Если у вас удаленная или распределенная команда, на то, чтобы подписать кадровые документы в бумажном виде, уходит много времени. Гораздо удобнее пользоваться электронной подписью ― так можно подписывать бумаги за несколько секунд прямо из дома. Для этого воспользуйтесь приложением Госключ.
В статье вы узнаете, что такое Госключ, что можно им подписать и как это сделать.
Что такое Госключ
Госключ — это мобильное приложение. С ним любой человек, у которого есть аккаунт на Госуслугах, может подписывать документы в электронном формате цифровой подписью. Такая подпись обладает той же юридической силой, что и собственноручная. Сервис появился несколько лет назад при участии Минцифры.
С учетной записью на Госуслугах можно сгенерировать сертификат электронной подписи одного из двух видов:
- Неквалифицированной электронной подписи (НЭП) ― с ее помощью сотрудник может подписать, например, трудовой договор или декларацию 3‑НДФЛ.
- Усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) ― самый надежный вид подписи, требуется в первую очередь юрлицам и ИП.
Все документы остаются в приложении Госключ. Сертификат действует один год. А когда срок закончится, приложение напомнит пользователю, что пришло время выпускать новую электронную подпись. Приложение работает только на мобильных устройствах и планшетах.
Как подписать документ через Госключ
Сначала сформируйте прямо в приложении сертификат электронной подписи. Для НЭП используйте аккаунт на Госуслугах. Для КЭП нужно дополнительно подтвердить личность: с помощью смартфона с технологией NFC либо лично в МФЦ.
Обычно НЭП достаточно, чтобы подписать большинство кадровых документов. Рассказываем, как получить такой сертификат и как подписать с ним документы в Госключе.
Как выпустить сертификат НЭП
Шаг 1. Скачайте Госключ из магазина приложений.
Шаг 2. Изучите лицензионное соглашение Госключа.
Шаг 3. Зарегистрируйтесь, следуя инструкции. Благодаря подтвержденной учетной записи ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) система получит информацию о вас. Для регистрации нужен российский номер телефона, чтобы получать одноразовые пароли.
Шаг 4. Установите пароль и запомните его. Вы будете вводить его каждый раз, как входите в систему.
Шаг 5. После того, как система подготовит сертификат, проверьте, все ли правильно, и нажмите «Подписать» — электронная подпись готова.
Если используете больше одного устройства, можете создать отдельную подпись для каждого.
Как подписать документ с помощью Госключа
Как подписать документ с помощью Госключа
Чтобы внедрить инструмент в кадровые процессы, вам понадобится платформа, с помощью которой можно генерировать и отправлять документы. Госключ подключают к такой системе с помощью API-ключа. После этого сотрудники устанавливают приложение Госключ на свое устройство.
HR может отправить документ всем, кто зарегистрирован в системе. Это можно сделать индивидуально или массово — чтобы его подписали сразу несколько сотрудников.
Шаг 1. Создайте или загрузите нужный документ. Госключ поддерживает несколько файловых форматов документов — PDF, XML, TIFF, JPEG и TXT. XLSX или DOCX придется сначала перевести в подходящий формат.
Шаг 2. Выберите, кому нужно отправить документ. Пользователь получит документ в приложении Госключа на своем устройстве.
Шаг 3. Пользователю нужно открыть приложение, выбрать электронную подпись, если их несколько, а затем — «Подписание через Госключ».
Подписывать кадровые документы с Госключом можно в Битрикс24. Создавайте документы в системе и отправляйте сотрудникам онлайн без дополнительных сервисов. А значит и трат.
Работникам достаточно установить приложение на свои смартфоны и выпустить электронную подпись. А компания может подключить Госключ к Битрикс24 за несколько простых шагов.
Какие документы можно подписывать Госключом в КЭДО
С помощью Госключа компании обрабатывают:
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- коллективные трудовые договоры, которые устанавливают общие условия труда для всех сотрудников предприятия;
- договоры о материальной ответственности — их заключают с сотрудниками, чья работа связана с деньгами, товарами и другим имуществом компании;
- заявления и приказы о приеме на работу, переводе или отпуске.
Но есть ограничения. В КЭДО нельзя подписать приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по технике безопасности.
Частые вопросы
Электронные подписи выдаются на год, если их выпустили через приложение Госключ. Ближе к концу этого срока система напомнит, что скоро нужно будет получить новый сертификат.
Через приложение Минцифры подписывают трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, коллективные трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, заявления и приказы о приеме на работу, переводе или отпуске. Но не получится подписывать приказы об увольнении, акты о производственных несчастных случаях и журналы по технике безопасности.
Сервис Госключ и Госуслуги отправят получателю уведомление о том, что есть новый файл, который нужно подписать. У сотрудника будет 24 часа, чтобы войти в приложение, изучить и подписать документ. Если по какой-то причине сотрудник не успевает, система удалит файл, и компании придется отправить его еще раз.
Пользователь получит уведомление о том, что появился новый документ, который нужно подписать через Госключ. Если этого не сделать, то через 24 часа файл удалится. Чтобы подписать документ, нужно нажать на кнопку «Подписать».
Что в итоге
- Госключ — приложение для смартфонов и других мобильных устройств. С ним удобно и безопасно подписывать документы через сервисы электронного документооборота. Пользователь может создать неограниченное количество подписей для разных устройств.
- Чтобы поставить подпись с помощью Госключа, достаточно открыть документ на мобильном устройстве и нажать на кнопку «Подписать».
- Приложение помогает компаниям оптимизировать кадровый документооборот — снизить затраты на бумажные носители и быстрее обрабатывать документы.
