Защитите данные, усильте продажи: как мы помогли Wortmann Group настроить CRM и обучить сотрудников

Wortmann Group — крупная международная компания, работающая в сфере оптовой торговли обувью.

В состав группы входят подразделения, занимающиеся продажами B2B, управлением ключевыми клиентами, франчайзингом, а также HR и логистикой. Компания уделяет особое внимание защите коммерческих данных, надежности ИТ-систем и контролю над внутренними коммуникациями. Основные продажи осуществляются по каналам дистрибуции, где критически важно точное управление задачами, сохранность информации и высокая скорость обработки данных. 

Задача: создать безопасную и эффективную CRM-систему для отделов продаж.

Руководство Wortmann Group обратилось к нам с запросом на внедрение CRM-системы для организации работы отделов продаж. Основной приоритет компании — это безопасность корпоративных данных и защита от утечек информации. Для бизнеса такого масштаба вопрос конфиденциальности стоит особенно остро, ведь база клиентов и коммерческая информация — это основные активы компании. 

Именно поэтому было принято решение о развертывании системы на собственных серверах компании, что позволило обеспечить максимальный уровень контроля над данными.

Изначально система была настроена на немецких серверах, но в процессе работы компания приняла решение о переходе на российскую инфраструктуру. Это потребовало дополнительной работы по миграции, но позволило оптимизировать работу системы под текущие потребности бизнеса.

Основная задача состояла в том, чтобы настроить и внедрить CRM-систему, отвечающую следующим требованиям:

— Безопасность данных: обеспечить высокий уровень защиты конфиденциальной информации и предотвратить утечки.

— Адаптация под специфику отделов продаж: разработать воронки продаж и настроить функционал, учитывающий особенности работы оптового и ключевого отделов.

— Обучение персонала: провести обучение сотрудников для эффективного использования CRM-системы.

— Интеграция с 1С: обеспечить обмен данными между CRM и системой учета 1С.

Решение: внедрение коробочной версии Bitrix24 и комплексное обучение персонала.

Для решения поставленных задач мы предложили внедрение коробочной версии Bitrix24. Изначально сервера были немецкие, но впоследствии были перенесены в Россию. Такой подход позволил обеспечить максимальный контроль над данными и соответствие требованиям безопасности.

Что было сделано:

— Развертывание Bitrix24 на сервере клиента: установка и настройка коробочной версии CRM-системы. Это решение позволило полностью контролировать все данные и процессы внутри организации, исключив риски, связанные с хранением информации на внешних серверах.

— Создание структуры компании в CRM: добавление информации о сотрудниках, отделах и их ролях в системе. Сотрудники Wortmann Group активно используют систему как корпоративный мессенджер для внутренних коммуникаций. Они ведут переписку, ставят задачи и контролируют их выполнение. Это позволило централизовать все рабочие процессы в одном защищенном пространстве.

— Настройка воронок продаж для отделов оптовиков и ключевых клиентов: разработка индивидуальных воронок продаж, отражающих специфику работы каждого отдела. Для подразделения франчайзинга также была подготовлена базовая воронка, однако руководитель этого направления принял решение не использовать CRM-систему в своей работе, поэтому эта часть проекта осталась на уровне базовой настройки.

— Обучение сотрудников: проведение серии обучающих тренингов для всех сотрудников, работающих с CRM-системой. В общей сложности было проведено около 10-11 обучений. 

— Для HR-подразделения были проведены отдельные обучения по теме "Цифровые рабочие места", где мы показали возможности системы для управления персоналом и организации работы сотрудников. Также были настроены отчеты для анализа эффективности работы различных подразделений.

Индивидуальная доработка: система приоритезации задач.

Одной из доработок, которую мы реализовали специально для Wortmann Group, стала система приоритезации задач. Эта функция была возможна благодаря использованию коробочной версии Bitrix24, где мы могли добавлять собственный код и создавать индивидуальные решения под потребности клиента.

Мы создали пользовательское поле "Приоритет задач" с тремя уровнями: низкий, средний и высокий. Теперь при постановке любой задачи сотрудник может указать ее приоритет, что помогает правильно распределять рабочее время и фокусироваться на наиболее важных делах.

Система работает следующим образом: при создании задачи выбирается нужный приоритет из выпадающего списка. В самой задаче приоритет отображается, что позволяет исполнителю сразу понять степень срочности. При поиске задач в общем списке приоритеты отображаются в виде числовых кодов (например, 76, 78), что позволяет быстро фильтровать и сортировать задачи по важности.

Эта, казалось бы, небольшая доработка значительно упростила работу с задачами в компании с большим количеством параллельных процессов. Сотрудники теперь четко понимают, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут подождать.

Текущий статус проекта:

На данный момент сотрудники обучены и начали тестовую работу в CRM-системе. Готовится интеграция с 1С, после чего планируется полноценный запуск системы в эксплуатацию.

В результате проекта для Wortmann Group была внедрена коробочная версия Bitrix24, развернутая на серверах клиента с последующей миграцией на российскую инфраструктуру. Это позволило обеспечить максимальную защиту данных и соответствие внутренним стандартам безопасности компании.

Ключевые достижения проекта:

• Организация работы отделов продаж: Настроены воронки продаж для двух основных направлений — оптовых клиентов и ключевых клиентов. CRM учитывает специфику процессов, этапов сделок и требований к отчетности для каждого из отделов.

• Централизация коммуникаций: Сотрудники используют CRM как внутренний мессенджер, систему постановки задач и контроля их выполнения, что позволило уйти от разрозненных каналов связи.

• Проведено обучение персонала: Проведено более 10 полноценных обучений для сотрудников, включая отдельные сессии для HR-отдела по теме цифровых рабочих мест. Персонал полностью адаптирован к работе с системой.

• Создание структуры компании в CRM: Реализовано разграничение ролей, доступов и полномочий, благодаря чему каждый сотрудник видит только релевантную информацию.

• Разработка функции приоритезации задач: Внедрен уникальный механизм сортировки и ранжирования задач по приоритету (высокий, средний, низкий), который оптимизировал работу с загруженностью отделов и позволил сфокусироваться на действительно важных задачах.

• Подготовка к интеграции с 1С: Завершены все работы по подготовке интеграции Bitrix24 с системой учета 1С, что в перспективе позволит автоматизировать обмен данными и избавиться от ручного ввода.

Итог: Проект стал важным шагом к построению единой, безопасной и гибкой системы управления продажами, задачами и коммуникациями. Система Bitrix24 не только укрепила контроль над данными, но и повысила эффективность отделов, обеспечив основу для масштабирования процессов без потери управляемости.