В любой команде сотрудники решают десятки задач в день, а руководители их контролируют. Нарастить клиентскую базу и масштабировать бизнес при таких объемах можно, если вести проекты и дела в одном месте.
Например, в приложении для контроля задач. В этой статье разберемся, зачем нужны таск-трекеры, какие бизнес-задачи они могут закрывать и как выбрать подходящее решение.
Что такое приложения для управления задачами
Приложение для отслеживания задач — это инструмент, который помогает сотрудникам ставить друг другу задачи, распределять ответственность и контролировать сроки.
На начальном этапе многие компании ведут дела и проекты в заметках или переписках. Такой подход может сработать на старте, когда в команде меньше пяти человек и нет больших проектов, в которых задействованы другие отделы.
Но работать в заметках не получится, когда клиентов и сотрудников станет больше. Нужно фиксировать дедлайны, чтобы вовремя закрывать задачи, равномерно распределять дела между подчиненными, подключать специалистов из смежных отделов, вносить правки и добавлять файлы. Когда таких объемных проектов становится больше, руководители переводят работу команды в приложение для планирования задач.
Рассмотрим работу таск-трекеров на примере одной из самых популярных российских систем — Битрикс24. Она объединяет разные инструменты для работы в одном месте: здесь можно ставить задачи, управлять сроками, контролировать загрузку сотрудников и автоматизировать рутину. В этой статье расскажем про преимущества этого сервиса.
Зачем бизнесу приложение для задач
Приложение для постановки задач закрывает сразу несколько потребностей команды. Помогает структурировать работу, проводить аналитику и управлять нагрузкой в команде. Разберем самые частые вопросы, которые закрывает таск-трекер.
Упрощает рабочие процессы
Руководителю важно видеть, что происходит в компании прямо сейчас. Какие задачи в работе, где есть задержки, кто за что отвечает. Приложение для задач делает процессы прозрачными: не нужно собирать информацию вручную и уточнять статус по каждому поручению. Так бизнес быстрее принимает решения и соблюдает дедлайны.
Например, в Битрикс24 руководитель видит список поручений по сотрудникам и проектам. Можно открыть задачу и сразу понять: кто исполнитель, какой срок, какой статус и что уже сделано.
Помогает контролировать сроки и дисциплину
Сроки — один из главных вопросов управления. Дедлайны легко пропустить, если они существуют только в голове сотрудников. В задачах Битрикс24 можно указать крайний срок, а еще добавить, может исполнитель его переносить или нет. Система напомнит исполнителю о дедлайне, а руководителю покажет просроченные задачи в отдельном списке.
Позволяет равномерно распределять нагрузку в команде
В любой компании есть перекос: кто-то перегружен задачами, а кто-то не знает, чем заняться. В Битрикс24 наглядно показана загрузка каждого сотрудника. Это помогает перераспределить работу до того, как начнется аврал.
Хранит историю работы и порядок в проектах
Когда проект длится несколько месяцев, важно сохранять всю историю: кто что делал, какие файлы согласовали, какие решения приняли. В каждой карточке задачи в Битрикс24 хранятся переписки, файлы, чек-листы и изменения статусов. Даже через полгода можно открыть задачу и восстановить всю историю, найти нужный документ или возобновить работу над ней.
Анализирует эффективность
Бизнесу важно понимать, как работает команда: где освобождается ресурс, а где, наоборот, нужны руки. В Битрикс24 есть отчеты по задачам: можно увидеть количество выполненных и просроченных задач, оценить скорость работы и загрузку отделов. Таким образом можно выделять узкие места в работе команды и повышать эффективность.
Меньше совещаний и лишних уточнений
Во многих компаниях встречи занимают слишком много времени, часто их проводят только для того, чтобы узнать статус задач. Когда задачи ведутся в системе, постоянные созвоны становятся не нужны — появляется время для дел, которые приносят реальные бизнес-результаты.
Какие функции должны быть в приложении для задач
У каждого отдела требования к таск-трекеру могут отличаться: для стратегов важно, чтобы в приложении была диаграмма Ганта, а для команды маркетинга — шаблоны для однотипных поручений, например автоматическая отправка документов после заключения сделок.
В Битрикс24 есть функции, которые пригодятся любой команде. Там можно:
Ставить задачи и подзадачи. В проектах часто нужны уровни: большая цель и несколько шагов внутри. В Битрикс24 можно создавать задачи и добавлять подзадачи. Например, таск «Запустить новый сайт» может включать этапы: дизайн, тексты, разработка, тестирование.
Назначать исполнителя. Задание всегда закреплено за конкретным сотрудником — это избавляет от ситуаций, когда дело есть, а ответственного за нее нет. В Битрикс24 есть роли: постановщик, исполнитель, соисполнители и наблюдатели. Руководитель видит, кто отвечает за результат, а кто участвует в процессе.
Указывать сроки. Чтобы составить критический путь проекта или запустить на рынок новый продукт, нужно строго соблюдать сроки, иначе бизнес потеряет деньги и клиентов. В приложении для учета задач Битрикс24 можно составлять долгосрочные планы и ставить срочные задачи.
Обсуждать правки внутри задачи. Вся переписка по работе хранится в карточке задачи и не теряется в чатах. Руководитель может в любое время зайти в карточку и узнать обо всех изменениях — не нужно запрашивать статус у сотрудника в личной переписке.
Прикреплять файлы. Например, договор, презентацию, таблицу или ссылку. В Битрикс24 есть чек-листы: они помогают выполнять работу поэтапно. Например, «Согласовать бюджет», «Подготовить макеты», «Запустить рекламу».
Создавать шаблоны. В бизнесе много повторяющихся задач, например: адаптация сотрудника, подготовка отчета, запуск проекта. В Битрикс24 можно создавать шаблоны задач и запускать их в пару кликов.
Для отделов, которые часто работают с внутренними заказчиками, подойдут Потоки. Ответственный и сроки назначаются автоматически — не нужно искать, кто поможет с согласованием подрядчиков или подготовкой нового лендинга.
Использовать разные форматы для работы с задачами. Визуализация помогает быстро оценить ситуацию в проекте. В Битрикс24 задачи отображаются в разных режимах: список, канбан, диаграмма Ганта, календарь, планировщик.
Готовить отчеты и аналитику. Битрикс24 не только хранит задачи, но и показывает, как работает команда: где просрочки, кто перегружен, какие проекты идут медленно. Руководитель видит статистику выполнения и может оценить эффективность процессов.
Учитывать время работы. Для проектов с оплатой по часам или для внутренней оценки нагрузки важно понимать, сколько времени уходит на задачи. В Битрикс24 сотрудник может фиксировать время работы над задачей, а руководитель видит, сколько часов ушло на выполнение и где команда тратит больше всего усилий.
работайте с файлами в одном месте.
Как работают задачи в Битрикс24
Функций много, но чтобы они приносили пользу команде, нужно научиться ими пользоваться. Подготовили инструкцию по самым популярным сценариям.
Как создать задачу
Шаг 1. Откройте раздел задач. В левом меню Битрикс24 выберите пункт Задачи и Проекты. Вы попадете в общий список задач компании или вашего проекта.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать». Перед вами появится мини-карточка задачи.
Если хотите открыть ее во весь экран, нажмите кнопку «Полная форма».
Шаг 3. Заполните обязательные поля. Чтобы задача начала работать, нужно указать минимум:
- Название задачи. Например, «Позвонить клиенту».
- Исполнителя — сотрудника, который отвечает за выполнение. Задачу можно поставить на себя или коллегу.
- Срок — дату и время дедлайна. Крайний срок автоматически ставится на конец следующей рабочей недели, но вы можете изменить его на любой другой день.
Шаг 4. Добавьте дополнительные параметры. При необходимости можно указать описание, добавить файлы.
Шаг 5. Сохраните задачу. Нажмите кнопку «Создать». После этого исполнитель сразу получит уведомление о том, что ему поставили задачу.
Еще больше подробностей ищите тут.
Как назначить исполнителей и соисполнителей
В задачах важно правильно распределять роли, чтобы каждый понимал свою ответственность. Есть три категории:
- Исполнитель — главный ответственный за результат.
- Соисполнитель — помогает выполнить задачу, но не несет основную ответственность.
- Наблюдатель — следит за ходом работы и получает уведомления, но не участвует напрямую.
Например, в задаче «Подготовить презентацию для клиента» исполнителем будет маркетолог, соисполнитель — дизайнер, потому что он отвечает только за оформление. А наблюдателем будет руководитель отдела.
Как добавить участников
- Откройте карточку задачи.
- Найдите поле «Исполнитель» и выберите сотрудника.
- Ниже добавьте соисполнителей, если нужно подключить команду.
- В поле «Наблюдатели» укажите тех, кто должен быть в курсе происходящего в задаче.
Когда вы назначаете человека в задачу, он получает уведомление в Битрикс24 и сразу видит поручение в своем списке.
Как отслеживать прогресс
Вот несколько вариантов, как можно следить за статусом задачи:
- Менять статус вручную. Например, прописать его в комментариях или обновить описание задачи.
- Передвигать задачу по канбану. Уведомления о смене статуса будут приходить и соисполнителям, и наблюдателям.
- Фиксировать этапы через чек-лист — если сделан один из пунктов, его можно зачеркнуть.
Если сотрудник не сообщает статус задачи, его можно пингануть — коллеге придет сообщение, что вы запрашиваете у него информацию о прогрессе.
Чтобы вы не теряли проекты из фокуса, система отправляет уведомления. Это происходит, например, если сотруднику прилетела новая задача, изменился дедлайн, добавили комментарий или новый файл, завершили дело.
Как использовать разные представления задач
В Битрикс24 можно смотреть на задачи в разных форматах.
Список. Классический режим, где задачи идут по порядку. Подходит, если важно видеть детали: сроки, исполнителей, приоритеты.
Канбан. Задачи отображаются в виде доски со столбцами по статусам. Удобно для гибких процессов, где задачи постоянно переходят между этапами. Например, в маркетинговой кампании могут быть столбцы: «Идеи» — «В работе» — «На согласовании» — «Запущено».
Диаграмма Ганта. Формат для планирования сроков и связей между задачами. Подходит для проектов, где важна последовательность этапов. Например, в разработке сначала будет создание новинки, затем тестирование, потом доработка и раскатка. Задачи не могут хаотично перемещаться между этапами, поэтому диаграмма подходит для этого проекта лучше всего.
Календарь. Задачи отображаются по датам. Удобно, если работа зависит от расписания и встреч, например для отдела мероприятий.
Как настроить автоматизацию задач
Когда задач становится много, ручное управление начинает отнимать время. В Битрикс24 есть несколько способов автоматизировать работу с задачами.
Создайте шаблоны задач для повторяющихся процессов
В любой компании есть регулярные задачи: подготовка отчетов, адаптация новых сотрудников, ежемесячные проверки. Чтобы не создавать такие задачи вручную каждый раз, используйте шаблоны.
В Битрикс24 можно создать шаблон задачи через вкладку Шаблоны на верхней панели в Задачах и Проектах. Вносите описание и дедлайн, указывайте важность наблюдателей и исполнителей — все эти пункты сохранятся и проставятся автоматически, если пользователь выберет этот шаблон.
Автоматизируйте создание задач по расписанию
Некоторые задачи должны появляться строго по графику. Например, каждый понедельник или в конце месяца. Автоматическое создание по расписанию помогает не держать такие процессы в голове.
Регулярная задача настраивается один раз — вы указываете описание, срок выполнения, ответственного, условия повторения и любые другие детали. После этого задачи автоматически создаются по вашему расписанию: каждый день, неделю, месяц или год. Эти задачи также настраиваются через Шаблоны.
Укажите правила и триггеры внутри задач
Автоматизация нужна не только для создания задач, но и для управления ими в процессе. Правила помогают назначать участников, менять параметры и контролировать работу без лишних действий со стороны руководителя.
В Битрикс24 можно настроить сценарии, где при определенном событии система автоматически добавит наблюдателя или изменит статус. Например, робот автоматически ставит исполнителем дизайнера, как только маркетолог подготовил для него ТЗ. Для настройки роботов нужно перейти в одноименный раздел в Задачах и Проектах.
Автоматизируйте постановку задач из CRM
Для некоторых компаний важно, чтобы задачи появлялись прямо из карточки клиента. Тогда менеджеры не забывают про звонки, документы и отгрузки. Битрикс24 связывает задачи и CRM в единую систему. Здесь также нужно подключать роботов.
Частые вопросы
Да, в бизнесе часто нужно ограничивать доступ: например, чтобы сотрудники видели только свои задачи, а руководители — задачи отдела. В Битрикс24 права доступа настраиваются через роли и параметры проекта. Руководитель может назначить наблюдателей, добавить участников и определить, кто видит задачу и кто может ее редактировать.
Это помогает сохранить порядок и безопасность, особенно в крупных компаниях, где одновременно ведется много проектов.
Если над задачами работает несколько отделов или сотрудников, удобнее вести их внутри проекта. Тогда все поручения, сроки и обсуждения будут собраны в одном пространстве. В Битрикс24 можно создать проект или рабочую группу, а затем ставить задачи прямо внутри нее. Участники проекта будут видеть только те задачи, которые относятся к их работе.
Такой формат подходит для запусков новых продуктов, маркетинговых кампаний и любых процессов, где важна командная работа.
Стоит обсудить это внутри команды и выработать общие правила. Например, договориться, что допустимо сдвигать сроки на 1-3 дня, если они не влияют на проект в целом. Если в каких-то задачах дедлайны критичны, это можно прописывать при постановке.
Еще один вариант в случае, когда сроки критичны — оставить право менять дедлайн только у постановщика задачи.
Что в итоге
- Приложения для создания задач — это системы, которые помогают ставить задачи, назначать ответственных, контролировать сроки и отслеживать прогресс. Битрикс24 объединяет эти возможности в одном рабочем пространстве.
- Таск-трекер дает бизнесу прозрачность процессов, контроль дедлайнов, равномерную нагрузку и меньше хаоса в работе.
- Задачи создаются за несколько шагов: вы указываете название, исполнителя и срок, добавляете детали и контролируете выполнение. Разные форматы, например канбан и календарь, помогают управлять задачами в проектах любого масштаба.
- Битрикс24 позволяет автоматизировать повторяющиеся процессы через шаблоны, расписания, триггеры и интеграцию с CRM. Это снижает ручную работу и помогает соблюдать сроки.
