Бизнесу не обязательно нанимать специалистов и настраивать процессы с нуля, чтобы запустить новый проект. Эти задачи можно делегировать подрядчикам. Они возьмут на себя разработку фирменного стиля, запустят сайт, настроят рекламный кабинет и многое другое.
Так работает аутсорсинг: компания получает нужный результат и экспертизу и при этом экономит ресурсы.
В статье рассказываем про аутсорсинг: что это такое простыми словами, как выбрать и проконтролировать подрядчика.
Аутсорсинг: что это такое
Аутсорсинг — это формат работы, когда компании передают часть задач подрядчикам. Например, бухгалтерский учет, разработку приложения, создание логотипа.
Аутсорсингом могут пользоваться как большие, так и маленькие компании. Подрядчику можно делегировать одну задачу или целый процесс.
Есть три вида аутсорсинга. Рассказываем, какой из них лучше выбрать в зависимости от целей и специфики бизнеса.
1. По направлению работы. Компании отдают часть задач, чтобы сосредоточиться на главном. Чаще всего делегируют разработку, бухгалтерский учет и маркетинг. Эти бизнес-процессы дополняют основное производство и позволяют бизнесу сосредоточиться на главном.
Пример. Маленькому интернет-магазину выгоднее платить 10 000 рублей в месяц внештатному сисадмину, чем нанимать специалиста.
Если бы компания взяла специалиста в штат, расходы бы сразу выросли: на зарплату, налоги, страховые взносы, оплату больничных, отпуска, компенсации при увольнении.2. По географии. Аутсорсинговые компании могут работать в том же городе, соседнем регионе или другой стране. Можно выбрать локальный аутсорсинг подрядчику из того же населенного пункта. Или передать задачи исполнителям из другой страны через офшорный аутсорсинг.
Пример. Российский стартап разрабатывает мобильное приложение через индийскую веб-студию, где цены ниже в 2-3 раза.
Такой формат сотрудничества позволяет стартапу существенно сократить расходы на разработку, при этом сохранить высокое качество продукта и быстро масштабировать команду.3. По формату сотрудничества. Помощь подрядчиков может понадобиться один раз, периодически или на постоянной основе. В зависимости от частоты сотрудничества, выделяют два подвида аутсорсинга:
- проектный — разовое сотрудничество с четким сроком;
- процессный — когда нужна постоянная поддержка.
Пример. Бренду нужно разработать логотип. Это задача для дизайнера, штатного специалиста нет, а нанимать его невыгодно. Потому что у него не будет постоянной нагрузки, а зарплату нужно платить каждый месяц.
Такой подход позволяет решить задачу, получить готовый продукт и при этом сэкономить ресурсы.Чем аутсорсинг отличается от аутстаффинга
Главное различие в том, что получает бизнес. При аутсорсинге компания платит за конкретный результат: чистый офис после уборки, настроенную под задачи организации CRM или бухгалтерский отчет. Подрядчик отвечает за процесс и за результат, часто он работает автономно. Например, дизайнер получает заказ от компании и выполняет его, когда захочет, но в пределах дедлайна.
Аутстаффинг — это «аренда» специалистов с помощью посредника. Так можно временно усилить команду нужными работниками. Это могут быть грузчики на склад, программисты для проекта или операторы колл-центра в высокий сезон. Они работают под вашим контролем, но числятся в штате подрядчика.
| Аутсорсинг | Аутстаффинг |
|
Компания заказала рекламу у маркетингового агентства. Заказчика не интересует, сколько людей работает над проектом и как они это делают. Главное, чтобы в конце месяца подрядчик отчитался, что выполнил все KPI. |
Бизнес взял на работу трех копирайтеров через кадровое агентство. Компания сама ставит им задачи, определяет правила работы и контролирует результат. Если команда не выполнит цели, ответственность будет лежать на заказчике. |
Какие преимущества и недостатки аутсорсинга
У аутсорсинга есть и плюсы, и минусы. Перед тем как решиться делегировать задачи подрядчику, их стоит взвесить. Собрали важные недостатки и преимущества:
| Плюсы аутсорсинга | Минусы аутсорсинга |
|
✅ Бизнес снижает расходы — не платит зарплату и страховые взносы, экономит на аренде рабочих мест, компьютерах и другом оборудовании. ✅ Компания работает с профильными специалистами — при этом не тратит ресурсы и время на поиск, оформление в штат, онбординг. ✅ Бизнес масштабируется — за счет новых людей, которые берут на себя часть задач организации, можно увеличить объем обрабатываемых заявок, звонков, заказов. Особенно если появляются новые продукты, открываются филиалы или расширяется целевая аудитория. |
❌ Бизнес рискует качеством — недобросовестный подрядчик может сорвать сроки, испортить репутацию, потерять клиентов. ❌ Заказчик теряет контроль — не получится напрямую управлять процессом. Например, если подрядчик не понял техническое задание и выполняет работу некорректно, об этом можно узнать слишком поздно. ❌ Компания зависит от исполнителя — если у подрядчика возникла сложность, например, уволились сотрудники или сломалось оборудование, это может сказаться на работе с заказчиком. |
Когда бизнесу стоит использовать аутсорсинг
Каждый предприниматель сталкивается с задачами, которые невыгодно решать силами компании. Расскажем, когда стоит передать дела подрядчикам.
В штате нет необходимой экспертизы. Некоторые задачи могут выполнить только узкоспециализированные специалисты, которые не нужны компании на постоянной основе.
С чем могут помочь внешние специалисты:
- настроить сложное ПО и IT-инфраструктуру;
- провести маркетинговые исследования и аналитику;
- разработать дизайн и фирменный стиль.
Стоимость штатного специалиста высока. Поэтому не каждый бизнес может это себе позволить. Что можно передать подрядчику:
- бухгалтерский и налоговый учет;
- юридические консультации;
- ведение соцсетей;
- обслуживание оборудования.
Если нагрузка увеличивается только в сезон. У многих компаний больше работы в определенное время года. Например, летом наступает пик у кафе и гостиниц в туристических городах. Содержать постоянных сотрудников — официантов и поваров, хостес и клинеров — для таких задач невыгодно.
Что можно передать на аутсорс:
- подготовить налоговый отчет в конце квартала;
- настроить рекламные кампании для магазина одежды перед распродажами;
- собирать букеты перед праздниками в цветочном салоне.
В периоды повышенной активности важно не только привлекать временных сотрудников, но и следить за тем, чтобы работа по другим направлениям не страдала. Для руководителей, которые хотят быть продуктивными, в Telegram-канале Битрикс24 есть бесплатный чек-лист. Он поможет организовать рабочий день и управлять командой.
Нужно масштабироваться. Когда бизнес растет, аутсорсинг позволяет получить необходимые ресурсы и не тратить время на поиск и адаптацию специалистов.
Что можно передать на аутсорс:
- Организовать дополнительную команду операторов колл-центра, когда у компании появляется новая услуга. Скорее всего, у клиентов появятся вопросы, и нагрузка на колл-центр увеличится.
- Развернуть временные серверы, чтобы обрабатывать данные во время масштабной акции.
- Привлечь курьеров, если районов для доставки стало больше.
- Усилить складской персонал в период крупных распродаж.
Как выбрать подрядчика для аутсорсинга
1. Определите, какие задачи передать на аутсорсинг. Это могут быть процессы, которые:
- Не считаются ключевыми для вашего бизнеса — например, кадровый учет, юридическое сопровождение или обслуживание оргтехники.
- Требуют узкоспециализированных навыков, которых нет в команде, — например, разработка мобильного приложения или SEO-продвижение.
- Можно оцифровать и четко сформулировать результат, который нужно получить. Например, для соцсетей это могут быть показатели прироста подписчиков, количество репостов и лайков.
Когда поймете, что готовы делегировать, станет ясно, каких специалистов нужно привлечь. Следующий шаг — приступить к поиску подрядчика.
2. Найдите подрядчика. На какие критерии обратить внимание, когда выбираете исполнителя на аутсорс:
Опыт в вашей нише. Проверьте, работал ли подрядчик с похожими проектами. Например, если требуется поменять дизайн сайта, запросите портфолио.
Репутация. Изучите кейсы, отзывы клиентов и рекомендации. Если у подрядчика есть положительные отзывы на сайте, но в отзовиках и геосервисах у него низкий рейтинг и много жалоб, это повод задуматься.
Качество коммуникации. Оцените, насколько быстро и четко исполнитель отвечает на вопросы, готов ли обсуждать детали, в какие часы доступен. Например, если вам нужна круглосуточная IT-поддержка, уточните график работы специалистов.
Юридические гарантии. Узнайте, готов ли подрядчик подписать детализированный договор с четкими сроками, зонами ответственности и штрафами за срывы. Например, для разработки сайта важно зафиксировать этапы, сроки тестирования и условия доработок.
3. Начните с пробного периода. Прежде чем заключать долгосрочный договор, протестируйте подрядчика на небольшом, но значимом объеме работ. Это позволит оценить, насколько качественно подрядчик выполняет обязанности, соблюдает ли сроки, удобно ли с ним взаимодействовать.
Для этого определите конкретную задачу. Выберите часть процесса, которую можно выделить в отдельный проект с четкими критериями оценки. Например:
- Для digital-агентства. Вместо полного маркетингового сопровождения закажите настройку и запуск одной кампании в «Яндекс Директе» с конкретными KPI. Например, определенной стоимостью лида.
- Для бухгалтерского аутсорсинга. Передайте только расчет зарплаты или подготовку квартальной отчетности, а не весь учет.
- Для IT-поддержки. Поручите разовую задачу — провести миграцию сайта на новый хостинг или устранить баги в мобильном приложении.
Когда тестовый период закончится, проверьте, выполнил ли подрядчик KPI. Например, снизилась ли нагрузка на внутренних сотрудников при аутсорсинге колл-центра. Опросите команду, насколько комфортно было работать с подрядчиком.
Как контролировать работу аутсорсинговой команды
Чтобы подрядчик приносил пользу и не создавал проблем, заранее определите, как будете оценивать его работу. Рассмотрим несколько методов.
Определите KPI. Установите ключевые метрики работы. Они должны быть измеримыми, достижимыми и зафиксированными в договоре.
Например, если передаете SMM, установите целевые показатели по охвату, вовлеченности или конверсии. Для колл-центра это может быть время ответа и уровень удовлетворенности клиентов.
Запрашивайте отчеты. Это помогает отслеживать прогресс и выявлять, каких показателей не получается достичь. Вместо формальных отписок стоит запрашивать аналитику с комментариями. Не просто значения по трафику, а выводы о тенденциях и предложения, как можно улучшить ситуацию.
Так, например, для финансовых или бухгалтерских услуг особенно важны пояснения к отчетам: какие риски выявили, какие налоговые нюансы учли.
Можно использовать автоматизированные дашборды. Они автоматически собирают и в режиме реального времени обновляют информацию из нескольких источников: CRM, рекламных кабинетов, баз данных. Так получится быстро анализировать ключевые показатели результатов работы.
Как часто запрашивать отчет, зависит от специфики работы. Например:
- Ежедневные отчеты понадобятся для задач со сжатыми сроками или высокими рисками. Колл-центр на аутсорсе может давать краткий отчет по количеству обработанных звонков, среднему времени ответа и жалобам клиентов.
- Еженедельные отчеты подходят для большинства маркетинговых, IT- или административных задач. Это может быть статистика по охватам, вовлеченности и конверсиям, план публикаций на следующую неделю. Или отчет по закрытым задачам из спринта.
- Ежемесячные отчеты нужны для долгосрочных проектов. Например, для SEO важно следить, увеличивается ли число посетителей сайта, растут ли позиции в поисковиках — это невозможно отследить за неделю.
Используйте пространства для совместной работы. Например, Битрикс24 Коллабы. Это пространство для взаимодействия с внештатными специалистами. В нем можно ставить задачи, назначать ответственных, планировать дедлайны, общаться в чатах. Это удобный инструмент и с точки зрения безопасности: чат защищен от спама и мошенничества — в коллабе только те, кого вы сами пригласили.
Попробуйте коллабы, чтобы не терять связь с подрядчиками и быть в курсе статуса по задачам — они доступны в веб-версии и мобильном приложении Битрикс24.
Частые вопросы
Подпишите NDA — соглашение о неразглашении. Включите в него пункты о конфиденциальности, запрете передачи данных третьим лицам и штрафах за нарушения условий.
Давайте подрядчику доступ только к той информации, которая важна для работы. Например, бухгалтеру — к финансовым документам, а не к базе клиентов. Работайте через корпоративные CRM и системы, настраивайте права доступа.
Сверьтесь с договором — проверьте, четко ли вы прописали KPI и сроки. Обсудите проблему с исполнителем: запросите анализ причин и план исправлений. Например, если речь о SEO — почему трафик не растет, как можно это исправить.
Если ситуация не улучшается, примените санкции, которые прописаны в договоре. Подготовьте претензию, соберите доказательства, что подрядчик не выполнял работу, и, если потребуется, подайте исковое заявление в суд.
Что в итоге
- Аутсорсинг — это передача бизнес-процессов сторонним подрядчикам, чтобы сконцентрироваться на ключевых задачах. Он подходит, когда в штате нет нужных специалистов, их слишком дорого содержать или в бизнесе есть сезонность.
- Чаще всего на аутсорс отдают бухгалтерию, IT-поддержку, маркетинг.
- Ищите исполнителей с опытом в вашей нише, проверенными кейсами и прозрачной системой работы. Обязательно заключайте договор и тестируйте сотрудничество на небольшом проекте, прежде чем доверять масштабные задачи.
- Чтобы сотрудничество было результативным, четко пропишите KPI, контролируйте работу через отчеты и CRM.
