Бывает, что коллеги обсуждают задачу, придумывают идею, но проект не двигается. Команда просто забывает, к чему пришла на планерке и кто отвечает за дело. Проблему решает протокол совещания: в нем закрепляют решения, которые приняли на встрече, распределяют ответственность и назначают сроки. В статье рассказываем, как правильно вести протокол и как автоматизировать этот процесс с помощью ИИ.
Что такое протокол совещания
Протокол совещания — это документ, в котором фиксируют задачи и решения, к которым коллеги пришли на встрече. Все участники собрания могут посмотреть его и вспомнить, о чем договорилась команда, на ком какие задачи и когда их нужно завершить.
Есть четыре вида протоколов под разные ситуации. Рассмотрим, чем они отличаются и когда их использовать.
1. Краткий или сокращенный. Документ, в который вносят только ключевые вопросы, решения и ответственных. При этом не описывают подробно весь разговор и ход встречи. Чаще всего такой вид протоколов используют для планерок, ежедневных встреч, летучек.
В документ обычно включают пункты: «Повестка», «Решения», «Ответственные» и «Сроки».
Пример краткого протокола
Повестка. Подготовиться к выставке 20.08.2025.Решение. Заказать рекламные материалы до 01.08.2025.
Ответственный. Менеджер маркетингового отдела (Сидорова Екатерина).
2. Полный или развернутый. Подробный отчет, который отражает не только решения, но и аргументы, возражения и промежуточные итоги разговора коллег. Его используют для стратегических сессий, переговоров с контрагентами, в конфликтных ситуациях между отделами. Этот вид протокола согласовывают со всеми ключевыми участниками встречи, чтобы избежать споров.
Обычно в такой документ включают блоки: «Вступительное слово» или «Повестка», «Позиции», «Возражения», «Решения».
Пример полного протокола
Повестка. Кузнецов Андрей предложил сократить бюджет на IT на 10%.Возражение от IT-отдела (Петров Сергей). Есть риск, что когда ПО будут обновлять, система начнет сбоить.
Позиция Андрея. Команда должна оптимизировать ресурсы, подготовить тест-кейсы.
Решение. Сократить бюджет на 5% с мониторингом рисков.
3. Стенографический или дословный. Протокол с репликами участников. Его используют там, где важна каждая деталь: на судебных и дисциплинарных слушаниях, собраниях акционеров. В протоколе фиксируют утверждения, паузы, эмоциональные реакции.
Пример стенографического протокола
Иванов Андрей: «Я категорически против переноса сроков!» (стучит кулаком по столу).Сидорова Екатерина: «Но мы рискуем сорвать контракт» (вздыхает).
4. Протокол решения. Документ, в который вносят только принятые решения, в нем не описывают весь ход разговора. Протокол часто используют на встречах советов директоров, собраниях акционеров.
Обычно такой документ включает пункты: «Слушали», «Постановили», «Ответственные» и «Сроки».
Пример протокола решения
Слушали. Отчет о финансовых результатах за I квартал 2025 года.Постановили. Разработать план, как снизить расходы на 15% до конца следующего квартала.
Ответственный. Петров Сергей.
Если нужно письменно подтвердить отдельное решение коллег, а весь протокол раскрывать нельзя, оформляют выписку из документа. Так называется заверенная копия части протокола заседания с ключевой информацией: датой, номером бумаги, сутью решения и подписью ответственного лица. Выписку применяют:
- Для внутреннего документооборота, когда сотруднику или отделу нужно подтвердить решения.
- Для внешних запросов, если контрагенты, банки, госорганы или суды требуют доказательств.
- Для отчетности, когда необходимо приложить доказательство принятого решения к отчету или заявке.
Для чего нужен протокол
Фиксировать важное. В протоколе закрепляют договоренности, по которым работает команда. Если возникнут разногласия, коллеги смогут открыть документ, вспомнить, к какому соглашению пришли в прошлом, и разрешить конфликт.
Защищать интересы компании. Подробные протоколы обычно подписывают все участники. Так можно подтвердить договоренности с партнерами, контрагентами и клиентами.
Контролировать, как сотрудники выполняют задачи. В протоколе указывают ответственных и сроки — так руководитель понимает, когда ждать результатов работы и кто за нее отвечает.
Экономить время команды. Вместо того чтобы пересказывать встречу, можно разослать протокол — это займет пару минут вместо 30.
Кто должен вести протокол
Обычно ответственного за документ определяет руководитель: сотрудник может вести протокол всех встреч или только часть. Кто чаще всего занимается протоколами собраний:
- Секретарь или помощник руководителя. Стандартный вариант для регулярных совещаний.
- Один из участников встречи. В небольших командах или отделах обязанность вести протокол по очереди распределяют между участниками или выбирают одного ответственного.
- Модератор или фасилитатор. Протокол может вести сам ведущий совещания, например когда разбирает конфликт между отделами и выслушивает каждую сторону.
- Специалист по протокольной работе. Такого специалиста иногда привлекают для стратегических сессий, переговоров с контрагентами или собраний акционеров.
Качественный протокол получается, когда штатный сотрудник знает, как работают процессы в компании и какие вопросы решает команда. Тогда специалист понимает, что важно для компании. Познакомить человека с ценностями и миссией бизнеса помогает онбординг. Как правильно его проводить, узнавайте в чек-листе. Забирайте в -канале.
Как составить протокол совещания
Чтобы документ помогал команде, вносите в него всю важную информацию и назначайте ответственных за протокол. Тогда ни одно решение не потеряется и все участники верно поймут свои задачи. Разбираем по шагам, как создать правильный протокол.
Шаг № 1. Подготовьте форму протокола. Заранее пропишите участников собрания, укажите повестку, дату и место встречи. Разделите документ на нужные разделы. Например, добавьте главы «Повестка», «Возражения», «Решения» — ответственный специалист будет заполнять их во время встречи.
Шаг № 2. Выберите ответственного за протокол. Договоритесь с выбранным сотрудником, что нужно записывать, а что необязательно включать в документ. Если никто из специалистов не подходит на эту роль, протокол можете вести вы сами.
Шаг № 3. Проведите совещание и заполните протокол. Ответственному за документ нужно зафиксировать ключевые моменты, важные мнения и предложения, возражения и замечания.
Шаг № 4. Проверьте протокол. После встречи посмотрите, не потерялось ли что-то важное: решения, сроки, ответственные. Выделите главное и опишите по выбранному образцу протокола. Четко формулируйте решения. Например, не «Решили урезать бюджет», а «Решили урезать бюджет в мае и июне на 5%».
Шаг № 5. Согласуйте протокол с участниками встречи. Это можно сделать в чате, по электронной почте или лично. Если важно письменно зафиксировать согласие с пунктами протокола, соберите подписи специалистов.
Как сделать протокол в Битрикс24
Выше мы рассказали, как вести протокол вручную: готовить и заполнять его. Этот вариант подходит для офлайн-встреч, тратит много времени и сил ответственного за документ. Если вы проводите онлайн-собрания, легче записывать каждую встречу, потом переводить разговор в текст и по нему составлять протокол. Транскрибировать можно, например, в сервисе Riverside.
Однако еще лучше полностью передать задачу ИИ. Для этого в Битрикс24 есть CoPilot Follow-up. Помощник на базе нейросети проанализирует звонок, сделает полную расшифровку встречи, запишет все важные решения и задачи, а еще даст команде рекомендации, как продуктивнее проводить собрания. Получится полноценный протокол совещания — образец на изображении ниже.
ИИ-помощник подведет итоги после встречи, зафиксирует результаты обсуждения и в конце предложит полную расшифровку разговора. По результатам можно будет сразу назначить задачи: достаточно нажать плюс — и система создаст карточку. В облачной версии Битрикс24 CoPilot доступен бесплатно, если в онлайн-встрече участвуют больше четырех человек.
CoPilot Follow-up — часть системы совместной работы Битрикс24. Мультипространство объединяет сервис для видеозвонков, безопасный мессенджер, онлайн-документы, таск-трекер, календарь и многое другое. Одна платформа вместо десятка инструментов — попробуйте бесплатно.
Частые вопросы
Протокол нужен на официальных, стратегических или рабочих встречах, где важно зафиксировать решения, задачи и ответственных. Для коротких планерок или неформальных обсуждений можно ограничиться кратким резюме в чате.
Чтобы совещание было продуктивным, а результаты — четкими и выполнимыми, следуйте таким правилам:
Следите за ходом обсуждения. В этом поможет фасилитация — способ вести встречу, где ведущий направляет обсуждение в нужное русло, следит за регламентом и помогает группе прийти к решению.
Обозначайте четкую повестку. Без ясных целей совещание превращается в бесполезный разговор. Чтобы составить повестку, заранее рассылайте список вопросов и указывайте цели каждого пункта и время на обсуждение каждого из них и всего собрания. Добавьте отчеты и другие документы, которые команде нужно посмотреть заранее, чтобы не отвлекаться на них на встрече.
Используйте таблицу решений. Фиксируйте самое важное сразу во время обсуждения, чтобы не упустить детали и избежать разночтений. Либо заполняйте таблицу после собрания, если записывали звонок.
- Записывают в рабочий протокол все подряд, вплоть до эмоций участников. В итоге коллегам сложно разобраться в протоколе, приходится тратить много времени, чтобы его изучить.
- Не определяют ответственных и сроки. В итоге команда может не сделать задачи, просто потому что не знает, кто за них отвечает и когда все должно быть готово.
- Поздно отправляют. Участники могут забыть детали собрания и уже приступить к другим задачам. Документ стоит отправлять сразу, если его составляли на обычной планерке, или в течение дня для особо важных встреч.
Что в итоге
- Выбирайте подходящий формат протокола: краткий — для планерок, развернутый — для стратегических решений, дословный — для судебных разбирательств, протокол решений — для совета директоров.
- Как вести протокол совещания: чтобы не было споров, фиксируйте позиции всех участников, выписывайте аргументы. Давайте всем участникам ознакомиться с документом.
- Обязательно указывайте ответственных и сроки — без них решения могут остаться только на бумаге.
- Используйте шаблоны протоколов совещания — они экономят время и структурируют информацию.
- Рассылайте протокол сразу после встречи, пока информация актуальна.
