Внедрение CRM системы для языкового детского сада

Внедрение Битрикс24 для компании «TSDKIDS»

Краткая информация о клиенте:
Внедрение CRM системы для компании в сфере образовательной деятельности в детском саду.
Команда TSDKIDS это профессионалы и педагоги носители языка, имеющие успешный, подтвержденный опытом работы с детьми. 

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Основная задача клиента состояла в наглядности планировки мест в детском саду  для клиентов  по текущим заказам. Понимании (в моменте) любым из сотрудников, сколько будет затрачено времени и усилий. 
Компания содержит большую вариативность образовательных программ для дальнейшего поступления детей в различные школьные учебные заведения
Клиенты компании регулярно обращаются за услугами компании, необходимо напоминать менеджерам о датах последнего обращения, чтобы менеджеры связывались с клиентами. 

Процесс внедрения, особенности проекта.
Этап 1. Анализ структуры работы компании и состояния CRM-системы.
Первым этапом работы стал подробный аудит бизнес-процессов отдела продаж компании. Аудит был проведен в формате личной встречи, по результатам которой составлено техническое задание и, в качестве приложения, ментальная карта для настройки CRM-системы.
Этап 2. Настройки функционала Битрикс24.
Настройка функционала включала в себя проектирование шаблона бизнес-процесса для организации автоматической постановки задач менеджеру в ходе работы с потенциальным клиентом, отправки уведомлений руководству о необходимости контроля, если такая есть.
Для оптимизации внесения и хранения данных о клиентах созданы дополнительные поля в карточках сущностей, среди которых числовые поля для автоматического подсчета прибыли по сделке.
Помимо бизнес-процесса для постановки задач спроектирована схема автоматизированного согласования договора, а также проверка компании на «занятость» другим менеджером.
Подключена и настроена IP-телефония для хранения фактов звонков и записей телефонных разговоров, а также организации хранения наиболее полной истории коммуникаций с клиентом.
Этап 3. Внедрение 1С с Битрикс24
На этапе внедрения была проведена большая работа по настройке сущностей Битрикс24. В карточку сделки подтягиваются названия номенклатур товара, благодаря чему теперь при формировании сделки персонал может выбирать какие услуги будут учтены в процессе выполнения сделки и при этом будет вестись автоматический учет.
Этап 4. Обучение и техническая поддержка
На этапе обучения настроенный функционал CRM-системы и возможные сценарии работы с обращениями клиентов были представлены сотрудникам и руководству компании: входящее обращение проведено от начала работы до завершения сделки, осуществлены звонки и продемонстрировано сохранение записей звонков, а также показана работа автоматизированного процесса согласования документов.
Так же была создана дополнительная воронка по процессу проведения строительных работ. Автоматизировали создание сделок в воронке на основе поступающих заявок, распределение и планирование задач на основе списков операций с учетом текущей занятости сотрудников; разделение операции между несколькими исполнителями; возможность наблюдать, на каких стадиях выполнения находятся заказы.
Реализовали автоматическое ведение документов для того, чтобы избавиться от лишней бюрократии при составлении актов на проведение строительных работ и формировании платежных документов при согласовании сроков оплат и их реквизитов.
Провели обучение сотрудников и руководства компании для того, чтобы избежать неэффективной работы с облачной версией Битрикс24.

Работа с решением. Достигнутые результаты.
Благодаря выполненных работ мы смогли достигнуть:
Сотрудник, отвечающий за бронирование, в режиме реального времени может контролировать состояние процесса, планировать необходимые задачи и согласовывать их с собственником компании. Благодаря отдельной воронке, так что можно отследить какие места для детей свободны или забронированы и возможность отследить их недостаточность.
В ходе внедрения был настроен блок CRM: карточки компании, контактов, сделок; роботы и триггеры; права сотрудников. Интегрированы электронные почты сотрудников. Произведено обучение по основным функциям компании. 
В результате автоматизации получилось в несколько раз ускорить обработку новых заявок и запуск их в полноценный проект для проведения работ. Так же избавились от лишней бюрократии благодаря автоматическому формированию документов - тем самым сняли нагрузку на менеджеров и бухгалтерский отдел.