектов: задачи, сроки, ответственные;

• Автоматические отчеты по этапам и бюджету;

• Интеграция с календарями, настройка контроля ресурсов;

• Практический тренинг для менеджеров проектов.
  

6. Уникальный смарт-процесс «Платежи»:

• Создание отдельной сущности «Платеж» с полями: сумма, дата, привязка к договору, статус, вид средств, проект;

• Логика авто-расчета остатка и обновления после каждого платежа

• Цепочка согласований: любой сотрудник → ПТО → фин. отдел → гендиректор → статус «В оплате» → «Оплачено»;

• Настройка уведомлений и прав — чтобы каждая стадия выполнялась в срок.

Внедрение Битрикс24 в ООО «Воздвижение» позволило значительно оптимизировать финансовые и управленческие процессы, повысив общую эффективность работы компании. Одним из ключевых результатов стало сокращение времени, затрачиваемого на работу с документами и оплатами, на 70%. Это стало возможным благодаря автоматизации рутинных операций, таких как создание счетов, согласование договоров и отслеживание платежей. Время согласования договоров и платежей сократилось с 5 дней до 1–2, что позволило ускорить выполнение проектов и снизить риски задержек.

Система обеспечила полный контроль над бюджетом: теперь финальный отчет по остаткам доступен в один клик, что упрощает финансовое планирование и позволяет оперативно принимать управленческие решения. Прозрачность внутренних процессов также значительно возросла — каждый сотрудник видит свой этап выполнения задачи, а руководитель получает мгновенные уведомления о ключевых событиях и может вмешаться в случае необходимости. Это повысило дисциплину и ответственность сотрудников, а также сократило количество ошибок и задержек.

Кроме того, внедрение системы позволило сэкономить времени руководству — теперь им не нужно тратить до 10 часов в неделю на ручную сверку отчетов. Экономия времени позволяет руководителям фокусироваться на стратегических задачах и развитии бизнеса. В целом, внедрение Битрикс24 стало важным шагом в цифровизации бизнеса ООО «Воздвижение», позволившим повысить прозрачность, сократить сроки выполнения операций и улучшить общую эффективность управления.

Отзыв финансового директора строительной компании "Троика Плюс" о внедрении:

Внедрение Битрикс24 в нашу компанию стало важным шагом на пути к цифровизации бизнес-процессов и оптимизации управления. Как финансовый директор, я могу с уверенностью сказать, что система значительно улучшила прозрачность и контроль над финансовыми потоками.

Одной из ключевых задач было автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами и партнерами, что позволило нам сократить время на обработку заказов и повысить точность финансового учета. Битрикс24 интегрировался с нашими бухгалтерскими системами, что обеспечило синхронизацию данных в режиме реального времени. Это помогло избежать ошибок при формировании счетов и упростило отслеживание дебиторской задолженности.

Кроме того, система позволила нам настроить автоматические уведомления о просроченных платежах, что повысило дисциплину в оплате и сократило время на ручное напоминание. Также отметим удобство отчетности: мы можем оперативно формировать аналитику по проектам, каналам привлечения клиентов и эффективности отдела продаж.

В целом, внедрение Битрикс24 дало нам мощный инструмент для управления не только продажами, но и финансовыми процессами. Мы рекомендуем эту платформу другим компаниям, особенно тем, кто хочет выйти на новый уровень управления бизнесом.