Зачем нужен мессенджер для бизнеса и как его выбрать

Что такое мессенджер для бизнеса

Мессенджер для бизнеса — это рабочий инструмент, который сотрудники компании используют для переписок, созвонов и обмена файлами.

У корпоративных приложений есть два ключевых отличия от обычных сервисов для переписок. Во-первых, они лучше учитывают потребности компании, а во-вторых, надежнее защищают информацию.

Вот что делают сотрудники в мессенджере для бизнеса:

• Обсуждают проекты в тематических чатах. У каждого отдела, проекта и направления есть отдельная беседа — продажи не смешиваются с логистикой, а маркетинг — с бухгалтерией.
• Делятся файлами и документами. Все, что было в переписке, можно быстро найти по поиску.
• Проводят встречи по видео. Сотрудники созваниваются без ограничений по времени и количеству участников — на планерки, для онбординга новичков и встреч проектных команд.
• Общаются с клиентами и подрядчиками. В некоторых программах можно подключать внешние контакты — коллег, клиентов или подрядчиков. При этом у партнеров со стороны не появляется доступ к внутренним данным компании.
• Ставят задачи из переписки. Руководитель передает исполнителю обязанности в чате и там же формирует задание. Им не нужно перемещаться из сервиса для общения в другой интерфейс и дублировать в него контекст.

Зачем нужен мессенджер для бизнеса

Создатели мессенджеров для бизнеса изначально разрабатывают их с учетом корпоративных задач. Приложения выполняют несколько важных функций для компании:

• Отделяют рабочее пространство от личного. Если сотрудники общаются с друзьями и коллегами в одном мессенджере, они отвлекаются и могут упускать сообщения по задачам. Помимо этого, пропадает граница между работой и отдыхом. Когда специалисты находятся в специальном мессенджере для бизнеса, их собственное пространство для общения остается личным, а взаимодействие в команде становится удобнее и быстрее.
• Упрощают управление доступом. В обычном мессенджере администратору приходится вручную добавлять и удалять участников каждого чата. В мессенджере для бизнеса есть единая инфраструктура. Администратор настраивает ее один раз — задает роли и условия для доступа в каналы. Когда он добавляет в систему нового сотрудника, тот автоматически попадает в чаты, которые нужны для его должности, а при увольнении исключается из них.
• Защищают данные от внешних угроз. Доступ в мессенджер для бизнеса есть только у авторизованных пользователей. Они проходят аутентификацию и получают определенные права. Это снижает риск того, что сотрудник получит сообщение с фишинговой ссылкой от злоумышленника.
• Содержат инструменты для работы. Например, в лучших мессенджерах для бизнеса может быть CRM-система, таск-трекер, календарь и почта. Сотрудникам удобно работать в едином пространстве и не переключаться между несколькими системами.

Какие мессенджеры для бизнеса существуют

На российском рынке есть несколько решений, которые подходят для общения внутри компании и работают без VPN.

Мессенджер Битрикс24

В экосистеме продуктов Битрикс24 есть все, что нужно для работы бизнеса. Это CRM-система, таск-менеджер, календарь, мессенджер и другие полезные инструменты. На базовом тарифе в нем доступны групповые и личные чаты, обмен файлами и видеозвонки. На платных тарифах — звонки до 100 участников, расширенные функции для администрирования чатов и ИИ-инструменты. Также в нем можно расшифровывать аудио- и видеосообщения в текст, ставить задачи прямо из чата и подключать к работе умного помощника BitrixGPT.

VK Мессенджер

VK Мессенджер подходит для компаний любого размера, у сотрудников которых есть аккаунт в этой социальной сети. В VK бизнес создает специальный профиль, в котором можно настроить автоматическую отправку уведомлений клиентам.

Сотрудники могут сделать папки для личных и рабочих переписок, чтобы не смешивать общение с друзьями и близкими и деловую коммуникацию. В рабочих чатах стандартная функциональность: можно переписываться, обмениваться файлами, записывать голосовые и видеосообщения и расшифровывать их в текст, а также обмениваться файлами.

Мессенджер MAX

MAX — мессенджер от российских разработчиков, который создали VK и Минцифры. Продукт включен в реестр отечественного ПО, а хранение и обработка персональных данных соответствуют российскому законодательству. Поэтому он подходит для организаций, которым нужно соответствовать нормам регуляторов: банкам, госкорпорациям и крупному бизнесу.

По задумке разработчиков, MAX должен стать супераппом — единым приложением, которым аудитория пользуется не только для общения, но и для других повседневных задач. Уже сейчас через него можно подтвердить личность на сторонних ресурсах или подписать документы. А для корпоративного использования доступны каналы, конструктор ботов и API.

Как организовать работу команды в мессенджере Битрикс24

Разберем подробнее, что умеет встроенный российский мессенджер для бизнеса и как использовать его функциональность.

Групповые чаты и каналы

Есть два варианта для общения текстом: чат и канал. Чат подходит для связи внутри команды. В нем каждый участник пишет сообщения и отвечает коллегам, отправляет файлы, ставит задачи и планирует встречи. Прислать голосовое или видеосообщение тоже можно — если слушать неудобно, BitrixGPT сделает расшифровку текста.

В каналах администратор назначает права доступа, массово добавляет участников или автоматически удаляет специалистов, когда они увольняются. Сотрудники обсуждают посты в комментариях, и вся важная информация остается на виду. Каналы подходят для новостей и других объявлений.

Искусственный интеллект

BitrixGPT — это умный помощник. Сотрудник может сделать с ним отдельный чат и пригласить в него коллег, чтобы вместе обсуждать задачи и проводить мозговые штурмы. ИИ может быть экспертом и давать советы от лица руководителя отдела продаж, юриста или HR — у инструмента есть более 30 ролей. Он поможет:

• определить цель и разбить ее на этапы;
• создать презентацию или отчет;
• выделить тезисы из объемных текстов.

Видеозвонки

Видеосвязь удобно использовать для встреч с удаленной командой: для планерок, онбординга, встреч с партнерами, подрядчиками и клиентами. Внешним специалистам не нужно будет регистрироваться в Битрикс24, достаточно перейти по ссылке-приглашению и ввести пароль.

Во время видеосвязи можно:

• Делиться экраном с коллегами.
• Записывать звонок: аудио и видео или только аудио.
• Менять фон или выбирать 3D-аватарку.
• Вести протокол встречи или создавать документы.

После созвона BitrixGPT расшифрует в текст все, что обсудили, и прикрепит его в чате встречи.

Коллабы

Это пространство для работы с внештатными сотрудниками или клиентами. В нем эксперты со стороны трудятся вместе с командой, но не получают доступ ко всей внутренней информации компании. В Коллабах руководитель может ставить задачи и следить за их выполнением. Также там есть чаты, файлы и календари.

Например, пиар-менеджеру нужно провести мероприятие, для которого он нанимает команду подрядчиков. В Коллабах он может организовать подготовку в виде проекта: поставить задачи на канбан-доске, назначить дедлайны и ответственных. Так ему будет проще понимать, что готово и чего еще не хватает, чтобы уложиться в срок.

Частые вопросы