Как сократить расходы в производственной компании за счет автоматизации

Зачем нужно управление производственными расходами

Производственные расходы компании входят в стоимость продукции, которую она продает. Когда затраты растут, у бизнеса остается три варианта: поднимать цены, недополучать прибыль или экономить. Рост цен отталкивает клиентов, снижение прибыли тормозит развитие компании. А контроль расходов дает дополнительные возможности при тех же ресурсах.

Производственные расходы можно поделить на четыре категории:

• Прямые затраты. Входят в производство конкретной продукции. Например, это сырье и материалы, зарплата сотрудников, комплектующие для сборки.
• Косвенные затраты. Относятся ко всему производству. Это аренда цеха, зарплата директора, амортизация оборудования, оплата охраны и уборки.
• Переменные затраты. Растут вместе с объемом производства. Чем оно крупнее, тем больше нужно материалов, электроэнергии, станков и упаковки.
• Постоянные затраты. Не меняются в зависимости от объемов. Это аренда цеха, зарплата администрации и страховка.

Компания, которая управляет производственными расходами и понимает их структуру, принимает более грамотные финансовые решения. Например, если бренд одежды с собственным производством узнает, что поставщик поднял цены на ткань, он не переезжает в более дешевый офис, а ищет другого поставщика.

Как провести аудит производственных расходов

Аудит показывает бизнесу, куда именно уходят деньги — а значит, на что обратить внимание в первую очередь.

Шаг 1. Собрать данные

Нужно выгрузить из бухгалтерии подробную информацию о тратах за последний год, полгода или квартал. Например, расходы на сырье, оплату электроэнергии, зарплаты, логистику, ремонт, упаковку, аренду. Полный список расходов подсветит точки роста.

Шаг 2. Расставить приоритеты

Все статьи расходов нужно поделить на три группы:

• группа A — 70-80% от всех расходов;
• группа B — 15-20% расходов;
• группа C — 5-10% расходов.

Доли процентов могут распределяться по-разному, но это не меняет принципа: в А должны попасть самые крупные статьи расходов, в B — средние, а в С — маленькие. Для того чтобы быстрее увидеть первые результаты, компании нужно в первую очередь контролировать расходы группы А. В ней даже 5% экономии даст больше, чем полный отказ от трат из группы C.

Шаг 3. Определить KPI

Для снижения расходов на производстве компании нужно выбрать и записать показатели, которые она хочет улучшить. Например:

• себестоимость единицы продукции;
• расход материалов на единицу продукции;
• энергопотребление на единицу продукции в киловаттах в час;
• производительность труда в штуках на человека в смену;
• процент брака.

Показатели нужно взять за точку отсчета и добавить к ним измеримые цели. Например, снизить расход сырья на 5% за квартал, сократить энергопотребление на 10% за полгода, уменьшить процент брака с 3 до 1,5%. В будущем компания сравнит результаты с целями и увидит эффект от усилий.

Какими бывают производственные затраты и как можно их сократить

Материальные затраты

Материалы на производстве — обычно самая крупная статья расходов, и компания ощутимо экономит, если их контролирует. Вот что можно предпринять:

• Ввести нормы расхода материала на единицу продукции. Незаметные ошибки на производстве приводят к тому, что на одну деталь уходит больше материала, чем нужно. Когда деталей десятки или сотни тысяч, перерасход может дойти до 10-15% от всей партии.


Пример. Завод по производству корпусной мебели обнаружил, что производство перерасходует ДСП и кромочную ленту. По нормам на один шкаф должно уходить 1,8 м² плиты, а фактически уходило 2,1 м² — перерасход в 17%. Компания начала учитывать расход материала на всех этапах производства: каждая партия материалов получала штрихкод, мастер фиксировал, сколько выдал в цех и сколько получил готовых изделий. Оказалось, раскройщики работали по старым картам, от которых оставалось много отходов. Технологи провели оптимизацию затрат на производстве и изменили расположение деталей на листе. В результате на одно изделие стало уходить 1,85 м² ДСП — на 14% материала меньше, чем раньше. Так завод сэкономил 3,2 млн рублей в год при обороте 80 млн.


• Внедрить систему учета материалов. Отслеживать, сколько сырья поступило на склад, сколько выдали в производство, сколько вернули как остатки и списали в брак. Отследить движение материалов поможет штрихкодирование или RFID-метки.
• Уменьшить количество брака. Если из 1000 деталей 30 списывают, компания теряет 3% материалов, энергии и рабочего времени. В таком случае нужно анализировать причины брака — например, устаревшее оборудование, низкая квалификация рабочих, некачественное сырье, ошибки в технологии. А затем обучить персонал, отладить станки и контролировать качество материала, который поступает в цех.
• Подобрать новых поставщиков. Запросить коммерческое предложение у трех — пяти компаний, сравнить цены, условия оплаты и логистику. С поставщиками часто работают просто потому, что привыкли. Новые контакты могут принести материалы того же качества, но дешевле, или скидки при увеличении объема закупки или предоплате.

Энергетические расходы

Электроэнергия и тепло — вторая по величине статья затрат после материалов. Вот как сократить их без остановки производства.

• Провести энергоаудит. Можно пригласить специалистов по энергоаудиту или провести его самостоятельно. Например, тепловизионная съемка покажет, где теряется тепло, а счетчики на крупном оборудовании подсчитают, не расходует ли оно энергию вхолостую.


Пример. Молочный завод тратил на электроэнергию 4,5 млн рублей ежегодно — 12% от себестоимости продукции. Провели энергоаудит, установили счетчики на каждый участок. Оказалось, что старые холодильные установки потребляли вдвое больше энергии, чем современные аналоги. Освещение в цехах работало круглосуточно, хотя производство шло только в две смены по восемь часов. Компрессоры гоняли воздух с утечками в магистралях — треть мощности уходила впустую. Завод заменил три холодильника на энергоэффективные модели за 2,8 млн рублей, перешел на светодиодное освещение с датчиками движения, устранил утечки сжатого воздуха. Энергопотребление упало на 28%, экономия составила 1,26 млн рублей в год. Инвестиции окупились за 2,2 года.


• Обновить оборудование. Требует вложений, но окупается благодаря экономии. Например, переход на светодиодное освещение сокращает расходы на свет до 40% и окупается за один-два года. А еще можно заменить старые станки, установить современные котлы и системы вентиляции.
• Оптимизировать график работы. В нерабочее время можно автоматически отключать оборудование. Если в регионе, в котором находится производство, ночной тариф учета энергии дешевле дневного, энергоемкие операции стоит перенести на ночные часы. Вентиляцию, освещение и обогрев можно синхронизировать с производством и включать, только когда работает цех.
• Использовать альтернативные источники энергии. Для некоторых производств имеет смысл установить солнечные панели, ветрогенераторы или использовать тепло от собственных процессов. Например, если есть печи или компрессорные установки, отработанное тепло можно направить на отопление или подогрев воды.

Затраты на персонал

Сотрудники — третья крупная статья расходов. Сокращать штат ради экономии не всегда грамотное решение, поэтому можно попробовать увеличить производительность труда.

• Оптимизировать временные затраты. Менеджер должен распределять время и ресурсы сотрудников так, чтобы у команды росла производительность.


Пример. Два токаря изготавливали деталь за час, а третий — за полтора часа. Менеджер заметил это и обнаружил проблему: третий токарь тратил лишнее время из-за неисправного станка. Вызвали механиков, чтобы они починили станок. Теперь токарь, как и все, сдает в конце смены восемь деталей вместо пяти.


• Автоматизировать производство. Один оператор автоматизированной линии за то же время может выполнить работу трех ручных сборщиков. Простые приспособления — конвейеры, механические подъемники, автоматические укладчики — уменьшают трудоемкость операций.

• Автоматизировать рутину. Мастера и технологи тратят время, когда составляют планы и отчеты. Чтобы им не приходилось вручную заполнять табели и считать расходы в Excel, можно подключить систему управления производством.

  CRM-система поможет автоматизировать процессы и наладить координацию между отделами. Подробнее о том, зачем CRM-система нужна на производстве и как ее внедрить, читайте в статье.
• Обучать и развивать персонал. Часто именно опытные квалифицированные сотрудники знают, где сэкономить время на операции или снизить расход материала. Они принимают более качественные решения и приносят ценные результаты.

Расходы на оборудование и ремонты

Компании нужно постоянно обслуживать технику на производстве. Внезапная поломка станка может остановить всю линию и обойтись дороже, чем плановый ремонт за весь год. Такую ситуацию лучше предотвратить.

• Ремонтировать по плану. У каждой единицы оборудования должен быть график регулярного обслуживания. Например, замена масла раз в 500 мото-часов, проверка подшипников каждые три месяца, профилактика электрики раз в полгода. Планово-предупредительный ремонт стоит намного дешевле аварийного ремонта с учетом простоя линии.


Пример. На заводе металлообработки аварийные ремонты станков «съедали» до 8 млн рублей в год. Когда оборудование ломалось, линия простаивала 12% рабочего времени, а заказчики штрафовали компанию за срыв сроков. Завод внедрил график по обслуживанию и плановому ремонту для каждого станка. Механики установили датчики вибрации на критичные узлы и подготовили для операторов чек-листы по ежедневному осмотру оборудования. За год количество аварийных остановок сократилось в два раза, простои упали до 6%. Расходы на ремонты снизились до 5,5 млн рублей — экономия 2,5 млн. Плюс завод перестал платить штрафы за срывы поставок, что дало еще 1,8 млн экономии.


• Контролировать состояние оборудования. Для этого понадобится мониторинг критичных узлов. Например, вибродиагностика показывает износ подшипников за месяц до выхода из строя. А термография выявляет перегрев электрических соединений, который приводит к пожару или короткому замыканию.
• Обучить персонал, как использовать оборудование. Когда оператор станка знает, как его настроить, какие нагрузки для него допустимы и что проверить за пять минут до запуска, это кратно снижает риск поломок из-за неправильного использования.
• Модернизация вместо замены. Иногда можно не покупать новый станок, а заменить устаревшие узлы на современные: поставить ЧПУ-системуЧПУ-система (числовое программное управление) — это компьютер, встроенный в станок. Оператор загружает в компьютер чертеж детали, и станок сам выполняет все операции: сверлит, режет, фрезерует по заданным параметрам. ЧПУ-система производит сложные детали быстро и с минимальным участием человека вместо ручного управления, установить сервоприводы вместо гидравлики или обновить электронику. Модернизация обходится дешевле, а производительность вырастает.

В середине 20 века японские специалисты на заводе Toyota хотели оптимизировать производство. Им нужно было конкурировать с американскими брендами автомобилей после Второй мировой войны, когда ресурсов не хватало. В результате они создали систему бережливого производства, принципы которой используют и современные компании. Читайте о них в нашей статье.

Как управлять расходами на производстве: на примере Битрикс24

CRM-система

CRM автоматизирует работу с клиентами. Например, хранит подробную информацию о сделках, структурирует воронку продаж, ускоряет документооборот. С помощью нее менеджер контролирует продажи и отчитывается об успехах, а руководитель анализирует показатели и корректирует стратегию развития бизнеса.

Складской учет и контроль материалов

Программа для складского учета помогает производственным компаниям контролировать товары и материалы на складе. В ней можно проводить инвентаризацию, отслеживать, как перемещаются товары и сырье между складами. Прежде чем принять новый заказ, менеджер видит, что и в каком количестве есть на складе, потому что система показывает остатки в режиме реального времени.

В Битрикс24 для этого есть инструмент Складской учет, который интегрируется с CRM. Сотрудники сканируют штрихкоды товаров через мобильное приложение, а система обновляет остатки и отправляет уведомления. Например, когда материала останется меньше допустимой границы, система сама сделает задачу для менеджера по закупкам о том, что пора заказывать новую партию.

Для небольших производств, которые работают на заказ, или торговых компаний такой функциональности достаточно. Если компании нужен более сложный учет, понадобится производственная ERP-система.

ERP-система

В Битрикс24 есть модуль ERP, который помогает производственным компаниям автоматизировать ресурсы. С его помощью можно синхронизировать производство, склад, бухгалтерию и управлять ими, как единой системой. Например, когда менеджер по продажам получает новый заказ:

1. Производство видит, какой товар и в каком количестве нужно сделать.
2. Сотрудники склада проверяют, достаточно ли материалов.
3. Бухгалтерия считает потенциальные расходы и прибыль, и оформляет документы.

Таким образом, в ERP-системе компания следит за производством и финансами, грамотно распределяет ресурсы, ведет бухгалтерский и налоговый учет.

BI-конструктор

Производственным компаниям важно создавать наглядные отчеты по данным из разных источников. Информацию из CRM, задач, проектов и складского учета можно свести в одну таблицу, чтобы сделать выводы. Например, руководитель может отслеживать маржинальность заказов: сколько потратили на материалы, работу подрядчиков и логистику, какая получилась прибыль. Или анализировать загрузку производственных мощностей: сколько заказов в работе, горят ли сроки, есть ли узкие места.

В BI-конструкторе Битрикс24 можно настроить отчет под конкретные задачи — например, посмотреть затраты по проектам или план продаж. Не нужно собирать данные вручную: графики и таблицы обновляются автоматически в режиме реального времени. Руководитель видит сводку по ключевым метрикам и принимает решения на основе данных.

Битрикс24 помогает производственным компаниям структурировать работу с затратами. Ведите учет расходов по проектам и заказам в CRM, автоматизируйте закупки и согласования в задачах, анализируйте, куда уходит бюджет, через отчеты. Система собирает все данные в одном окне — не нужно переключаться между десятком программ. Благодаря автоматизации компания экономит на перерасходе материалов, уменьшает складские запасы, ускоряет согласование закупок.

Частые вопросы