Когда сотрудник увольняется, компания должна полностью с ним рассчитаться. В том числе выплатить компенсацию за отпуск, который он не отгулял. Рассчитать выплату не так просто, как зарплату или отпускные, потому что она зависит от нескольких условий. Но если компания ошибется, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, которая ее оштрафует.
В статье разбираем по шагам, как правильно рассчитать компенсацию отпуска при увольнении.
Что такое компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсация при увольнении за неиспользованный отпуск — это деньги, которые сотрудник получает за дни отпуска, которые он не успел отгулять. Размер компенсации зависит от стажа работы сотрудника в компании, количества отпускных, размера заработка и других факторов.
Компенсация не зависит от причины увольнения: по собственному желанию, инициативе работодателя или сокращению. Даже если сотрудник отработал всего три недели, он все равно получит деньги за неиспользованный отпуск.
Обязанность работодателя — правильно рассчитать компенсацию и выплатить ее в день увольнения.
Как рассчитать дни неиспользованного отпуска
Чтобы понять, за сколько дней выплачивать компенсацию, нужно учесть количество отпускных дней в год, дату увольнения и стаж работы сотрудника в компании.
Количество дней отпуска в год
Стандартный оплачиваемый отпуск в России — 28 календарных дней, но есть исключения. Например, у людей с инвалидностью и несовершеннолетних отпуск длиннее — не менее 30 и 31 дня соответственно. Сотрудники с ненормированным рабочим днем, на вредных производствах или на Крайнем Севере к стандартному отпуску получают дополнительный — от трех до 24 дней.
Дата увольнения
Если сотрудник уходит с 1 по 14 число, месяц не учитывают. Если с 15 числа и позже — дни округляют до полного месяца в пользу сотрудника и вносят его в расчет.
Стаж работы в компании
В стаж входят все дни, которые специалист провел на работе. А еще — выходные и праздничные дни, ежегодный оплачиваемый отпуск, командировки и больничные. В стаж не входят:
- дни, которые сотрудник пропустил без уважительной причины;
- отпуск за свой счет длительностью больше 14 дней;
- отпуск по уходу за ребенком.
Если стаж сотрудника больше 11 месяцев, он получит компенсацию за все неиспользованные дни отпуска.
Если стаж сотрудника меньше 11 месяцев, применяют пропорциональный расчет. Количество дней стандартного отпуска — 28, делят на 12 месяцев и получают 2,33 отпускных дня, которые начисляют за каждый отработанный месяц. Результат округляют по математическим правилам:
- половина дня и более — в большую сторону;
- меньше половины дня — в меньшую сторону.
Такой же пропорциональный расчет получают сотрудники, которые отработали в компании от 5,5 до 11 месяцев и уволились по своему желанию.
Если сотрудник проработал в компании от 5,5 до 11 месяцев, есть случаи, в которых он получает полную компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. Так может быть, если:
- компанию ликвидируют;
- сотрудников сокращают;
- сотрудник уходит на военную службу;
- специалист не пригоден к работе.
Если сотрудник авансом использовал отпуск по договоренности с работодателем, а потом уволился, компания может удержать выплаченные отпускные из зарплаты. Но есть нюансы:
- Нельзя удержать выплаты, если сотрудника сокращают или увольняют из-за того, что компанию ликвидируют. В таком случае у него не будет компенсации за неиспользованный отпуск, но и вычесть лишние отпускные дни из последней оплаты не получится.
- Удержать можно не больше 20% от всех выплат, которые положены работнику при увольнении.
Пример. Первого марта Игорь устроился в компанию менеджером по продажам. Он договорился с руководством и через шесть месяцев ушел в отпуск на все 28 дней. Компания выплатила ему отпускные. Игорь вернулся из отпуска, отработал еще три месяца и уволился первого декабря.
Сотрудник проработал девять месяцев, поэтому заработал 9 × 2,33 = 20,97 ≈ 21 день отпуска. Но отпускные он получил за 28 дней. Значит, работодатель может удержать часть денег за лишние девять дней, если они не больше 20% от всех выплат при расчете.
Предположим, Игорь зарабатывал 100 тысяч рублей. При увольнении работодатель должен выплатить ему 50 000 рублей за вторую половину ноября. Тогда он может удержать не более 10 тысяч рублей из этой суммы в счет оплаты семи дней отпуска.Если сотрудник отработал несколько полных лет и один неполный год, совмещают две схемы. Сначала определяют оставшиеся дни за предыдущие годы, а затем пропорционально высчитывают, сколько сотруднику положено за текущий год.
Пример. Например, менеджер по продажам проработал в компании год и четыре месяца, был в отпуске 20 дней из 28. Значит, у него осталось:
- 28 - 20 = 8 дней за первый год;
- 4 × 2,33 = 9,32 ≈ 9 дней за текущий.
Все этапы, которые сотрудник проходит от найма до увольнения из компании, можно автоматизировать. Битрикс24 упрощает работу рекрутеров и эйчаров и сэкономит их время. Например, рекрутер собирает резюме кандидатов в едином цифровом пространстве и проводит по всем этапам найма. А когда новый сотрудник выйдет на работу, его карточка автоматически попадет в пространство Онбординг.
Как рассчитать сумму компенсации при увольнении
Разберем по шагам, как сделать расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Шаг 1. Определите расчетный период и размер выплат за это время
Расчетный период — это промежуток, за который определяется средний заработок сотрудника. Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, компания берет 12 полных календарных месяцев, которые шли до месяца увольнения, и вычисляет общий заработок за это время. Если сотрудник увольняется в последний день месяца, этот месяц учитывают в расчетном периоде — он становится двенадцатым. Если раньше, берут 12 месяцев, которые шли до него.
Бывает, что на расчетный период попадает декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком. В этом случае учитывают предшествующий ему календарный год. Сотрудникам, у которых стаж в компании меньше года, для расчета берут фактически отработанное время.
В расчетный период включают все выходные и праздничные дни, а больничные, командировки и использованные дни отпуска не считаются.
В выплаты за расчетный период входят:
- зарплата;
- надбавки и доплаты — например, за выслугу лет;
- районные надбавки — например, тем, кто работает на Крайнем Севере;
- премии и другие денежные поощрения.
В заработок за расчетный период не входит больничный, пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком, командировочные, материальная помощь и компенсация питания или проезда.
Шаг 2. Рассчитайте средний дневной заработок
За полный месяц средний дневной заработок (СДЗ) считают по формуле:
СДЗ = Выплаты за расчетный период / 12 месяцев / 29,3 дня
29,3 дня — это среднее количество дней в месяце.
Пример. Мария проработала в компании ровно 12 месяцев, не была на больничном и в отпуске. За это время она заработала 950 000 рублей.
СДЗ = 950 000 / 12 / 29,3 = 2701,93 рубля
Размер среднедневного заработка сотрудника нужно сравнить с СДЗ по МРОТМинимальный размер оплаты труда.
МРОТ в 2025 году — 22 440 рублей. МРОТ в 2026 году — 27 093 рубля.. Если средний заработок сотрудника оказался меньше, компенсацию рассчитывают по минимальной оплате трудаСДЗ по МРОТ в 2025 году — 765,87 рубля
СДЗ по МРОТ в 2026 году — 924,68 рубля.
В расчетном периоде могут быть месяцы, когда сотрудник работал не все дни: например, был в отпуске или на больничном. В этом случае используют другую формулу:
СДЗ = Выплаты за расчетный период / Количество полных отработанных месяцев × 29,3 + Количество календарных дней, отработанных в неполных месяцах
Количество календарных дней, которые сотрудник отработал в неполных месяцах, считают так:
Календарные дни, отработанные в неполных месяцах = Отработанные дни в месяце / Дни в месяце × 29,3
Посчитаем на практике.
Пример. Екатерина работала в компании с 1 марта 2024 года по 30 ноября 2025 года. За это время она дважды была в отпуске и один раз на больничном: 14 дней в декабре 2024 года, 14 дней в июле и 5 дней в сентябре 2025 года. Заработок за 12 месяцев — 1 млн 200 тысяч рублей. Количество календарных дней, которые Екатерина отработала в неполные месяцы, составит:
- в декабре — 17 / 31 × 29,3 = 16,07 ≈ 16 дней;
- в июле — 17 / 31 × 29,3 = 16,07 ≈ 16 дней;
- в сентябре — 25 / 30 × 29,3 = 24,42 ≈ 24 дня.
Всего за три месяца — 56 дней.
Таким образом, СДЗ = 1 млн 200 тысяч / (9 × 29,3 + 56) = 1 млн 200 тысяч / 319,7 = 3753,52 рубля.Шаг 3. Умножьте средний заработок на количество дней
Когда средний дневной заработок и количество дней неиспользованного отпуска известны, можно рассчитать компенсацию по формуле:
Компенсация = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней
Разберем ситуацию, когда сотрудник долго не отдыхал и не болел.
Пример 1. Кирилл отработал в компании 9 полных месяцев, отпуск и больничный не брал. Заработал за это время 990 000 рублей. Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск:
- Количество дней отпуска = 9 месяцев × 2,33 = 20,97 ≈ 21 день.
- СДЗ = 990 000 / 9 / 29,3 = 3754,27 рубля.
- Компенсация = 3754,27 × 21 = 78 839,67 рубля.
Рассмотрим ситуацию с другими условиями.
Пример 2. Стаж Марии в компании 1 год и 4 месяца. Она была в отпуске 14 дней, больничный не брала. Заработала за 12 предыдущих месяцев 1 млн 200 тысяч рублей. Рассчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск:
- Количество дней положенного отпуска = 28 дней + 4 месяца × 2,33 = 37,32 ≈ 37 дней.
- Количество неиспользованных дней = 37 - 14 = 23 дня.
- СДЗ = 1 200 000 / 12 / 29,3 = 3412,97 рубля.
- Компенсация = 3412,97 × 23 = 78 498, 31 рубля.
Как компенсация облагается налогами и взносами
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами так же, как и зарплата. Если за год сотрудник заработал меньше 5 млн рублей, для него действует ставка 13%. Если больше — 15%.
Также на сумму компенсации нужно начислить страховые взносы:
- на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
- на случай временной нетрудоспособности и материнства;
- на травматизм.
Как выплачивается компенсация при увольнении
Компания перечисляет сотруднику компенсацию вместе с зарплатой и другими выплатами в день увольнения. Если день увольнения не совпадает с последним рабочим днем, деньги нужно выплатить не позднее следующего дня после того, в который сотрудник потребовал расчет.
Если задержать выплату, компании придется выплачивать и проценты: не ниже 1/150 процентной ставки ЦБ РФ от суммы компенсации за каждый просроченный день. Если сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию, бизнесу грозит штраф: от 1000 до 50 000 рублей в зависимости от организационно-правовой формы и размера предприятия.
Процесс увольнения можно автоматизировать в Битрикс24. В системе можно создавать и подписывать большинство кадровых документов, настроить воронку найма. А также создать базу знаний и хранить в ней гайды о компенсациях при увольнении или сокращении и других кадровых процессах.
Какие еще выплаты положены сотруднику при увольнении
Кроме зарплаты, премий, надбавок и доплат сотрудник может получить и другие выплаты.
- Пособие по временной нетрудоспособности. Если сотрудник в течение 30 календарных дней после увольнения не нашел работу и заболел, он может передать больничный лист в прежнюю компанию. Тогда он получит пособие в размере 60% среднего заработка за два года, независимо от стажа и причины увольнения.
- Выходное пособие. Если компания сокращает сотрудника, она обязательно выплачивает ему выходное пособие в размере среднего заработка за месяц. Если человек увольняется по соглашению сторон, он может договориться с работодателем о сумме выплат — она должна быть указана в соглашении о расторжении трудового договора. Если договоренности были только на словах, компания не обязана выплачивать выходное пособие.
- Средний заработок за второй и третий месяц после увольнения. Выплаты положены тем, кто попал под сокращение и не нашел работу. В течение 14 дней после увольнения сотрудник должен встать на учет в центр занятости населения. Чтобы получить компенсацию за второй месяц, ему надо вернуться к бывшему работодателю с заявлением и подтвердить, что в трудовой книжке нет записи о новой работе. Обратиться нужно в течение 15 дней после окончания второго месяца. Чтобы получить выплату за третий месяц, потребуется справка об отсутствии трудоустройства из центра занятости. Ее нужно подать вместе с заявлением в течение 15 дней после того, как закончится третий месяц.
Частые вопросы
Совместитель — это специалист, который официально работает на две или больше компаний. Также он может совмещать несколько должностей на одном предприятии. Если совместитель увольняется из одной компании или из всех сразу, компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по общему правилу:
Шаг 1. Определить расчетный период и количество дней неиспользованного отпуска.
Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по месту совмещения.
Шаг 3. Умножить средний дневной заработок на количество дней.
Зависит от продолжительности испытательного срока и отработанного времени. Если сотрудник проработал больше двух недель, компенсацию рассчитывают по общему правилу: пропорционально стажу в компании.
Если сотрудник проработал меньше двух недель, он не получает компенсацию — только зарплату за фактически отработанное время.
Бывает, что при расчете компенсации неправильно вычисляют количество неиспользованных дней отпуска или средний дневной заработок. Если вы или уволенный сотрудник обнаружили ошибку, можно действовать так:
- При переплате: договориться с работником, чтобы он добровольно вернул излишек. Если сотрудник отказывается, компания может обратиться в суд за взысканием денег.
- При недоплате: доначислить компенсацию, НДФЛ и страховые взносы на невыплаченную сумму. Также придется выплатить сотруднику компенсацию за задержку в размере 1/150 процентной ставки ЦБ РФ от суммы компенсации за каждый просроченный день.
Что в итоге
- В день увольнения работодатель обязан выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
- Чтобы правильно рассчитать сумму компенсации, нужно умножить средний дневной заработок сотрудника на количество неиспользованных дней отпуска.
- Компенсация при увольнении облагается НДФЛ, и на нее начисляют страховые взносы.
- Если задержать выплату, компании придется дополнительно выплачивать проценты в размере 1/150 процентной ставки ЦБ РФ от суммы компенсации за каждый просроченный день.
