Как с помощью автоматизации расчёта Коммерческого предложения можно сократить время формирования на 40–50%. Опыт студии промышленного дизайна Лаб.2050

Компания ООО «2050.Лаб» - это национальный центр промышленного дизайна и инноваций, действующий на российском и международном рынках.
Студия занимается разработкой проектов промышленного дизайна, включая комплексные инженерно-конструкторские решения для транспорта, бытовой техники, оборудования и потребительских товаров. Команда специалистов имеет опыт работы в ведущих дизайн-бюро России и Европы и реализовала десятки крупных проектов за время существования компании.

За свою деятельность 2050.Лаб получила престижные международные награды и премии в области промышленного дизайна, включая iF Design Award и Red Dot Award, а её проекты не раз становились финалистами национальных конкурсов. В работе участвуют менеджеры по продажам, дизайнеры, инженеры, операционный блок и руководство. Проекты отличаются сложностью, многоэтапностью и вовлечением разных специалистов.


Клиент обратился с запросом на систематизацию и прозрачность коммерческой работы компании и автоматизацию расчёта коммерческих предложений и их согласования.

Проблемы на старте:

1. Расчет КП выполнялся вручную: Стоимость формировалась на основании списка работ и часов исполнителей, но расчет производился в таблицах. Это занимало много времени, повышало риск ошибок, не обеспечивало прозрачности расчётов. Кроме того не было единого справочника всех КП в работе для своевременного напоминания сотрудникам и клиентам.

2. Отсутствовал регламентированный процесс согласования КП.
Коммерческие предложения согласовывались в переписках и устно, иногда вообще отправлялись без согласования руководства.
Не было: единой точки хранения версии документа, прозрачности статусов, контроля сроков согласования.

3. Разрозненные каналы поступления заявок.
Заявки поступали: с сайта (на базе 1С-Битрикс), по почте, через мессенджеры.
Не было единого пространства для учета и контроля обработки обращений.

4. Отсутствие прозрачной воронки продаж.
Не было четкого разделения этапов: сбор потребностей, подготовка КП, согласование, договор, отложенный спрос.

5. Нет единой среды для внутренних коммуникаций.
Обсуждения велись в разных инструментах, отсутствовала системная отчетность и централизованная работа с проектами. Кроме того не хватало единого пространства для взаимодействия в рамках корпоративной культуры.
Проект внедрения был реализован на базе Битрикс24 (облачный тариф Профессиональный) и начался с предпроектного анализа. Совместно с коммерческим отделом и руководством был описан универсальный процесс продажи - как для стандартных сделок, так и для тендерных проектов. Отдельно регламентировали процесс формирования стоимости коммерческого предложения и его внутреннего согласования.

Ключевой задачей стала Автоматизация расчёта Коммерческого предложения.

Для этого был создан справочник специалистов с указанием их ролей и почасовых ставок. В CRM реализован смарт-список КП: менеджер выбирает услуги, указывает количество часов по каждому этапу и дополнительные расходы, а система автоматически рассчитывает стоимость этапов, итоговую сумму и сроки с учётом загруженности сотрудников.

Дополнительно внедрена автоматическая генерация КП в PDF с логотипом и реквизитами компании — документ можно сразу отправить клиенту. Это позволило отказаться от ручных расчётов в таблицах и существенно снизить риск ошибок.

Для согласования коммерческих предложений создан отдельный смарт-процесс "Предложения" , связанный со сделкой. В нём менеджер формирует описание услуг по шаблонам, корректирует состав работ и часы исполнителей, а система автоматически формирует документы для внутреннего согласования и отправки клиенту. Бизнес-процесс обеспечивает сбор обратной связи от всех участников и контроль сроков согласования.

Вся информация о клиентах, заявках и сделках была централизована в CRM Битрикс24, что позволило исключить потери данных и обеспечить единое пространство для работы команды.

Разработана и внедрена система воронок: «Лиды», «Продажи» и «Отложенный спрос». В рамках обработки первичных обращений настроены этапы «Лид», «Не дозвонились / Просили перезвонить» и «В работе», что структурировало работу менеджеров на ранних стадиях.

Дополнительно реализованы роботы и триггеры: контроль скорости обработки заявок, обязательность заполнения ключевых полей, автоматические уведомления и перемещение сделок между стадиями. В результате процесс продаж стал прозрачным, управляемым и полностью контролируемым со стороны руководства.

Дополнительно были настроены интеграции с сайтом на 1С-Битрикс (создание Лида, Контакта и Компании с проверкой дублей), почтой, мессенджерами через Wazzup и сервисом hh.ru.

Для подбора персонала реализован смарт-процесс HR с автоматическим созданием элементов при новом отклике и управлением этапами собеседований.
 


В результате решение охватило задачи коммерческого отдела, проектной команды, HR и руководства, объединив продажи, расчёт стоимости проектов, согласование и коммуникации в едином цифровом пространстве.

1. Сокращение времени подготовки КП

• Время формирования коммерческого предложения сократилось на 40–50%.
• Полностью исключены ручные расчеты в таблицах.
• Уменьшено количество ошибок в расчетах практически до нуля.

2. Ускорение согласования

• Внутреннее согласование КП стало быстрее на 30–40%.
• Все участники получают автоматические задачи.
• Исключена потеря версий документов.

3. Повышение управляемости продаж

• Руководство получило прозрачную воронку продаж.
• Снизилось количество зависших сделок.
• Увеличилась дисциплина обработки лидов (контроль 2 часов на взятие в работу).

4. Централизация заявок

• 100% обращений с сайта, почты, мессенджеров и hh.ru фиксируются в системе.
• Исключена потеря заявок.

5. Прозрачность затрат по проектам

• Стоимость проекта рассчитывается на основании:
  - часов исполнителей,
  - ставок,
  - доп. расходов.

• Руководство видит структуру цены и может анализировать маржинальность.

Итого. Внедрение Битрикс24 позволило:

- автоматизировать расчет коммерческих предложений,
- формализовать и ускорить процесс согласования,
- повысить прозрачность и управляемость коммерческого блока.

Проект стал не просто внедрением CRM, а полноценной цифровой трансформацией коммерческого процесса компании.