В сфере логистики важно выстроить эффективную рабочую систему и уменьшить влияние человеческого фактора. Но без автоматизации бизнес-процессов улучшить сервис и отладить внутреннюю работу компании сложно. Рассказываем, как CRM-система помогает транспортному бизнесу решать повседневные и стратегические задачи.
Что такое CRM для логистики
CRM-система для транспортной компании — это программа, с помощью которой собирают и упорядочивают данные о клиентах, подрядчиках, заявках, сделках и логистических цепочках.
Областей применения у подобных систем много, и они выходят далеко за пределы транспортной отрасли. CRM универсальна и способна решать самые разные задачи, но при этом ее можно адаптировать под очень специфические нужды бизнеса. Больше о том, чем полезна CRM в принципе и как выбрать подходящую, читайте в статье по ссылке. А здесь мы расскажем о том, как логистической компании использовать CRM для своих задач.
Зачем нужна CRM-система для транспортной компании
Большинство сотрудников перегружены информацией и не могут сосредоточиться только на одном деле. Чек-листы помогают:
-
Минимизирует ошибки в процессе обработки заявок.
В сравнении с онлайн-таблицами, бумажными архивами и записями от руки, электронная база сводит риск потери данных или создания дублей к нулю. С ПО вы не пропустите клиента и не потеряете его заявку или контакты.
-
Объединяет все рабочие процессы в одном окне.
Менеджерам не придется переходить из сервиса в сервис, из мессенджера в почту, чтобы вести один заказ. Все необходимое есть в системе, и работать можно в режиме одного окна.
-
Упорядочивает работу персонала.
Обязанности и заявки четко распределяются между сотрудниками. Ход сделок и ответственные лица видны в программе. Руководитель в любой момент может оценить эффективность действий менеджера или общую нагрузку любого подразделения.
Преимущества использования CRM в перевозках
Даже если клиентская база не очень большая, а география поставок неширокая, CRM позволит уменьшить рутину, упростить рабочие процессы, сделать их более прозрачными. Программа помогает управлять взаимодействием с клиентами, между подразделениями и с внешними подрядчиками.
Оцените сами!
Экономия рабочего времени сотрудниковВ сфере грузоперевозок важно заранее утвердить бюджет и маршруты, оформить документы. CRM-система автоматизирует документооборот и рассылки.
Менеджеру не придется искать шаблоны документов или информацию о клиенте в разных источниках. Не нужно сводить данные вручную, тратить время на пересылку документов, создание прайса, выставление счета или подготовку рассылки для каждого заказчика отдельно.
Достаточно найти в базе карточку клиента, чтобы получить всю необходимую информацию. Такая схема рабочего процесса высвобождает время сотрудника. Он может обрабатывать больше заявок и меньше ошибается.
Даже опытные менеджеры иногда упускают из виду важные детали или заявки, которые не успели обработать сразу. CRM не даст важной информации потеряться.
Звонки и обращения из других каналов связи фиксируются в системе и распределяются между менеджерами. Если потенциальный клиент не смог дозвониться или обратился, например, в нерабочее время, программа покажет уведомление сотруднику, когда начнется рабочий день, и он перезвонит и предложит вариант сотрудничества.
Вся информация о заказчике, полученная во время общения, также сохраняется в программе. В нее можно добавлять комментарии и напоминания.
Эффективное управление продажамиПрограмма позволяет своевременно корректировать воронку продаж. У руководителя компании или подразделения всегда есть доступ к отчетам с анализом любых показателей. Например, временем обработки заказов или количеством сделок. Руководитель может прослушать звонки и проверить, успевают ли менеджеры справляться к дедлайнам и общаются ли по скриптам.
Поддержка связи с клиентомПрограмма автоматизирует и упрощает взаимодействие с клиентами при оформлении заказа и в процессе перевозки: отправляет уведомления о статусе груза, выставлении счета, оплате. CRM позволяет формировать более привлекательные предложения для клиентов, персонализировать для них услуги. Например, при обзвоне заказчиков сотрудник отдела продаж уже будет знать, в каких перевозках заинтересована компания и кто принимает решения. Это может составить разговор и предложить актуальные маршруты и услуги.
Безопасное хранение данныхИз CRM нельзя скопировать данные о клиентах и сделках. А значит, базу невозможно украсть. Кроме того администратор определяет уровень доступа для каждого сотрудника.
Как выбрать CRM-систему для грузоперевозок
Определите, зачем организации нужна CRM-система и какие сотрудники будут ее использовать. Исходя из этих критериев, сформулируйте задачи, которые будет решать программа. Обычно ПО нужно, чтобы:
- отследить, как выполняются заказы в реальном времени;
- автоматизировать работу с заявками;
- собрать в одном пространстве клиентскую базу;
- упростить общение с клиентами;
- создать сетку маршрутов с учетом нескольких заказов;
- проконтролировать документооборот и финансовые операции.
Чтобы быстро разобраться, какая из программ подходит лучше, держите в голове минимальный список требований к системе.
7 качеств CRM, которые нужны любой организации
-
Многоканальность.
Объединение заявок из всех источников в одном окне. Заказы по электронной почте, в форме обратной связи, соцсетях, телефонному звонку или через мессенджеры — все будет собрано в одном месте.
-
Интеграция с бухгалтерскими и маркетинговыми сервисами.
Выбирайте систему, которая гладко работает с привычными инструментами веб-аналитики, email-рассылки и документооборота.
-
Удобная клиентская база.
Что важно: простая навигация, шаблоны для карточек клиентов и других документов, автоматическое заполнение реквизитов. Сюда же относятся уведомления сотрудников о новых задачах.
-
Наглядная аналитика.
Автоматические отчеты по прибыли, обороту, числу обработанных заявок, закрытым сделкам и другим показателям.
-
Автоматическая рассылка.
Email, пуш-уведомления и СМС клиентам о статусе доставки, оплате и сообщения с другой информацией должна рассылать система.
-
Наличие технической поддержки.
Выбирайте систему с доступными средствами поддержки и регулярным выпуском обновлений. Хорошо, если у разработчика на сайте есть разделы самопомощи, обучающие видео или чаты техподдержки, чтобы оперативно решать вопросы использования программы.
-
Возможность дорабатывать программу под свои нужды.
Удаление или внедрение новых модулей, разграничение доступов к данным для команды, дополнительные возможности интеграции и другие опции помогут сделать программу еще более полезной.
Учитывайте также дружелюбность интерфейса. Чем он проще и логичнее, тем скорее сотрудники освоят программу и начнут ее использовать.
Из ограничений можно отметить необходимость обучения. Без понимания функций сотрудники могут саботировать использование новой программы: не вносить данные или игнорировать уведомления. Сложные системы потребуют дополнительного обучения персонала, и процесс внедрения затянется. В этом случае можно запросить помощь разработчика или интегратора. С ситуацией поможет справиться и пилотный запуск программы сначала в одном подразделении. Поэтапно решайте возникающие вопросы и фиксируйте плюсы от работы с ПО для других отделов.
Пример внедрения CRM в компании «Икарус»
Рассмотрим, как Битрикс24 помогает работе крупного транспортного предприятия.
Компания «Икарус» занимается пассажирскими перевозками, грузовым автосервисом и шиномонтажными работами. На момент обращения к интегратору у предприятия не было централизованной базы клиентов, регулярно возникали проблемы с контролем заказов, скорость обработки заявок была низкой.
Основные запросы клиента на внедрение Битрикс24:
- Хранение всех данных о клиентах в одном пространстве.
- Отслеживание заказов на каждом этапе обработки.
- Контроль заявок и заказов в очереди.
Что было сделано для реализации запросов:
- установили и настроили Битрикс24 для управления клиентской базой;
- провели интеграцию сервисов телефонии;
- настроили интеграцию с почтой, это обеспечило более качественную и комфортную работу с заявками;
- настроили рабочие процессы для менеджеров компании.
Использование CRM-системы дало следующие результаты:
- выросла скорость обработки заявок на 70%;
- увеличилась лояльность клиентов и, как следствие, количество заявок;
- сотрудники отметили, что работать с клиентами и документами стало проще;
- руководитель получил полный контроль над процессом продаж и выполнения сделок.
Подробнее с кейсом можно ознакомиться по ссылке.
Что в итоге
CRM — незаменимый инструмент для компаний со сложными бизнес-процессами и риском ошибок из-за человеческого фактора. CRM для транспортной компании поможет улучшить сервис, настроить и упростить бизнес-процессы, повысить лояльность клиентов.
Для логистических задач подойдет многоканальное ПО, которое интегрируется с рабочими сервисами компании, не меняя их. Обратите внимание на удобство навигации по клиентской базе, модули отчетов и функцию автоматических рассылок.