Партнеры
WebMens
Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда

Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда

Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда
Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО Ведана
О компании: Обучающие курсы по охране и безопасности труда
Город: Краснодар, Нижний Новгород, Москва, Красноярск
Количество сотрудников: более 30 человек

Задачи клиента:

ООО Ведана проводит обучение по охране и безопасности труда, имеет собственный штат преподавателей и выстраивает индивидуальные планы обучения под запросы слушателей.

География работы включает несколько городов, а в ежедневных операциях задействованы более 30 сотрудников в Битрикс24. Для развития компании было критично навести порядок в документообороте и повысить управляемость коммерческих процессов через единую CRM-систему.

Команда WebMens была привлечена для решения сразу двух задач: автоматизация документооборота в компании и приведение клиентского пути к прозрачной логике через понятную воронку продаж.

Важно было не только исправить накопившиеся узкие места, но и сохранить особенности филиалов, где процессы частично различались.

Главные болевые зоны сформировались на стыке продаж и документов:
  • Сотрудники вели все коммуникации и сделки в одной общей цепочке от первого обращения до завершения, что приводило к длинным зависаниям карточек и усложняло контроль.
  • Внесенные в CRM данные не позволяли корректно генерировать договоры, счета и счет оферту. Документы приходилось вручную править перед отправкой клиенту, что отнимало время и повышало риск ошибок.
  • Нельзя было быстро понять, заключен ли с компанией рамочный договор, каков его статус и были ли договорные отношения ранее. Информация хранилась разрозненно.
  • Руководителям филиалов и компании требовалась наглядность по статусам работы клиентов в воронках и исключение ручной доработки шаблонов, чтобы освобождать ресурсы от рутины.
Итоговое требование звучало так: оптимизация воронки продаж в Битрикс24 и наведение порядка в договорах с автоматической генерацией документов.

Решение задачи:

Работа велась с руководителем компании и руководителями филиалов. Такой формат позволил собрать точные требования, учесть нюансы разных подразделений и затем унифицировать документооборот без потери локальных особенностей.

Новая архитектура воронок

Коммерческий процесс был разделен на логичные этапы.
  • Воронка Лиды - первое касание, квалификация и сбор первичной информации до конвертации в Сделку. Внутри предусмотрены стадии Балласт, Холодные компании, Название и классификация лидов на качественные и некачественные.
  • Воронка Сделки Продажа - работа с горячими клиентами, где формируются коммерческие предложения, заключаются рамочные договоры, выставляются счета, готовятся документы по итогам обучения и акт закрытия работ. Ключевые стадии: Звонок, Получена заявка, Коммерческое предложение, Договор, Счет на оплату, Счет оплачен, Подготовка документов, Подготовка акта.
Такой подход обеспечил прозрачную воронку продаж и понятные точки контроля.

Управление договорами как смарт-процесс

Создана отдельная карточка смарт-процесса Договор, связанная с карточкой Компании. На вкладке Договор в компании всегда видны действующие и закрытые договоры, а также отсутствие договора, если он не был оформлен.

Для управления статусами в отдельной воронке договоров предусмотрены стадии Подготовка, Согласование, Подписание, Визирование сторонами, Закрыт, Расторгнут.

Чтобы связать договорную часть с коммерческим процессом, настроена автоматизация в воронке Продажа:
  • На стадии Звонок система проверяет наличие действующего договора на компании и автоматически прикрепляет его к сделке, отображая на вкладке Договор.
  • На стадии Договор при отсутствии действующего договора автоматически создается карточка с минимальным набором данных для дальнейшего заполнения и согласования.
Автоматическая генерация договоров и счетов

Ключевой блок работ посвящен тому, чтобы генерировать документы без ручной доработки. Реализована генерация документов через бизнес процесс, а шаблоны включают Договор, Счет, Счет фактура. В Битрикс24 настроены правила, закрывающие типовые кейсы клиента:
  • Формирование документов для ООО с холдинговой структурой.
  • Генерация от имени замещающего руководителя компании.
  • Формирование для филиалов Учебный центр Ведана с возможностью выбирать использование факсимиле или оригинальной подписи.
  • Поддержка сценариев для физических лиц с генерацией Счет и Счет фактура.
  • Перед выпуском документа можно задать требуемую дату его создания, а для Договора дополнительно указать дату окончания действия.
  • Для шаблона Договор текстовые формулировки автоматически подстраиваются под согласованный способ оплаты.
Благодаря этому в Битрикс24 достигнута стабильная генерация документов без ручной правки. Решение органично встроено в CRM-систему и использует данные из карточек компании и сделки.

Результат:

Проект дал компании управляемый и предсказуемый поток работы с клиентами, а также ощутимо облегченный документооборот.
  • Команда перестала тратить время на правку шаблонов. Генерация документов выполняется по заданным правилам, что снижает риски ошибок и ускоряет обработку запросов.
  • Руководители компании и филиалов получили наглядный контроль статусов по воронкам. Теперь легко увидеть, на каком этапе находится договор и что происходит с конкретной сделкой.
  • Процессы разделены по назначению. Воронка Лиды отвечает за квалификацию и подготовку данных, воронка Продажа - за коммерческую работу и оформление документов.
  • В договорной части обеспечена сплошная трассируемость. Любой сотрудник видит историю взаимодействия по договору и его текущий статус, а система сама подсказывает, когда нужно создать карточку договора и какие данные заполнить.
  • Появилась возможность количественно оценивать потенциальных клиентов и строить план продаж на основе воронки продаж. Это особенно важно для компаний с многогородной структурой и распределенными командами.
Битрикс24 перестал быть набором разрозненных форм и превратился в рабочую среду, где договоры и сделки идут синхронно, а документы формируются без ручных правок.

Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда
Платиновый
Лидер продаж
2024 год: 3-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2024 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Южный ФО (облачная версия)
2024 год: За вклад в развитие продукта Битрикс24
2023 год: 10-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2023 год: 2-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2022 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2022 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2022 год: За вклад в развитие продукта Битрикс24
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (облачная версия)
2021 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: 3-е место по Битрикс24 в Южном ФО (облачная версия)
2020 год: За успешную работу с заявками Битрикс24
Офис
Краснодар
Готов приехать
Новороссийск
Сочи
CRM
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
E-commerce
КЭДО
Автоматизация
Настроим Битрикс24 так, чтобы он работал как часы: автоматизируем, обучим команду, поддержим на всех этапах.  Оставьте заявку — и получите систему, работающую на ваш бизнес!

- 300+ успешных внедрений. Мы знаем, что работает, а что — нет.
- Настроим под ваши процессы, а не заставим подстраиваться под систему.
- Обучим сотрудников, чтобы система приносила прибыль, а не головную боль.
- Своя разработка — без посредников, быстро и качественно.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Краснодар, ул. Чекистов 15/2, оф. 89

Телефон 8 (861) 213-94-34, 8 (989) 261-70-61

По Битрикс24 звоните: 8 (861) 213-94-34, 8 (989) 261-70-61

E-mail: start@webmens.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
обучение