Как организовать удаленную работу сотрудников: процессы, инструменты и правила

Что такое удаленный формат работы

Удаленная работа — это формат занятости, при котором сотрудники выполняют задачи вне офиса. Например, из дома, коворкинга или любого другого места с доступом в интернет.

Дистанционный формат работы дает бизнесу несколько преимуществ:

• Рекрутеры ищут кандидатов по всей стране, а не только в своем городе. HR-отдел расширяет воронку: компания выбирает из большего числа резюме и быстрее находит нужного специалиста. Это особенно важно для городов, в которых трудно подобрать сотрудников подходящего профиля и квалификации.
• Удаленный формат делает вакансию привлекательнее. По данным hh.ru, 48% россиян учитывают возможность дистанционной работы, когда выбирают новую компанию. Поэтому работодатели, которые рассматривают такой формат, в глазах соискателей получают конкурентное преимущество.
• Компания экономит на аренде офиса и релокации сотрудников. Когда специалисты работают из любой точки страны, бизнесу не нужно платить за аренду и оборудование рабочих мест, уборку и корпоративный транспорт.

Как подготовиться к удаленной работе команды

С точки зрения законодательства, дистанционная работа делится на три вида:

• Постоянная — сотрудник всегда работает вне офиса по условиям трудового договора.
• Временная — специалист переходит на удаленный формат работы по собственному заявлению или по инициативе работодателя. Срок, как правило, не превышает шести месяцев, но может быть длиннее по условиям дополнительного соглашения.
• Комбинированная — сотрудник чередует работу в офисе с работой из дома по согласованному графику.

Рассмотрим организацию удаленной работы сотрудников в постоянном виде.

Определите, кого перевести на дистанционную работу

Каждую роль нужно оценить по двум критериям: может ли сотрудник выполнять задачи дистанционно и может ли руководитель дистанционно понимать его результаты. Например, менеджеры по продажам, маркетологи, разработчики и копирайтеры не привязаны к конкретному месту — для работы им достаточно доступа в интернет. Сотрудники, которые используют специальное оборудование, привязаны к офису и не могут перейти на удаленный формат.

Обсудите перевод с сотрудником

Переход на дистанционную работу — изменение, которое затрагивает уклад жизни специалиста. Уточните, готов ли он к этому, есть ли у него дома подходящие условия, не возникнет ли сложностей. Если сотрудник не хочет постоянно работать из дома, попробуйте предложить ему гибридный формат.

Уточните, какие процессы выполняют специалисты

Для каждой роли опишите типичный рабочий день: какие задачи сотрудник решает ежедневно, с кем и как он взаимодействует, какие программы и данные ему нужны. Например, если менеджер по продажам работает с клиентами в CRM, обрабатывает заявки по телефону и создает договоры — ему нужны доступ к CRM, телефония и электронный документооборот.

Выберите инструменты

Подберите программы для повседневных процессов:

• CRM, чтобы вести сделки и базу клиентов;
• мессенджеры и сервис видеосвязи для общения;
• таск-менеджер для постановки задач и контроля прогресса;
• облачное хранилище для совместной работы с документами.

Проверьте техническую готовность

У каждого удаленного сотрудника должно быть рабочее устройство с нужным ПО, стабильный интернет и доступ к корпоративным сервисам.

Важно заранее позаботиться о защите корпоративных данных. Настройте VPN — он шифрует трафик и защищает информацию от перехвата. Двухфакторная аутентификация добавляет еще один уровень защиты: даже если злоумышленник узнает пароль, без подтверждения со смартфона он не войдет в систему.

До того как специалист начнет работать удаленно, руководителю нужно провести техническую проверку и убедиться, что IT-отдел установил все программы, настроил доступы и сотрудник может подключиться ко всем нужным сервисам.

Составьте регламент удаленной работы

Регламент — это документ, который фиксирует общие правила. Он нужен, чтобы все сотрудники знали, как работает команда.

Что стоит включить в регламент:

• Когда специалист должен быть онлайн.
• Какие каналы связи ему использовать для вопросов руководителю, команде и другим отделам.
• В течение какого времени отвечать на сообщения.
• Как ставить и принимать задачи.
• Как и с какой периодичностью проходят встречи.
• Как согласовывать отпуска и больничные.

Руководитель выдает всем удаленным сотрудникам доступ к регламенту и отвечает на вопросы. По мере того как меняются процессы, он дополняет и обновляет документ.

Проведите онбординг

Даже если сотрудники давно работают в компании, с переходом на удаленный формат у них появляются вопросы. Раньше они могли получить ответ у коллег за соседним столом, а теперь для этого понадобится база знаний.

Руководитель создает онлайн-пространство с регламентами, инструкциями и ответами на частые вопросы, проводит встречу с командой, на которой объясняет новые правила и показывает, где искать информацию. А также проводит инструктаж по кибербезопасности: рассказывает, почему нельзя работать с публичного Wi-Fi без VPN или пересылать рабочие данные в личные мессенджеры и как хранить пароли в корпоративном менеджере.

Какие инструменты нужны для организации удаленной работы

Инструменты подбирают в зависимости от того, что нужно делать сотрудникам и руководителю каждый день.

Общаться текстом

Корпоративный мессенджер подходит для быстрой переписки и обмена файлами. Организуйте удобное пространство: создайте отдельные чаты по проектам, канал для важных объявлений и место для неформального общения. И договоритесь, где обсуждать рабочие вопросы, — тогда информация и решения не будут теряться.

Созваниваться по видео

Сервис для видеосвязи нужен для общих встреч и разговоров один на один. В нем команда проводит планерки в начале недели и подводит итоги в пятницу, обсуждает детали проектов и согласовывает планы.

Ориентироваться в задачах

Таск-менеджер собирает все задачи в одном месте. Сотрудники видят, что и когда нужно сделать, и не теряют дела среди сообщений и писем. А руководитель следит за прогрессом и не тратит время на лишние вопросы.

Обращаться к базе знаний и хранилищу в облаке

В базе знаний компания собирает регламенты, инструкции и ответы на частые вопросы, чтобы специалисты находили информацию самостоятельно. Настройте облачное хранилище и разграничьте доступы, чтобы каждый сотрудник видел только те документы, которые нужны для его работы. Например, менеджеру по работе с клиентами дайте доступ к коммерческим предложениям и договорам, а маркетологу — к отчетам по рекламным кампаниям.

Работать с клиентами в CRM

В CRM сотрудники ведут сделки и общаются с клиентами. Все контакты и история взаимодействия хранятся в системе, данные не дублируются в разных таблицах и чатах и не теряются при увольнении сотрудника. CRM берет на себя рутину: например, когда менеджер переводит сделку в статус «выставлен счет», система автоматически создает задачу на оплату и напоминает о ней клиенту.

В экосистеме продуктов Битрикс24 есть все для работы удаленной команды. Это мессенджер, сервис для видеосвязи, таск-менеджер, CRM, облачное хранилище и другие инструменты. Можно работать в едином пространстве с удобным интерфейсом и не переключаться между несколькими программами.

Как выстроить процессы и управлять командой на расстоянии

В офисе многие вещи решаются сами собой — сотрудник может подойти к коллеге, уточнить детали или поймать руководителя в коридоре. При удаленном формате таких возможностей нет, и то, что раньше происходило естественно, теперь нужно специально организовывать.

Проводите регулярные встречи

Когда люди работают из дома, они теряют общую картину происходящего. Чтобы понять, кто над чем работает и какие задачи в приоритете, подходят следующие типы встреч:

• Планерка команды в начале недели. Встреча не дольше часа, чтобы обсудить список задач, расставить приоритеты и распределить ресурсы.
• Пятничные итоги. Короткий созвон на 20-30 минут, чтобы поделиться результатами, сообщить о прогрессе и том, что ему помешало.
• Встреча один на один. Она нужна, чтобы поговорить со специалистом, узнать, насколько комфортно ему работать, и дать обратную связь.
• Квартальная ретроспектива. Подробный разбор результатов отдела за квартал: что получилось и где нужно скорректировать подход.

Организуйте рабочее пространство для задач

Когда задачи разбросаны по личным сообщениям и почте, сотрудникам неудобно контролировать работу, а руководителю — загрузку команды. С таск-менеджером или CRM специалистам не приходится держать в голове список дел и сроки, потому что все собрано в одном месте. А руководителю проще управлять ресурсами.

Поставьте KPI

Когда есть понятные показатели эффективности, сотрудник понимает, по каким критериям оценивают его работу. Он сам контролирует прогресс и видит точки роста. Для руководителя KPI — это способ судить о работе по конкретным результатам, а не по ощущениям, и не заниматься микроменеджментом. Ему достаточно раз в месяц смотреть, как меняются показатели, и анализировать, что сработало и что стоит скорректировать.

Поддерживайте атмосферу в команде

При удаленной работе у сотрудников нет случайных разговоров у кофемашины, совместных обедов и ритуалов, которые сами собой возникают в офисе. Коллеги могут месяцами работать вместе и знать друг о друге только по переписке.

Руководитель может сблизить команду:

• Проводить неформальные созвоны без повестки, чтобы пообщаться о чем угодно в небольших группах из трех-четырех человек.
• Отмечать результаты публично — в общем канале или на командном созвоне. Это поможет удаленным сотрудникам почувствовать признание.
• Рассказывать об изменениях в компании до того, как появятся слухи, чтобы увеличить доверие специалистов.

Чек-лист: как организовать работу на удаленке

• Определите, кого можно перевести на удаленный формат.
• Обсудите перевод с сотрудниками.
• Составьте карту рабочих процессов для каждой роли: какие задачи выполняют специалисты, с кем взаимодействуют и какие инструменты им нужны.
• Проверьте, что у сотрудников есть технические возможности для удаленной работы. Помогите им настроить VPN и двухфакторную аутентификацию.
• Выберите и внедрите корпоративный мессенджер. Создайте общий чат для всей команды, группы для проектов и отделов, чат для неформального общения.
• Настройте видеосвязь.
• Заведите задачи в таск-менеджере, укажите дедлайны и ответственных.
• Настройте облачное хранилище и разграничьте доступ.
• Создайте базу знаний с регламентами и инструкциями.
• Внедрите CRM, чтобы вести сделки и работать с клиентами.
• Разработайте регламент удаленной работы.
• Перед переходом на новый режим организуйте общую встречу и объясните правила.
• Сделайте расписание созвонов: планерки, итоги недели, личные встречи со специалистами и квартальные ретроспективы.
• Поставьте KPI каждому сотруднику.
• Регулярно узнавайте у команды, как идут дела, и поддерживайте неформальное общение.

Частые вопросы