Многие предприниматели работают по 12 часов в день, но ключевые задачи остаются нетронутыми. Встречи, письма, переписки съедают время, а на стратегические решения сил уже не остается.
Чтобы освободить ресурсы на то, что продвигает бизнес, нужно научиться расставлять приоритеты и делегировать рутину. В статье рассказываем про методы повышения продуктивности, которые помогут закрывать важные задачи быстрее и без перегрузок.
Что такое продуктивность и зачем ее повышать
Продуктивность — это способность распределять время и ресурсы так, чтобы достичь целей.
Один руководитель весь день тушит пожары: ответил на письмо, провел встречу, переключился на другую задачу. К вечеру он понимает, что ничего важного не сделал. Другой начинает с плана: сначала берется за сложное, потом разбирает рутину. Уходит с работы с чувством, что время потрачено не зря.
Когда дел больше, чем часов в рабочем дне, спасает структура. Вы приоритизируете и делегируете вместо того, чтобы тонуть в текучке. Продуктивность помогает разобраться с делами быстрее и при этом не потерять фокус.
Почему снижается продуктивность
Продуктивность снижается не только из-за перегрузки. Часто проблема в том, как вы организуете свой рабочий день. Разберем основные причины.
Нет приоритизации. Когда непонятно, какие задачи критически важны, вы беретесь за простые и приятные дела. Ответить на письма, обсудить с менеджером мелочь, полистать соцсети. Срочное и важное откладывается. К концу дня вы заняты, но ключевые задачи не сдвинулись.
Многозадачность. Человек не может качественно выполнять несколько задач одновременно: мозг постоянно тратит энергию на то, чтобы переключаться между контекстами. Это снижает концентрацию и увеличивает количество ошибок. В итоге каждая задача выполняется медленнее, чем если бы их делали последовательно.
Хаос в коммуникациях. Информация разбросана по почте, мессенджерам, записям в блокноте. Вы тратите часы на поиск данных: где обсуждали бюджет, кому поручили задачу, какие были договоренности с партнером. Важные детали теряются.
Выгорание. Когда вы месяцами работаете без отдыха по 12 часов в день, нервная система перегружается. Даже простые решения даются с трудом. Падает способность концентрироваться, генерировать идеи, видеть возможности.
Нет четкой цели. Когда вы не понимаете, к какому результату идете, работа превращается в хаотичную рутину. Вы решаете то одну задачу, то другую, но не видите прогресса. Мотивация падает.
Как повысить продуктивность на работе
Продуктивность — это не количество часов, проведенных на работе, а достигнутые результаты. Правильные методы и инструменты позволяют успевать больше и не перегружаться. Начните с самого простого.
Планируйте день заранее. Если с утра разделите задачи на приоритетные и несрочные, будет проще сконцентрироваться на важном. Когда есть план, снижается уровень стресса, а вам легче принимать решения.
Вот полезные техники повышения продуктивности:
- Матрица Эйзенхауэра. Нужно разделить задачи на четыре квадрата: Срочное/Важное, Несрочное/Важное, Срочное/Неважное, Несрочное/Неважное. Метод помогает оценить статус задачи, расставить приоритеты и распределить нагрузку среди специалистов.
- Метод GTD (Getting Things Done) — это система, которая помогает вести и распределять задачи. Главный принцип метода — записывать все дела и не тратить силы на то, чтобы хранить информацию в голове.
- Метод «Съешь лягушку». Начинайте утро с самой неприятной или сложной задачи. После того как сделаете ее, остальные дела покажутся легкими и приятными. Благодаря этой технике получится справиться с прокрастинацией.
- Метод помодоро — техника тайм-менеджмента, которая разбивает работу на интервалы. Обычно это 25 минут работы, или «помидоров», и 5 минут короткого перерыва. После четырех «помидоров» идет более длительный перерыв — 15-30 минут. Таймер помогает мозгу войти в состояние глубокой концентрации, потому что он знает: отдых скоро наступит.
Делегируйте задачи. Руководители иногда боятся делегировать, потому что думают, что другие сделают работу хуже. Но это приводит к микроменеджменту и перегрузке. Вместо стратегического планирования и управления руководитель тратит время на рутину. Например, можно передавать:
- Рутину и типовые дела — например, отчеты, ввод данных, обзвоны.
- Задачи, которые не требуют ваших уникальных компетенций.
- Дела, которые помогут другим сотрудникам расти.
Автоматизируйте рутину. Так вам не придется заполнять типовые формы, писать стандартные письма, собирать данные из нескольких источников — все это забирает ваши ресурсы и дает мало видимого результата. Автоматизация не просто экономит время — она снижает влияние человеческого фактора и вероятность ошибки.
Устраните отвлекающие факторы. Главные враги продуктивности — уведомления из мессенджеров и почты, постоянные вопросы от коллег и шум. Если убрать эти факторы — сможете глубже погрузиться в задачу и быстрее ее закончить. Попробуйте сделать так:
- На время сосредоточенной работы отключите звуковые и всплывающие уведомления на телефоне и компьютере. Так вы будете меньше отвлекаться.
- Используйте шумоподавляющие наушники, если работаете в опенспейсе и не можете сконцентрироваться из-за разговоров.
- Выделите время на общение с коллегами. Постарайтесь не вступать в диалоги, пока не закончите критически важные дела.
Делайте перерывы. Чтобы оставаться продуктивными, нужно отдыхать. Мозгу необходимы короткие передышки, чтобы перезагрузиться и обработать информацию. Вставайте и уходите от рабочего места во время перерыва. Не проверяйте в это время рабочую почту или новости. Лучше прогуляться или сделать зарядку. Отдых — это часть работы, а не награда за нее.
Следите за здоровьем. Ваше физическое состояние — основа умственной продуктивности. Если мало спать, плохо питаться и не двигаться, память ухудшится, внимание рассеется и мозг будет работать медленнее. Базовые правила, которые важно соблюдать:
- Старайтесь ложиться и вставать в одно и то же время и спать семь — девять часов.
- Не заменяйте полноценные приемы пищи перекусами. Не голодайте, постарайтесь есть больше овощей и фруктов, поставьте на рабочий стол стакан с водой, чтобы не забывать пить.
- Попробуйте добавить 30 минут физической активности в день. Это может быть дорога от остановки до дома, спокойная йога перед сном или активная прогулка с собакой.
Какие инструменты помогают повысить продуктивность
Чтобы советы заработали, нужны цифровые помощники. Они автоматизируют рутину, упорядочивают хаос и делают командную работу прозрачной. Разберем инструменты, которые помогут успевать больше.
Планировщики задач
В планировщиках можно создавать списки дел, ставить дедлайны, распределять нагрузку между сотрудниками и отмечать прогресс.
Например, в Битрикс24 удобно отслеживать задачи по срокам, вести канбан или диаграмму Ганта для больших проектов. В карточке задачи можно назначать исполнителей и добавлять наблюдателей, создавать чек-листы, прикреплять файлы. Если дедлайн близко — придет напоминание.
CRM-системы
CRM (Customer Relationship Management) — это система, в которой собирается вся информация о клиентах. Она заменяет сотни ручных операций: роботы в CRM-системе сами напоминают о звонке, отправляют типовые письма, расшифровывают звонки. Менеджеры перестают быть секретарями и начинают продавать.
Например, компания по производству мебели использует CRM. В системе сотрудники могут отслеживать, из какого канала пришел потенциальный клиент. Туда же подгружается вся информация, которой поделился лид: его контактные данные, предпочтения, история общения с менеджером. Сотрудникам отдела продаж не нужно переключаться между вкладками, таблицами и мессенджерами, тратить время на поиск нужной информации — все в одном месте.
Инструменты для совместной работы
Это единая площадка для команды, в которой есть все для совместной работы: мессенджер, таск-трекер, CRM, облачное хранилище, почта и еще множество других инструментов. Такие решения помогают консолидировать всю работу в одном месте, связывать между собой разные рабочие процессы, допускать меньше ошибок и работать продуктивнее.
Например, агропромышленный холдинг «Агроэко» внедрил Битрикс24 и автоматизировал десятки бизнес-процессов — к CRM-системе подключили более 2000 сотрудников из разных подразделений: от маркетинга и продаж до логистики и клиентского сервиса.
Еще больше советов для тех, кому важно повышение продуктивности работы, — в нашем чек-листе. Его можно забрать бесплатно в Telegram-канале и отправить сотрудникам.
Частые вопросы
Чтобы команда работала продуктивнее, дайте людям время на ответ: замените бесконечные созвоны на письменные сообщения, четко зафиксируйте задачи в таск-трекере. Можно обозначить «часы тишины» — время, когда сотрудники занимаются важными задачами и не обязаны мгновенно отвечать на сообщения.
Используйте платформы, которые объединяют CRM, задачи и внутренние чаты в одном окне. Когда все документы собраны в одном месте, нужную информацию удается найти быстрее и важные файлы не теряются в почте и мессенджерах.
Продуктивность — это не количество часов, которые человек провел за компьютером, а ценность результата. Чтобы измерять ее объективно, сфокусируйтесь на конкретных метриках.
Для каждой роли определите три — пять ключевых показателей эффективности (KPI), которые демонстрируют реальный вклад в бизнес. Например, для менеджера это объем продаж, для контент-маркетолога — количество привлеченных лидов, для разработчика — скорость закрытия задач без критических багов.
Что в итоге
- Продуктивность — это не количество часов на работе, а результаты, которых вы достигаете. Это способность распределять время и ресурсы так, чтобы закрывать важные задачи и двигаться к целям. Повышение продуктивности улучшает качество работы и позволяет почувствовать удовлетворенность от выполненных задач.
- Главное отличие продуктивности от занятости: можно целый день быть в делах, но ничего не сделать. А можно поработать четыре часа со смыслом и закончить день с ощущением, что сделал что-то важное.
- Многозадачность расфокусирует, когда нет плана, начинается суета, отвлекающие факторы крадут часы, и без приоритетов приходится заниматься всем подряд.
- Чтобы повысить продуктивность, планируйте день заранее и выделяйте одну — три ключевые задачи, а уже после распределяйте остальное. Постарайтесь меньше отвлекаться, делайте перерывы и следите за своим состоянием.
- Улучшение продуктивности помогает бизнесу. Когда сотрудники работают продуктивно, задачи закрываются быстрее и с меньшим количеством ошибок. Люди успевают больше и видят результаты своей работы.
