Внедрение Битрикс24 в туристической компании — автоматизация заявок
» для Б24.png)
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «Центр бронирования»
О компании: Туристическая компания, один из лидеров внутреннего туризма с устойчивой репутацией надежности
Город: Москва, Санкт-Петербург, Краснодар
Количество сотрудников: 236 человек
Задачи клиента:
ООО Центр бронирования работает на туристическом рынке более десяти лет. Компания завоевала доверие туроператоров и клиентов благодаря надежности и качественному сервису. За годы работы сформировался большой штат сотрудников, распределённых между тремя городами.
Для управления процессами и взаимодействия с клиентами в компании используется Битрикс24, но при увеличении количества заявок стало ясно, что текущих инструментов недостаточно.
Руководство компании понимало, что без автоматизации распределения лидов сложно поддерживать высокую скорость обработки запросов.
Ситуацию усугубляло то, что предыдущая настройка распределения, выполненная другим подрядчиком, не оправдала ожиданий: заявки назначались с задержкой, что приводило к потерям и замедлению продаж.
Клиент обратился к с чётким запросом: наладить работу с заявками в Битрикс24 и исключить задержки. Перед нами поставили задачи:
Решение задачи:
Работу начали с анализа бизнес-процессов и согласования технического задания. Основным инструментом для реализации стали смарт-процессы и бизнес-процессы Битрикс24.
1. Реестр сотрудников и групп.
Мы создали список групп и отдельный смарт-процесс с перечнем сотрудников, участвующих в распределении заявок. Для каждого указывалась группа и лимит на получение лидов в день.
Чтобы лимиты обновлялись автоматически, было настроено регулярное задание на хостинге клиента: каждую ночь бизнес-процесс обнулял значения по всем сотрудникам.
2. Механизм распределения лидов.
На первой стадии лида запускался механизм автоматического распределения. Система выбирала сотрудников, у которых открыто рабочее время и не исчерпан лимит.
Для корректного назначения мы разработали отдельного робота CRM, который возвращал следующего сотрудника из очереди. Таким образом, каждый лид мгновенно получал ответственного, а нагрузка распределялась равномерно.
3. Работа во внерабочее время.
Компания работает с 9:00 до 21:00, но заявки поступают круглосуточно. Для лидов, пришедших ночью, использовался технический пользователь, а утром срабатывал процесс распределения: система проверяла список и назначала актуального сотрудника.
4. Поиск дублей заявок.
Отдельная задача контроль повторных обращений. Мы внедрили поиск дублей заявок по телефону и почте с помощью разработанного робота.
Если находился дубликат, к названию текущего лида добавлялась пометка Повтор, перечислялись номера связанных заявок, и лид автоматически закреплялся за сотрудником, который уже работал с этим клиентом.
На протяжении всего внедрения активно использовались инструменты Битрикс24: CRM, бизнес-процессы, смарт-процессы и разработка кастомных роботов под CRM.
Результат:
После запуска новой системы компания получила полностью автоматизированное распределение заявок. Основные достижения:
Компания: ООО «Центр бронирования»
О компании: Туристическая компания, один из лидеров внутреннего туризма с устойчивой репутацией надежности
Город: Москва, Санкт-Петербург, Краснодар
Количество сотрудников: 236 человек
Задачи клиента:
ООО Центр бронирования работает на туристическом рынке более десяти лет. Компания завоевала доверие туроператоров и клиентов благодаря надежности и качественному сервису. За годы работы сформировался большой штат сотрудников, распределённых между тремя городами.
Для управления процессами и взаимодействия с клиентами в компании используется Битрикс24, но при увеличении количества заявок стало ясно, что текущих инструментов недостаточно.
Руководство компании понимало, что без автоматизации распределения лидов сложно поддерживать высокую скорость обработки запросов.
Ситуацию усугубляло то, что предыдущая настройка распределения, выполненная другим подрядчиком, не оправдала ожиданий: заявки назначались с задержкой, что приводило к потерям и замедлению продаж.
Клиент обратился к с чётким запросом: наладить работу с заявками в Битрикс24 и исключить задержки. Перед нами поставили задачи:
- реализовать ведение групп сотрудников и формировать реестр для распределения с учётом лимита заявок;
- внедрить механизм автоматического распределения лидов в Битрикс24;
- настроить поиск дублей заявок по телефону и почте;
- обеспечить корректную работу системы в разное время суток.
Решение задачи:
Работу начали с анализа бизнес-процессов и согласования технического задания. Основным инструментом для реализации стали смарт-процессы и бизнес-процессы Битрикс24.
1. Реестр сотрудников и групп.
Мы создали список групп и отдельный смарт-процесс с перечнем сотрудников, участвующих в распределении заявок. Для каждого указывалась группа и лимит на получение лидов в день.
Чтобы лимиты обновлялись автоматически, было настроено регулярное задание на хостинге клиента: каждую ночь бизнес-процесс обнулял значения по всем сотрудникам.
2. Механизм распределения лидов.
На первой стадии лида запускался механизм автоматического распределения. Система выбирала сотрудников, у которых открыто рабочее время и не исчерпан лимит.
Для корректного назначения мы разработали отдельного робота CRM, который возвращал следующего сотрудника из очереди. Таким образом, каждый лид мгновенно получал ответственного, а нагрузка распределялась равномерно.
3. Работа во внерабочее время.
Компания работает с 9:00 до 21:00, но заявки поступают круглосуточно. Для лидов, пришедших ночью, использовался технический пользователь, а утром срабатывал процесс распределения: система проверяла список и назначала актуального сотрудника.
4. Поиск дублей заявок.
Отдельная задача контроль повторных обращений. Мы внедрили поиск дублей заявок по телефону и почте с помощью разработанного робота.
Если находился дубликат, к названию текущего лида добавлялась пометка Повтор, перечислялись номера связанных заявок, и лид автоматически закреплялся за сотрудником, который уже работал с этим клиентом.
На протяжении всего внедрения активно использовались инструменты Битрикс24: CRM, бизнес-процессы, смарт-процессы и разработка кастомных роботов под CRM.
Результат:
После запуска новой системы компания получила полностью автоматизированное распределение заявок. Основные достижения:
- Скорость. Время назначения ответственного сократилось до долей секунды, что полностью устранило задержки.
- Эффективность. Сотрудники получают заявки равномерно и в рамках своих лимитов, что повышает мотивацию и исключает перегрузку.
- Качество обработки. Поиск дублей заявок по телефону и почте позволил избежать повторной траты времени и улучшил контроль за клиентами.
- Гибкость. Настройка бизнес-процессов в CRM дала возможность компании управлять распределением без дополнительных приложений и сторонних решений.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 в туристической компании — автоматизация заявок
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Гостинично-ресторанный бизнес
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2022
Узнать стоимость внедрения