Затраты на логистику: как уменьшить и с чего начать

Зачем оптимизировать затраты на логистику

Логистика — это 20-30% стоимости товара. Когда компания анализирует логистические расходы, она находит, куда тратит лишние деньги, может сэкономить и вложить их в развитие.

Оптимизация логистических затрат:

1. Снижает себестоимость продукции. Если компания планирует поставки с помощью автоматических сервисов, она уменьшает расходы на 5-10%.
2. Повышает качество обслуживания клиентов. Если логисты полностью загружают транспорт и убирают убыточные маршруты, машины проезжают на 5-10% меньше, а покупатели быстрее получают заказы.
3. Ускоряет движение средств. Когда товар долго лежит на складе, компания платит за аренду площади, но ничего не зарабатывает. Контроль остатков возвращает деньги в оборот.

Из каких расходов состоит логистика

Логистические затраты — это деньги, которые компания платит, когда закупает, хранит, перевозит и доставляет заказы. Чем больше этапов товар проходит до покупателя, тем выше затраты. В них входят:

• Транспортные расходы — оплата топлива, износ собственного транспорта и погрузочно‑разгрузочные работы.
• Складские затраты — аренда помещений, коммунальные услуги и зарплата сотрудников склада. А также специальное оборудование: например, морозильные камеры или стеллажи для тяжелых грузов.
• Управление запасами — хранение и контроль товарных остатков.
• Упаковка и маркировка — покупка коробок, пленки, этикеток и подготовка товара к отправке.
• Таможенные пошлины — сборы, налоги и услуги брокеров при пересечении границы. А еще страховые взносы, которые защищают компанию от потери или порчи груза.
• Зарплата логистов и водителей — это большая часть бюджета, особенно если компания работает круглосуточно, в разных регионах или использует собственный транспорт.
• Информационные и административные расходы — поддержка IT-систем, связь, программное обеспечение и работа операторов, диспетчеров и административного персонала.

Транспортные компании управляют сотнями задач: координируют доставку, нанимают водителей и следят за состоянием машин. CRM помогает им структурировать работу. Подробнее об этом — в статье «CRM для транспортной компании».

Как проанализировать логистические затраты

Шаг 1. Соберите данные

Поднимите архивы логистических расходов и посчитайте, сколько уходит на транспорт, склады, упаковку, персонал, страхование и таможню. Если данные хранятся в разных файлах и письмах, используйте CRM или ERP. Они собирают счета, платежи и документы в одном месте. Соберите данные за полгода или год — так вы увидите сезонные скачки, редкие крупные платежи и издержки, которые повторяются.

Отдельно рассмотрите:

• постоянные расходы — аренду, зарплаты, обслуживание техники;
• переменные расходы — топливо, рейсы, упаковку.

Это покажет, какие договоры и графики обслуживания можно пересмотреть, где стоит объединить поставки и скорректировать маршруты.

Шаг 2. Распределите затраты по категориям

Разбейте данные по группам. Структура покажет, какие статьи влияют на бюджет больше всего и с чего начать сокращение логистических затрат.

Оформить информацию можно в таблице:

Чтобы выделить приоритеты, используйте принцип Парето. Он показывает, какие расходы съедают большую часть бюджета. Для этого найдите 20% категорий, на которые приходится 80% расходов. После сфокусируйтесь на этих тратах и подумайте, как можно распределить их иначе — например, поменять маршруты или поставщиков упаковки.

Шаг 3. Определите проблемные зоны

Некоторые статьи расходов месяцами снижают доходы компании, при этом устранить их можно за несколько недель.

На примере производителя мебели рассмотрим, на что обратить внимание в первую очередь:

• Как загружен транспорт. Водитель отвозит диван в соседний город, а затем возвращается, хотя через пару часов в тот же город должны приехать еще два заказа. Чтобы машина не ездила полупустой несколько раз, логист заранее продумывает расписание поездок и собирает заказы в один рейс.
• Есть ли неликвидные запасы. Тумбы из старой коллекции месяцами занимают стеллаж на складе. Менеджер по продажам видит остатки в системе, запускает акцию «-30% на тумбы при покупке спальни» и освобождает место под новую линейку товаров.
• Как часто простаивает транспорт. В парке восемь грузовых фургонов, а в отчетах видно, что два из них выезжают на линию раз в неделю. Собственник решает отдать их в лизинг партнеру, чтобы не тратить деньги на обслуживание.
• Сколько отказов и ошибок в доставке. Три покупателя за месяц отказались от доставки углового дивана: то приходят поцарапанные ножки, то потертости на обивке. Руководитель логистики поднимает акты возвратов, выявляет проблему на участке упаковки, меняет материалы и контроль перед отгрузкой.

Даже небольшая работа над ошибками в тех направлениях, куда уходит больше всего затрат, вскоре покажет первые результаты.

Как снизить складские расходы

Складские расходы составляют 15-40% от всех затрат на логистику, поэтому оптимизацию выгодно начинать именно с них.

1. Выбрать подходящий склад

То, как быстро бизнес обрабатывает заказы и сколько денег тратит на хранение товаров, зависит от типа склада. Есть три типа: собственный, арендованный или с услугами логистического оператора (3PL).

Чем они различаются:

• Собственный склад — компания хранит товары на своей территории и сама управляет всеми процессами. Закупает оборудование, которое хочет, размещает его так, как ей нужно, и не зависит от договора с арендатором. Но, во-первых, на старте потребуются деньги на покупку склада. Во-вторых — высокие постоянные расходы: нужно платить за электроэнергию, воду, отопление и технику, например морозильные камеры. Такой вариант подходит бизнесу, у которого стабильный и большой объем поставок: например, магазину электроники или автомастерской.
• Арендованный склад — компания снимает помещение и платит только за площадь. Недостатки: склад труднее адаптировать под себя, а владелец может пересмотреть условия договора. Подходит для компаний с небольшим бюджетом, которые не используют сложное оборудование, например, магазинам канцелярских товаров.
• 3PL (склад от логистического оператора) — компания находит подрядчика и делегирует ему хранение и доставку товаров. Это позволяет быстрее реагировать на колебания спроса, потому что оператор гибко распределяет сотрудников, технику и площади в ответ на увеличение или уменьшение количества заказов. Минусы — зависимость от подрядчика и потеря прямого контакта с клиентами. Если компания использует склад как офлайн-магазин, куда клиенты приезжают и смотрят товары вживую, ей лучше рассмотреть другие варианты.

2. Оптимизировать запасы

Излишки на складе занимают место и не приносят прибыль. Дефицит плохо влияет на продажи: когда покупатель хочет купить товар, а его нет в наличии, он скорее найдет аналог у конкурентов, чем будет ждать, а компания потеряет деньги.

Есть два инструмента, с помощью которых можно навести порядок в запасах: АВС-анализ и XYZ-анализ.

АВС-анализ делит товары по влиянию на прибыль:

• А — приносят основную прибыль. Всегда должны быть на складе.
• B — средние по значимости. Если их не будет, можно потерять часть клиентов.
• C — наименее значимые. Если они закончатся, никто не пострадает.

XYZ-анализ опирается на стабильность спроса на товары:

• X — предсказуемый спрос: закупки планируют заранее;
• Y — спрос колеблется: объем закупок подстраивают под план продаж;
• Z — редкие или сезонные позиции: закупают, когда ожидается спрос.

Все это помогает поддерживать актуальные позиции в наличии и сокращать расходы.

3. Автоматизировать складские процессы

Цифровые системы учитывают товары на складе, показывают их расположение и автоматизируют сбор заказов. Это сокращает ошибки, ускоряет обработку заказов и позволяет вовремя реагировать на уменьшение запасов. Когда компании используют мобильные терминалы и сканеры штрихкодов, процент брака при сборке заказов снижается с 5 до 1-2%. А менеджеры получают точные данные о ситуации на складе и планируют закупки без задержек.

Что еще можно сделать:

• Сократить постоянные расходы. Если освещение и вентиляция работают круглосуточно, но в этом нет необходимости, компания может установить сенсоры движения, LED-лампы и уменьшить энергозатраты.
• Удешевить обслуживание оборудования. Например, поломка грузового транспорта задерживает доставку заказов. Плановое обслуживание автопарка стоит дешевле ремонта и снижает вероятность форс-мажора.
• Предотвращать порчу товара. Регулярно проводить инвентаризацию и следить за условиями содержания товаров, чтобы сократить убытки.

CRM Битрикс24 помогает сделать оптимизацию затрат логистической системы, вести складской учет и контролировать расходы. В системе можно управлять заказами, отслеживать поставки, интегрироваться с транспортными компаниями и маркетплейсами. Все логистические процессы — в одном окне.

4. Продумать хранение товаров на складе

Вот принципы, которые помогут оптимизировать пространство:

1. Размещать популярные товары ближе к зоне отгрузки, чтобы не тратить время на поиски.
2. Использовать вертикальные стеллажи, чтобы сэкономить место.
3. Присваивать товару адрес на складе, чтобы быстрее его находить.

Компании, которые используют эти принципы, сокращают время на сборку заказа на 15-30%.

Как оптимизировать транспортные расходы

В транспортных расходах главные издержки — топливо и амортизация машин за счет пробега. Сократить их можно, если полностью загружать транспорт и объединять рейсы, которые повторяются. Это уменьшает пробег автомобилей на 10-25%.

Найти убыточные направления поможет система управления маршрутами — она изучает все заказы и выделяет те, которые нужно совместить. Также можно обучить сотрудников аккуратному стилю вождения. Это снижает расход топлива на 5-10% и уменьшает риск поломки авто.

Сэкономить еще больше можно, если правильно подбирать транспорт. Таблица показывает, какой вид перевозок нужен для разных задач.

Какие инструменты помогают автоматизировать логистику

Небольшой компании будет достаточно CRM-системы, которая объединяет работу с клиентами, складом и закупками. Крупной компании со сложной логистикой подойдут системы WMS, TMS и системы прогнозирования. Разберем их подробнее.

CRM-системы

CRM помогают управлять продажами — связывают склад, закупки, доставку и расходы в одну цепочку. Компания видит, какие товары в наличии, что нужно заказать и какие операции создают лишние затраты.

Например, в CRM Битрикс24 можно:

• Вести складской учет в режиме реального времени — система штрихкодов показывает количество товаров.
• Заказывать товары у поставщиков — менеджер прогнозирует спрос, проверяет склад и заранее пополняет запасы.
• Получать автоматические уведомления об остатках — система оповещает о том, что товар скоро закончится, и помогает избежать дефицита.
• Отслеживать затраты по каждой операции — CRM показывает, сколько денег уходит на логистику, зарплаты и закупки.
• Настроить интеграции с транспортными компаниями и маркетплейсами — статус доставки обновляется в системе, а сотрудники экономят время на ручной проверке.
• Видеть цепочку движения товара от заказа до отправки клиенту, быстро замечать ошибки и снижать операционные издержки.

Все это помогает компаниям экономить: менеджеры вовремя реагируют на изменение спроса и не теряют клиентов из-за отсутствия товара.

WMS (Warehouse Management System)

Это система для управления складом, которая автоматизирует приемку товаров, их размещение, комплектацию и отгрузку. Она помогает сотрудникам тратить меньше времени на ручные операции и снижает вероятность ошибок. WMS подсказывает оптимальное место для хранения популярных товаров, ускоряет сборку заказа и уменьшает количество перемещений внутри склада.

TMS (Transportation Management System)

Эта система управляет транспортом, планирует маршруты и отслеживает доставку в реальном времени. Она показывает, какие рейсы перегружены, какие недогружены, и помогает объединять заказы для экономии топлива. Контроль через TMS может снизить расходы на перевозку на 10-15%.

Системы прогнозирования спроса

Анализируют продажи, сезонность и тренды, чтобы предсказать, какие товары и в каком объеме нужно закупить. Так компания избегает дефицита и излишков, не замораживает средства в обороте и снижает риск порчи товаров.

Частые вопросы