Как «Новые Люди» внедрили Битрикс 24 и вывели подбор персонала на новый уровень

О клиенте

Компания "Новые Люди" занимается подбором персонала для логистических и производственных предприятий. В штате — до 20 сотрудников, а клиентская база насчитывает более 100 крупных компаний.

Основные задачи компании:

• Оперативное закрытие вакансий

• Помощь бизнесу в сезонные периоды

• Освобождение клиентов от HR-бюрократии

Однако отсутствие интегрированной CRM мешало работать быстро и эффективно. В результате менеджеры тратили много времени на рутинные операции, а процесс подбора персонала оставался неструктурированным и сложным. Нужно было автоматизировать работу, чтобы сократить ручной труд и повысить эффективность бизнеса.

Какие вызовы стояли перед "Новыми Людьми"?

Несмотря на частично настроенные процессы в CRM, компания столкнулась с рядом проблем, которые тормозили работу и снижали эффективность.

1. Разрозненные процессы
   Воронки "Работники" и "Объекты" охватывали только часть процесса подбора персонала. Многие этапы приходилось выполнять вручную, а значит, тратить время на рутинные задачи.

2. Нет автоматической обработки откликов
   CRM не была интегрирована с платформами вакансий, из-за чего менеджеры вручную переносили данные кандидатов. Это замедляло процесс найма и повышало риск ошибок.

3. Высокая нагрузка на менеджеров
   Рутинные задачи отнимали слишком много времени, а работа с персоналом оставалась непрозрачной. Без четкой системы контроля менеджеры тратили силы на администрирование, а не на развитие бизнеса.

Как проходило внедрение CRM

Мы полностью переработали существующие процессы и добавили новые инструменты автоматизации. Работы включали:

• Настройку воронок;

• Интеграцию с внешними сервисами;

• Создание шаблонов документов.

Автоматизация воронки "Объекты"

Создание карточек сделок

• Каждая сделка в воронке соответствует отдельному объекту, где требуется персонал.

• На этапе создания сделки в стадии "Заявка" система автоматически:

• Выполняет рассылку приглашений работникам, ранее привязанным к объекту через справочник.

• Учитывает текущее количество сотрудников на объекте и недостающий персонал.

Распределение откликов

• "Основные" — сотрудники, подтвердившие готовность к работе.

• "Запасные" — сотрудники, откликнувшиеся позже или готовые выйти при необходимости.

• "Неуспешные" — те, кто не ответил или отказался.

Контроль выхода

• Перед началом смены система отправляет сообщение сотрудникам для подтверждения выхода.

• Если ответа нет, менеджер получает напоминание для проверки.

• После смены система автоматически запрашивает подтверждение выполнения работы, перемещая сотрудников в стадию "Завершили смену".

Автоматическое закрытие сделок

• После подтверждения смены и выплат сделки автоматически закрываются, упрощая финальные операции.

Оптимизация воронки "Работники"

Создание карточек сделок

• Каждая сделка представляет собой конкретного работника.

• Сделки автоматически создаются из воронки "Авито Отклики" или вручную.

Автоматизация стадий

• Логирование всех изменений и действий сотрудников.

• Уведомления менеджерам при смене статуса кандидата.

• Автоматическое перемещение сделок на основе откликов, подтверждений или отказов.

Настройка воронки "Авито Отклики"

Интеграция с платформой Авито

• Отклики автоматически передаются в CRM через интеграцию с Albato.

• Каждое новое обращение создаёт сделку с информацией о кандидате.

Роботизированные звонки

• Интеграция с Tumoru позволяет автоматизировать звонки кандидатам:

• Робот звонит кандидату и фиксирует результат (ответил, отказался, не дозвонились).

• Сделки перемещаются по стадиям в зависимости от ответа.

Фиксация входящих звонков

• Кандидаты, звонящие напрямую по объявлениям, регистрируются в CRM через интеграцию с Sipuni.

• Создаётся сделка в стадии "Заинтересован".

Интеграция с мессенджерами

• Автоматическая переписка с кандидатами через WhatsApp и Telegram (ChatApp).

• Позволило сократить время на обработку откликов и повысить конверсию в успешные собеседования.

Модернизация справочников объектов

• Добавлена точная информация о местоположении объектов.

• Условия работы теперь фиксируются в системе.

• Упрощён учёт требований к персоналу.

Автоматическая генерация документов

• Шаблон договора с работником автоматически заполняется данными из карточки контакта.

• Документы отправляются на электронную подпись через "Битрикс Подпись", исключая ручную работу с бумагами.

Разработка BI-отчёта

• BI-конструктор создал отчёт "Работник-Объект" для:

• Анализа распределения сотрудников по объектам.

• Оценки эффективности работы каждого сотрудника.

• Контроля закрытия смен и выплат.

Интеграция с платформами вакансий

• Авито и Albato – отклики с платформы теперь передаются напрямую в CRM.

• Роботизированные звонки – автоматическое взаимодействие с кандидатами через Tumoru позволило быстрее фильтровать отклики.

• Интеграция с мессенджерами – автоматическая переписка через ChatApp в WhatsApp и Telegram сократила время обработки заявок.

Улучшение документооборота

• Шаблоны договоров – система автоматически заполняет и отправляет договоры на подпись через "Битрикс Подпись".

• Разработка BI-отчётов – отчёт "Работник-Объект" помогает отслеживать эффективность сотрудников и распределение по объектам.

Итоги внедрения: какие результаты достигнуты?

Полная автоматизация подбора персонала

Все этапы – от обработки откликов до завершения работы сотрудников на объекте – теперь выполняются автоматически. Это исключает человеческие ошибки и ускоряет выполнение рутинных задач. В результате время закрытия вакансий сократилось на 60%, а количество успешно трудоустроенных сотрудников выросло на 35%.

Снижение нагрузки на сотрудников

Благодаря автоматизации таких действий, как рассылка приглашений, контроль выходов и генерация документов, менеджеры смогли сосредоточиться на более важных задачах, например, на общении с клиентами и стратегическом планировании. Количество рутинных операций уменьшилось в 2 раза, а нагрузка на менеджеров снизилась на 40%.

Ускорение обработки откликов

Интеграция с внешними платформами и роботизированные звонки позволили обрабатывать отклики с Авито и других источников в разы быстрее. Теперь 90% кандидатов получают ответ в течение 5 минут, что увеличило конверсию в успешные собеседования на 35%.

Прозрачность процессов

Все данные о работниках, их статусах и объектах теперь структурированы и легко доступны в CRM. Менеджеры видят, кто из сотрудников работает, кто откликнулся, а кто не подтвердил смену, без необходимости вручную отслеживать информацию. Это позволило снизить количество невыходов сотрудников на 25% и устранить потери данных, которые ранее достигали 15%.

Экономия времени на документообороте

Автоматическая генерация и отправка договоров сократили время подготовки документов с 3 часов до 10 минут. Электронная подпись устранила необходимость личной встречи или пересылки бумаг, что позволило ускорить процесс оформления новых сотрудников в 5 раз.

Улучшение коммуникации с кандидатами

Интеграция с мессенджерами позволила эффективно взаимодействовать с кандидатами через удобные для них каналы. Теперь 90% откликов обрабатываются автоматически, а количество успешно назначенных собеседований увеличилось на 45%.

Аналитика и контроль

BI-отчёт "Работник-Объект" дал руководству возможность отслеживать эффективность распределения сотрудников по объектам, анализировать данные и принимать решения на основе цифр, а не предположений. Это позволило снизить количество проблемных кейсов на 30% и повысить эффективность работы менеджеров.

Гибкость и масштабируемость решений

Настроенные воронки и интеграции легко масштабируются на новые проекты или бизнес-направления. Теперь компания может адаптировать систему под новые задачи всего за 2 дня без сложных доработок.

Повышение конкурентоспособности

Быстрота реакции на запросы клиентов и обработка заявок на персонал стала важным преимуществом перед конкурентами. Время обработки клиентских запросов сократилось на 50%, а доля повторных заказов от клиентов увеличилась на 20%.

Заключение

Внедрение CRM не просто оптимизировало процессы, а дало бизнесу новый уровень контроля, эффективности и скорости работы. Теперь "Новые Люди" готовы к росту и масштабированию!

После внедрения предложенных решений руководитель компании "Новые Люди" оставил следующий отзыв:

 "Мы обратились с проблемой частично настроенных процессов в нашей CRM-системе, и результат превзошел все ожидания. Воронки 'Работники' и 'Объекты' были полностью оптимизированы, теперь они охватывают весь процесс подбора и управления персоналом. Это значительно упростило нашу работу и позволило избежать многих ошибок.

Интеграция с внешними сервисами для автоматической обработки откликов с платформ вакансий стала настоящим спасением. Мы больше не тратим время на ручную обработку резюме, и все данные автоматически попадают в систему, что ускоряет процесс найма.

Автоматизация рутинных задач и внедрение уведомлений значительно снизили нагрузку на наших менеджеров. Теперь они могут сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на мелочи.

Особенно хочется отметить повышение прозрачности работы с персоналом. Благодаря новым аналитическим инструментам мы можем отслеживать ключевые показатели и принимать обоснованные решения. Это помогло нам выявить узкие места и улучшить общую эффективность работы.

Мы очень довольны проделанной работой и благодарны за профессионализм и внимательное отношение к нашим потребностям. Рекомендуем всем, кто хочет улучшить свои бизнес-процессы!"