Как «Билд Сервис» навёл порядок в документообороте с помощью бизнес-процессов Битрикс24

О клиенте:

Компания: ООО «Билд Сервис»
Сфера деятельности: Строительство складских и логистических комплексов
Локация: Москва, Россия
Опыт работы: Более 17 лет

Краткое описание:
ООО «Билд Сервис» — строительная компания, специализирующаяся на возведении складских и логистических объектов. Обладает собственным автопарком, опытной командой и успешно реализованными проектами для крупных брендов, включая Wildberries и DoorHan.

Предпосылки для автоматизации:
Битрикс24 использовался как корпоративный портал — для общения и согласования документов через задачи. Со временем такой подход стал неудобным, и компания решила перейти к автоматизации, внедрив чёткий бизнес-процесс для согласований.

Какие задачи мы решали:

Компания «Билд Сервис» обратилась с запросом на оптимизацию процесса согласования документов внутри корпоративного портала Битрикс24. Ранее согласование происходило через задачи, что приводило к хаосу, задержкам и потере контроля. Не было единого маршрута, сроки срывались, а участники согласований путались в статусах и ответственности.

Задачей стало автоматизировать согласование договоров для двух отделов — снабжения и ГИПов — через создание чётких бизнес-процессов на базе смарт-процессов.

Важно было учесть все условия: например, чтобы договоры свыше 500 тысяч автоматически отправлялись на согласование главному бухгалтеру и генеральному директору.

Компания хотела получить прозрачную, управляемую систему, где процесс согласования фиксировался, контролировался, а каждый участник знал свою роль и задачу.

После проведения аудита и детального анализа текущего процесса мы:

• Создали два смарт-процесса с собственными воронками — по одному для каждого отдела.
  

• Разработали универсальный бизнес-процесс согласования, в котором учитываются все условия и роли участников.

Теперь сотрудник-инициатор просто создаёт карточку договора в нужной воронке, заполняет необходимые поля и запускает согласование. С этого момента всё происходит автоматически:

• В отделе снабжения, если сумма договора превышает 500 000 рублей, документ автоматически отправляется на согласование главному бухгалтеру и генеральному директору.
  

• Каждый участник согласования получает задачу в нужный момент — как только предыдущий подтвердит свою часть.
  

• Карточка договора автоматически двигается по стадиям, фиксируя всю историю согласований и контролируя сроки.

Этот подход исключает ошибки, ускоряет процесс и делает его полностью прозрачным для всех участников.

Что получила компания после внедрения:

Реализация двух бизнес-процессов для согласования договоров стала первым шагом к масштабной автоматизации внутренних процессов в компании «Билд Сервис».

Проект выполнялся в формате пробной работы с нашей командой как с подрядчиком по Битрикс24. Несмотря на ограниченный объём, компания уже на этом этапе получила конкретные результаты:

• 100% договоров теперь фиксируются в CRM, без потерь в задачах или переписках.
  

• На 60–70% сократилось время согласования документов — за счёт автоматической маршрутизации и напоминаний.
  

• 0 ошибок в порядке согласований — логика маршрута чётко закреплена в бизнес-процессе.
  

• Участники согласований сократили ручные действия минимум на 40%, так как система сама подсказывает, когда и кому согласовывать.
  

• Каждая стадия контролируется: видно, кто согласовал, кто следующий, на каком этапе застрял процесс — если это случается.
  

Процесс согласования стал прозрачным, предсказуемым и управляемым, что особенно важно в компаниях, где задействовано несколько уровней согласующих.

Процесс согласования стал прозрачным, предсказуемым и управляемым, что особенно важно в компаниях, где задействовано несколько уровней согласующих.

Этот кейс стал для «Билд Сервис» возможностью оценить эффективность автоматизации на практике. В планах — проведение комплексного аудита и масштабирование автоматизации на все ключевые направления: юридические документы, заявки, кадровые и производственные процессы.

Ключевые преимущества внедрения Битрикс24 для компании «Билд Сервис»

1. Уход от хаотичного согласования через задачи.
Сотрудники больше не теряются в длинных цепочках задач. Все договоры проходят по понятному, фиксированному маршруту в одной системе.

2. Автоматизация процесса согласования.
Бизнес-процессы двигают карточку договора автоматически — от одного согласующего к другому, в зависимости от суммы и роли. Исключены задержки из-за человеческого фактора.

3. Прозрачность и контроль.
Каждый участник процесса видит, на каком этапе находится документ, кто его согласовал и кто следующий. Это исключает дублирование и забытые заявки.

4. Финансовый контроль по условиям.
Встроена логика, при которой крупные договоры автоматически отправляются на согласование главбуху и генеральному директору. Решения принимаются быстро и в нужной иерархии.

5. Универсальный и масштабируемый процесс.
Настроенный бизнес-процесс легко масштабировать на другие отделы и типы документов. Основа уже заложена — её можно тиражировать и адаптировать под любые внутренние регламенты.

6. Повышение точности и скорости обработки.
Все поля обязательны к заполнению, исключены ошибки в данных. Согласование происходит быстрее за счёт чёткой автоматизированной логики.

7. Начало комплексной цифровой трансформации.
Проект стал первым шагом на пути к полной автоматизации бизнес-процессов. Компания получила реальный инструмент, который решает задачу здесь и сейчас — и готов к дальнейшему развитию.

Отзыв клиента – компания «Билд Сервис»:

«Раньше мы согласовывали договоры через задачи в Битрикс24 — это было неудобно, терялись документы, не было прозрачности. Решили протестировать автоматизацию на двух направлениях — и результат нас приятно удивил.

Процесс стал чётким, управляемым, система сама подсказывает, кому и когда согласовывать. Ничего не теряется, всё фиксируется.

Это была пробная работа с командой “Первого интегратора”, и мы остались довольны. Планируем двигаться дальше — автоматизировать и другие процессы.»