Первая промышленная академия - автоматизация центра профессионального обучения и сертификации

Первая Промышленная Академия - Академия профессионального образования, основанная в 2021 году https://1-pa.ru/. Компания занимается обучением и повышением квалификации множества в различных сферах, от охраны труда и пожарной безопасности до обучения рабочим специальностям и госзакупкам с различными вариантами обучения, от дистанционного до обучения с выездом на предприятие.

Клиент обратился с задачами по переносу компании из АМО и настройки портала для полноценного функционала компании в битрикс. Задачи перед нами обозначены следующие:

• Настроить направления сделок в CRM в соответствии с регламентами компании

• Настроить 32 шаблона документов, оптимизировав под Битрикс24 ( в AMOcrm сотрудникам приходилось использовать более 200 шаблонов документов)

• Настроить Автоматическую передачу заявки специалистам по обучению

• Перевести данные из АМОcrm  в Битрикс24

• Настроить механизм расчета и хранения валовой прибыли

• Настроить интеграцию с телефонией sipuni

• Настроить интеграцию с сервисами Da data и Brainhub

• Настроить автоматическую передачу между сотрудниками компаний и всех связанных с компанией сущностей 

• Настроить отслеживание жизненной ценности клиента (LTV)

• Настроить механизм работы с повторными продажами

• Настроить Отчет по работе менеджеров и валовой прибыли

• Настроить права на выведение только определенных данных в отчет, в зависимости от прав доступа

• Настроить автоматическое распределение лидов, приходящих из Ройстат по менеджерам

Битрикс24 был выбран по причинам:

1. Гибкая настройка под любой регламент.

2. Удобное использование шаблонов документов и использование реквизитов.

На первом этапе работ:

• Провели ряд встреч, согласовали план подготовки и переноса.

• С помощью нашего приложения Импорт из amoCRM https://www.bitrix24.ru/apps/app/avtomatizatory.zagruzka_iz_amocrm/

Произвели предварительный перенос воронок и полей для предварительной настройки CRM. После этого произвели адаптацию CRM под Битрикс24, настроив удобный интерфейс и карточки сущностей.

• Настроили шаблоны документов, реализовав связь с каталогом товаров, для удобства использования и отсутствия необходимости вручную корректировать документы.

• Настроили автоматизацию, в  том числе используя разработанное активити по получению данных из карточки товара, при которой заявка распределяется между отделами по обучению  в соответствии каталогом товаров.

• Настроили интеграцию с телефонией sipuni с помощью приложения.

• С помощью разработанного нами приложения “ Импорт из amoCRM” произвели перенос данных.

Вторым этапом необходимо было настроить Битрикс24 для удобной работы и получения аналитических данных.

На втором Этапе:

• Настроили автоматический расчет валовой прибыли, которая получает из каталога товаров себестоимость каждого товара, сумму договора из суммы товаров в сделке, затем производит расчет валовой прибыли.

• Используя самостоятельно разработанное активити по поиску связанных сущностей, настроили Автоматизацию по передаче компаний между сотрудниками. Эта автоматизация запускается умным сценарием и, при выборе нового ответственного, меняет ответственного во всех сущностях компании ( контакты, сделки, счета).

• Настроили интеграцию с сервисом Da Data с помощью приложений на маркетплейсе.

• Настроили интеграцию с сервисом  brainhub с помощью веб хуков

• Настроили автоматизацию, которая считает сумму всех сделок по каждой компании и указывает дату последней реализованной продажи, сумму реализованной продажи и сумму всей полученной валовой прибыли, полученной от клиента.

• Настроили автоматизацию для руководителей, которая позволяет отследить наличие активной сделке по компании. Эти данные помогают руководителю понять, нужно ли отправить акционное предложение клиенту.

• Настроили клиенту автоматическое распределение лидов, в котором мы не только распределяем лидов, но также связывает со сделкой те сущности, которые не смог найти Roistat.

• Создали BI отчет эффективности менеджеров “План/факт валовой прибыли

Для фиксации плана по сотрудникам был настроен Смарт-процесс “План валовой прибыли”.

• После получения BI отчета клиент обратился с нестандартным запросом, который он озвучил следующим образом: “Настройте BI отчет, чтобы к нему доступы имели все, но данные выводились только по подчиненным. Обычные сотрудники могли видеть результат только по себе, Руководители могли видеть данные только по подчиненным своего отдела и подотделов, владелец и генеральные директоры могли видеть данные по всем сотрудникам отделов продаж”.

Данную задачу мы решили внутри BI отчета с использованием программного кода. Для этого мы получаем сотрудника, проверяем его место в структуре и выводим для него только те данные, которые он должен видеть.

Со стороны сотрудника данная автоматизация незаметна и работает при запуске отчета.

В результате работы с проектом удалось добиться следующего:

Увеличили удобство работы с клиентской базой и передаче заказов между менеджерами. Используя функционал передачи базы менеджер, уходящий в отпуск всегда может передать свои компании замещающему сотруднику. При этом замещающий всегда видит, кто передал компанию в поле “Предыдущий ответственный”.

Увеличилась скорость обработки заказов на 15%, за счет автоматизации подсчета валовой прибыли, работы с документами  и передачи заявок в производство. Также это позволило приблизить работу в Битриксе к производственным реалиям.