Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда
Компания: ООО Ведана
О компании: Обучающие курсы по охране и безопасности труда
Город: Краснодар, Нижний Новгород, Москва, Красноярск
Количество сотрудников: более 30 человек
Задачи клиента:
ООО Ведана проводит обучение по охране и безопасности труда, имеет собственный штат преподавателей и выстраивает индивидуальные планы обучения под запросы слушателей.
География работы включает несколько городов, а в ежедневных операциях задействованы более 30 сотрудников в Битрикс24. Для развития компании было критично навести порядок в документообороте и повысить управляемость коммерческих процессов через единую CRM-систему.
Команда WebMens была привлечена для решения сразу двух задач: автоматизация документооборота в компании и приведение клиентского пути к прозрачной логике через понятную воронку продаж.
Важно было не только исправить накопившиеся узкие места, но и сохранить особенности филиалов, где процессы частично различались.
Главные болевые зоны сформировались на стыке продаж и документов:
- Сотрудники вели все коммуникации и сделки в одной общей цепочке от первого обращения до завершения, что приводило к длинным зависаниям карточек и усложняло контроль.
- Внесенные в CRM данные не позволяли корректно генерировать договоры, счета и счет оферту. Документы приходилось вручную править перед отправкой клиенту, что отнимало время и повышало риск ошибок.
- Нельзя было быстро понять, заключен ли с компанией рамочный договор, каков его статус и были ли договорные отношения ранее. Информация хранилась разрозненно.
- Руководителям филиалов и компании требовалась наглядность по статусам работы клиентов в воронках и исключение ручной доработки шаблонов, чтобы освобождать ресурсы от рутины.
Решение задачи:
Работа велась с руководителем компании и руководителями филиалов. Такой формат позволил собрать точные требования, учесть нюансы разных подразделений и затем унифицировать документооборот без потери локальных особенностей.
Новая архитектура воронок
Коммерческий процесс был разделен на логичные этапы.
- Воронка Лиды - первое касание, квалификация и сбор первичной информации до конвертации в Сделку. Внутри предусмотрены стадии Балласт, Холодные компании, Название и классификация лидов на качественные и некачественные.
- Воронка Сделки Продажа - работа с горячими клиентами, где формируются коммерческие предложения, заключаются рамочные договоры, выставляются счета, готовятся документы по итогам обучения и акт закрытия работ. Ключевые стадии: Звонок, Получена заявка, Коммерческое предложение, Договор, Счет на оплату, Счет оплачен, Подготовка документов, Подготовка акта.
Управление договорами как смарт-процесс
Создана отдельная карточка смарт-процесса Договор, связанная с карточкой Компании. На вкладке Договор в компании всегда видны действующие и закрытые договоры, а также отсутствие договора, если он не был оформлен.
Для управления статусами в отдельной воронке договоров предусмотрены стадии Подготовка, Согласование, Подписание, Визирование сторонами, Закрыт, Расторгнут.
Чтобы связать договорную часть с коммерческим процессом, настроена автоматизация в воронке Продажа:
- На стадии Звонок система проверяет наличие действующего договора на компании и автоматически прикрепляет его к сделке, отображая на вкладке Договор.
- На стадии Договор при отсутствии действующего договора автоматически создается карточка с минимальным набором данных для дальнейшего заполнения и согласования.
Ключевой блок работ посвящен тому, чтобы генерировать документы без ручной доработки. Реализована генерация документов через бизнес процесс, а шаблоны включают Договор, Счет, Счет фактура. В Битрикс24 настроены правила, закрывающие типовые кейсы клиента:
- Формирование документов для ООО с холдинговой структурой.
- Генерация от имени замещающего руководителя компании.
- Формирование для филиалов Учебный центр Ведана с возможностью выбирать использование факсимиле или оригинальной подписи.
- Поддержка сценариев для физических лиц с генерацией Счет и Счет фактура.
- Перед выпуском документа можно задать требуемую дату его создания, а для Договора дополнительно указать дату окончания действия.
- Для шаблона Договор текстовые формулировки автоматически подстраиваются под согласованный способ оплаты.
Результат:
Проект дал компании управляемый и предсказуемый поток работы с клиентами, а также ощутимо облегченный документооборот.
- Команда перестала тратить время на правку шаблонов. Генерация документов выполняется по заданным правилам, что снижает риски ошибок и ускоряет обработку запросов.
- Руководители компании и филиалов получили наглядный контроль статусов по воронкам. Теперь легко увидеть, на каком этапе находится договор и что происходит с конкретной сделкой.
- Процессы разделены по назначению. Воронка Лиды отвечает за квалификацию и подготовку данных, воронка Продажа - за коммерческую работу и оформление документов.
- В договорной части обеспечена сплошная трассируемость. Любой сотрудник видит историю взаимодействия по договору и его текущий статус, а система сама подсказывает, когда нужно создать карточку договора и какие данные заполнить.
- Появилась возможность количественно оценивать потенциальных клиентов и строить план продаж на основе воронки продаж. Это особенно важно для компаний с многогородной структурой и распределенными командами.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 для компании по обучению охране труда
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Консалтинговые и управленческие услуги
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения