Внедрение Битрикс24 в ритуальной сфере: CRM, заказы и автоматизация
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «Содействие»
О компании: Профессиональная организация похорон, оказание ритуальных услуг
Город: Пермь
Количество сотрудников: 15 человек
Задачи клиента:
ООО Содействие это компания, работающая в специфической и крайне ответственной сфере организации похорон. Сотрудники выполняют полный комплекс ритуальных услуг: от первичной консультации и оформления заказа до предоставления залов прощаний и сопровождения автотранспортом.
Каждый этап требует слаженной работы, внимания к деталям и оперативного взаимодействия между специалистами. Компания активно развивалась, увеличивала количество заказов и постепенно расширяла спектр предоставляемых услуг.
При этом возникла потребность в создании единой цифровой системы, которая помогла бы координировать работу всех подразделений и избавила сотрудников от рутинных действий.
До обращения в WebMens в Содействии уже была собственная самописная CRM-система, но её функционала хватало лишь на начальном этапе.
После детального анализа задач стало очевидно, что наилучшим выбором станет коробочная версия Битрикс24, которая сочетает готовый набор инструментов и возможность глубокой кастомизации.
Перед проектом были обозначены стратегические направления:
Решение задачи:
Анализ и подготовка технического задания
На подготовительном этапе специалисты WebMens провели предпроектное исследование, в ходе которого подробно изучили процессы компании. Такой анализ позволил выделить все слабые места самописной системы и сформировать план перехода.
На основании собранной информации было составлено подробное техническое задание. В нём зафиксировали последовательность автоматизации: работу с заказами, распределение задач, бронирование ресурсов, мониторинг автопарка и отчётность.
Это помогло выстроить проект так, чтобы внедрение шло без сбоев, а сотрудники постепенно адаптировались к новым инструментам.
Автоматизация оформления и отслеживания заказов
Ключевая часть проекта настройка CRM. Было создано четыре воронки: Продажа услуг, Эвакуация, Прижизненный договор и Продажа памятников. Благодаря этому менеджеры получили структурированный процесс обработки заявок, где каждое направление ведётся отдельно.
Для фиксации всех звонков интегрировали телефонию от Мегафон. Теперь каждый разговор с клиентом автоматически сохраняется в системе и привязывается к сделке, что исключает потерю информации.
Эвакуация умерших выделена в отдельное направление. После её выполнения сделка копируется в Продажу услуг, где свободный менеджер предлагает клиенту ритуальные товары и услуги. Такой механизм исключает разрывы между этапами и обеспечивает плавный переход от первичной заявки к комплексному обслуживанию.
Чтобы заявки распределялись максимально быстро, в компании создали отдельный чат. В него автоматически поступают уведомления о новых заказах. Менеджеры видят актуальную информацию и могут сразу взять заявку в работу.
Настройка прав доступа и документов
Для обеспечения прозрачности были настроены права доступа. Сделку, которую ведёт менеджер, видят только он и диспетчер. Завершённые сделки доступны только администратору и руководителю, что повышает уровень безопасности данных.
Менеджеры получили возможность работать с готовыми шаблонами документов: Заказ-наряд и Договор. Это экономит время, снижает количество ошибок и делает процесс стандартизированным.
Особое внимание уделили финансовым операциям. Сделка не может быть закрыта, пока клиент не внёс полную оплату. Внедрённая система контроля предоплаты и постоплаты позволяет отслеживать все расчёты и исключает финансовые риски.
Автоматизация задач и ролей исполнителей
На стадии Выполнение заказа CRM автоматически формирует задачи для всех участников: менеджера, кладовщика и диспетчера.
Теперь кладовщик получает задачу на подготовку товаров напрямую из сделки, без дополнительных звонков или бумажных документов. Это ускорило взаимодействие и уменьшило количество ошибок.
Каталог товаров и корзина
Так как многие услуги и товары выбираются в присутствии клиента, важно было сделать процесс максимально наглядным. Был разработан собственный каталог с карточками товаров, большими изображениями и возможностью открыть галерею. Это облегчает демонстрацию и упрощает выбор.
Корзина дополнена функциями скидок как общих, так и индивидуальных. Добавлено разделение на категории товары и услуги, что позволяет видеть промежуточные суммы и общий итог. Такой подход делает оформление заказа прозрачным для клиента и удобным для менеджера.
Управление залами прощаний
Отдельным направлением стало управление залами. Для этого был создан модуль бронирования, позволяющий наглядно видеть расписание.
Система показывает свободные и занятые слоты, предотвращает пересечения и гарантирует корректность данных. Теперь сотрудники точно знают, в какое время зал доступен, и могут быстро предложить клиенту свободное время.
Мониторинг эксплуатации автотранспорта
Для автопарка был реализован отдельный модуль. У менеджеров появилась вкладка Транспорт в сделке, где отображается информация о загруженности автомобилей.
Если свободных машин нет, менеджер может указать модель подрядного транспорта, а диспетчер согласует её с партнёрами. Дополнительно учитывается километраж и стоимость маршрута. Цена отображается автоматически, и её можно согласовать с клиентом прямо в момент оформления заказа.
У диспетчеров есть отдельный интерфейс для контроля автопарка. Здесь они могут бронировать транспорт на обслуживание, назначать водителей и управлять загрузкой. Такой инструмент стал незаменимым при распределении ресурсов.
Автоматизация отчетности
Для сотрудников реализованы индивидуальные финансовые отчёты: каждый видит количество заявок, выездов и успешных сделок, а также итоговый доход за выбранный период.
Для руководства настроены сводные отчёты с детализацией по ключевым направлениям: отпевание, копка могил, бронирование залов, распределение нарядов. Руководитель может в любой момент получить полную картину деятельности компании и принять взвешенное решение.
Взаимодействие сотрудников
В компании внедрили корпоративные чаты и модуль Задачи и проекты. Сотрудников обучили правильной работе с ними, чтобы они могли быстро обмениваться информацией и контролировать выполнение задач.
Также создан модуль Статус менеджера, который показывает занятость сотрудников в режиме реального времени. Это позволяет равномерно распределять нагрузку и оперативно реагировать на новые заявки.
Результат:
После внедрения коробочной версии Битрикс24 компания Содействие получила комплексное решение, которое объединило все основные процессы: оформление заказов, бронирование ресурсов, работу с автопарком, формирование отчётов и взаимодействие сотрудников.
Эффект от внедрения оказался многогранным:
Компания: ООО «Содействие»
О компании: Профессиональная организация похорон, оказание ритуальных услуг
Город: Пермь
Количество сотрудников: 15 человек
Задачи клиента:
ООО Содействие это компания, работающая в специфической и крайне ответственной сфере организации похорон. Сотрудники выполняют полный комплекс ритуальных услуг: от первичной консультации и оформления заказа до предоставления залов прощаний и сопровождения автотранспортом.
Каждый этап требует слаженной работы, внимания к деталям и оперативного взаимодействия между специалистами. Компания активно развивалась, увеличивала количество заказов и постепенно расширяла спектр предоставляемых услуг.
При этом возникла потребность в создании единой цифровой системы, которая помогла бы координировать работу всех подразделений и избавила сотрудников от рутинных действий.
До обращения в WebMens в Содействии уже была собственная самописная CRM-система, но её функционала хватало лишь на начальном этапе.
После детального анализа задач стало очевидно, что наилучшим выбором станет коробочная версия Битрикс24, которая сочетает готовый набор инструментов и возможность глубокой кастомизации.
Перед проектом были обозначены стратегические направления:
- автоматизация процесса оформления и отслеживания заказов;
- оптимизация управления залами прощаний;
- внедрение системы мониторинга и бронирования автотранспорта;
- создание удобных каналов взаимодействия между сотрудниками;
- автоматизация формирования отчетности для сотрудников и руководителей.
Решение задачи:
Анализ и подготовка технического задания
На подготовительном этапе специалисты WebMens провели предпроектное исследование, в ходе которого подробно изучили процессы компании. Такой анализ позволил выделить все слабые места самописной системы и сформировать план перехода.
На основании собранной информации было составлено подробное техническое задание. В нём зафиксировали последовательность автоматизации: работу с заказами, распределение задач, бронирование ресурсов, мониторинг автопарка и отчётность.
Это помогло выстроить проект так, чтобы внедрение шло без сбоев, а сотрудники постепенно адаптировались к новым инструментам.
Автоматизация оформления и отслеживания заказов
Ключевая часть проекта настройка CRM. Было создано четыре воронки: Продажа услуг, Эвакуация, Прижизненный договор и Продажа памятников. Благодаря этому менеджеры получили структурированный процесс обработки заявок, где каждое направление ведётся отдельно.
Для фиксации всех звонков интегрировали телефонию от Мегафон. Теперь каждый разговор с клиентом автоматически сохраняется в системе и привязывается к сделке, что исключает потерю информации.
Эвакуация умерших выделена в отдельное направление. После её выполнения сделка копируется в Продажу услуг, где свободный менеджер предлагает клиенту ритуальные товары и услуги. Такой механизм исключает разрывы между этапами и обеспечивает плавный переход от первичной заявки к комплексному обслуживанию.
Чтобы заявки распределялись максимально быстро, в компании создали отдельный чат. В него автоматически поступают уведомления о новых заказах. Менеджеры видят актуальную информацию и могут сразу взять заявку в работу.
Настройка прав доступа и документов
Для обеспечения прозрачности были настроены права доступа. Сделку, которую ведёт менеджер, видят только он и диспетчер. Завершённые сделки доступны только администратору и руководителю, что повышает уровень безопасности данных.
Менеджеры получили возможность работать с готовыми шаблонами документов: Заказ-наряд и Договор. Это экономит время, снижает количество ошибок и делает процесс стандартизированным.
Особое внимание уделили финансовым операциям. Сделка не может быть закрыта, пока клиент не внёс полную оплату. Внедрённая система контроля предоплаты и постоплаты позволяет отслеживать все расчёты и исключает финансовые риски.
Автоматизация задач и ролей исполнителей
На стадии Выполнение заказа CRM автоматически формирует задачи для всех участников: менеджера, кладовщика и диспетчера.
Теперь кладовщик получает задачу на подготовку товаров напрямую из сделки, без дополнительных звонков или бумажных документов. Это ускорило взаимодействие и уменьшило количество ошибок.
Каталог товаров и корзина
Так как многие услуги и товары выбираются в присутствии клиента, важно было сделать процесс максимально наглядным. Был разработан собственный каталог с карточками товаров, большими изображениями и возможностью открыть галерею. Это облегчает демонстрацию и упрощает выбор.
Корзина дополнена функциями скидок как общих, так и индивидуальных. Добавлено разделение на категории товары и услуги, что позволяет видеть промежуточные суммы и общий итог. Такой подход делает оформление заказа прозрачным для клиента и удобным для менеджера.
Управление залами прощаний
Отдельным направлением стало управление залами. Для этого был создан модуль бронирования, позволяющий наглядно видеть расписание.
Система показывает свободные и занятые слоты, предотвращает пересечения и гарантирует корректность данных. Теперь сотрудники точно знают, в какое время зал доступен, и могут быстро предложить клиенту свободное время.
Мониторинг эксплуатации автотранспорта
Для автопарка был реализован отдельный модуль. У менеджеров появилась вкладка Транспорт в сделке, где отображается информация о загруженности автомобилей.
Если свободных машин нет, менеджер может указать модель подрядного транспорта, а диспетчер согласует её с партнёрами. Дополнительно учитывается километраж и стоимость маршрута. Цена отображается автоматически, и её можно согласовать с клиентом прямо в момент оформления заказа.
У диспетчеров есть отдельный интерфейс для контроля автопарка. Здесь они могут бронировать транспорт на обслуживание, назначать водителей и управлять загрузкой. Такой инструмент стал незаменимым при распределении ресурсов.
Автоматизация отчетности
Для сотрудников реализованы индивидуальные финансовые отчёты: каждый видит количество заявок, выездов и успешных сделок, а также итоговый доход за выбранный период.
Для руководства настроены сводные отчёты с детализацией по ключевым направлениям: отпевание, копка могил, бронирование залов, распределение нарядов. Руководитель может в любой момент получить полную картину деятельности компании и принять взвешенное решение.
Взаимодействие сотрудников
В компании внедрили корпоративные чаты и модуль Задачи и проекты. Сотрудников обучили правильной работе с ними, чтобы они могли быстро обмениваться информацией и контролировать выполнение задач.
Также создан модуль Статус менеджера, который показывает занятость сотрудников в режиме реального времени. Это позволяет равномерно распределять нагрузку и оперативно реагировать на новые заявки.
Результат:
После внедрения коробочной версии Битрикс24 компания Содействие получила комплексное решение, которое объединило все основные процессы: оформление заказов, бронирование ресурсов, работу с автопарком, формирование отчётов и взаимодействие сотрудников.
Эффект от внедрения оказался многогранным:
- CRM стала центром работы с клиентами, что повысило скорость обработки заявок;
- разработанный каталог товаров и услуг сделал процесс наглядным и удобным;
- автоматизация бронирования залов и транспорта исключила пересечения и накладки;
- система отчётности позволила руководству принимать решения на основе актуальных данных;
- сотрудники получили современные инструменты для взаимодействия и контроля задач.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 в ритуальной сфере: CRM, заказы и автоматизация
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Ритуальные услуги
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2022
Узнать стоимость внедрения
