Развивать бизнес, руководить проектами и выполнять ежедневные задачи сложно, когда нет четкого расписания. График на день помогает сохранять продуктивность, не отвлекаться на мелочи и спокойно заниматься делами.
В статье рассказываем, как эффективно организовать свой день, какие методы для этого используют и какие инструменты помогают управлять временем.
Зачем планировать день
Когда предприниматель, руководитель или специалист планирует день, он успевает больше и устает меньше. Планирование позволяет:
Сосредоточиться на главном
Когда все дела кажутся одинаково важными, внимание рассеивается. План на день помогает выделить ключевые задачи и понять, на что стоит потратить время и силы в первую очередь.
Пример. Андрей запускает онлайн-школу английского языка. В ближайшие две недели он собирается привлечь учеников и начать занятия.
Предприниматель составляет план на день. Сначала он проверит, готов ли сайт — страницу важно запустить как можно быстрее, чтобы принимать заявки клиентов. Это главное и срочное дело.
Затем Андрей созвонится с преподавателями, чтобы согласовать расписание занятий. А вечером определит цены для корпоративных клиентов — эта задача может подождать.
План помогает Андрею укладываться в сроки и вовремя выполнять приоритетные задачи, которые влияют на развитие бизнеса.Сохранять продуктивность
Планирование времени рабочего дня подсказывает, что именно делать и в каком порядке. В результате не нужно лишний раз отвлекаться, терять концентрацию и выбирать, какую задачу выполнять дальше. Так за день удается сделать больше.
Пример. Елена управляет небольшой дизайн-студией и каждый день решает множество задач. Утром она планирует день: определяет, с какими клиентами нужно встретиться, кому из сотрудников дать обратную связь, какие договоры важно срочно согласовать.
Благодаря четкому распорядку Елена не тратит время, чтобы решить, к какой задаче приступить дальше. Она выполняет одно дело и переходит к другому по порядку, не теряет рабочий настрой и успевает решить все важные вопросы дня.Держать дела под контролем
Четкий план помогает видеть весь рабочий процесс: какие задачи уже готовы, какие в работе и что нужно сделать дальше. Так проще управлять временем и контролировать результат.
Пример. Дмитрий руководит IT-компанией и лично следит за проектами для крупных клиентов. Каждое утро предприниматель планирует, какое время уделит каждому из них.
Он открывает календарь и видит:
- Разработчики должны сегодня представить первую версию сайта для банка — Дмитрий назначает встречу с командой, чтобы проверить, все ли готово.
- Один из клиентов не отвечает на вопросы — предприниматель ставит напоминание «позвонить после обеда».
Когда проектов много, нужен инструмент, чтобы ставить задачи, устанавливать сроки и ничего не забывать. Попробуйте таск-менеджер Битрикс24: он сохранит всю нужную информацию и напомнит, что важно выполнить.
Какие методы помогают планировать день
Существуют разные способы составлять расписание и распределять задачи. Ниже разберем разные методы планирования рабочего дня.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра помогает понять, какие задачи требуют внимания прямо сейчас, а какие можно отложить или передать другому человеку. Все дела разделяют по двум критериям — важность и срочность. В результате получается четыре категории.
- Важно и срочно. Вопросы, которые требуют личного внимания и напрямую влияют на бизнес. Это кризисы, форс-мажоры, срочные проекты. Такие дела выполняют в первую очередь.
- Важно, но не срочно. Задачи без четких дедлайнов, которые двигают бизнес к большим целям. Сюда относят разработку стратегии на год, поиск новых партнеров, автоматизацию процессов. Эти дела часто откладывают из-за срочных, но именно они определяют развитие компании.
- Срочно, но не важно. Вопросы, которые требуют быстрого решения, но не двигают команду к большим целям. С ними сталкиваются, например, когда вручную отправляют напоминания клиентам. Такие задачи лучше автоматизировать.
- Не срочно и не важно. Дела, которые не влияют на долгосрочные результаты и которые можно отложить. Например, покупку книг в офисную библиотеку можно запланировать на следующий год.
Матрица помогает определить приоритеты и распределить дела: начать день с самого главного, делегировать часть задач и запланировать важное и несрочное на будущее.
Пример. Максим открыл кофейню три месяца назад. Каждое утро он просматривает задачи и распределяет их по матрице:
Важно и срочно: договориться с поставщиком кофе о срочной доставке — в кофейне скоро закончатся зерна.
Важно, но не срочно: запустить программу лояльности для постоянных гостей — это поможет кофейне увеличить продажи.
Срочно, но не важно: заказать новые фартуки для бариста — Максим поручает это администратору.
Не срочно и не важно: обновить дизайн стаканчиков для кофе с собой — эту задачу Максим откладывает на будущее.
После такого разбора Максим сразу видит приоритеты: сначала решает вопросы с поставками, затем работает над стратегией бизнеса. Некоторые задачи делегирует, а какие-то дела откладывает на более свободное время.Метод Айви Ли
Этот способ планирования рабочего дня разработал американский консультант по продуктивности Айви Ли. Специалист предложил:
- Вечером перед сном выписывать шесть задач на следующий день.
- Расставлять дела по приоритетам: важное ставить в начало, второстепенное — в конец списка.
- На следующий день выполнять задачи строго по порядку.
- В конце дня переносить незавершенные дела в начало списка на завтра.
Задач может быть больше или меньше шести. Главное, четко следовать порядку и выполнять дела по очереди: не приступать к следующему, пока не выполните предыдущее.
Пример. Руководитель маркетингового агентства Алексей каждый вечер составляет короткий список дел на завтрашний день:
- Провести встречу с ключевым клиентом.
- Согласовать бюджет на квартал.
- Обновить коммерческое предложение.
- Выбрать тему для выступления на конференции.
- Ответить на письмо от партнера.
- Обновить презентацию для новых сотрудников.
Метод 1-3-5
Метод 1-3-5 помогает контролировать нагрузку и расставлять приоритеты. Принцип простой: нужно выбрать девять задач на день и распределить их по важности и сложности.
Дальше нужно выполнять задачи по порядку: самые значимые — сначала, остальное — потом.
Пример. Проектный менеджер Елена строит день по принципу 1-3-5:
- 1 большая задача: подготовить стратегию рекламной кампании на месяц.
- 3 средние задачи: передать черновые макеты дизайнерам, провести встречу с PR-менеджером, подготовить отчет по текущей кампании.
- 5 мелких задач: ответить на письма, обновить календарь публикаций, проверить комментарии в социальных сетях, посмотреть резюме кандидатов, сообщить HR-менеджеру об отпуске.
Таймбоксинг
Подход, когда для каждого дела выделяется конкретное время. Вы заранее определяете, сколько минут или часов уйдет на задачу, и двигаетесь по расписанию. Если дело затягивается, не получается завершить его за отведенное время — просто переносите его на следующий день. Главное — не зависнуть на одной задаче.
Этот подход помогает избежать ситуации, когда весь день уходит на одно дело.
Пример. Рекрутер Игорь планирует свой день:
- 10:00-12:00 — просматриваю отклики и первично отбираю кандидатов.
- 12:00-13:00 — провожу интервью с кандидатами.
- 13:00-14:00 — обедаю и отдыхаю.
- 14:00-16:00 — обсуждаю описание вакансий с руководителями.
- 16:00-18:30 — провожу интервью с кандидатами.
- 18:30-19:00 — проверяю почту.
Как составить план на день
Шаг 1. Создайте список всех задач
Запишите все дела, которые предстоит выполнить, — от рабочих до личных. Это поможет привести мысли в порядок и увидеть полный объем работы. Используйте удобный инструмент: ежедневник, приложение или заметки на телефоне.
Пример. Света — менеджер проектов. В понедельник утром она открывает заметки и выписывает все дела на день:
- Провести встречу с клиентом по стратегии на следующий год.
- Провести совещание с командой по новому продукту.
- Подготовить отчет по проекту для руководителя.
- Написать и разослать письма клиентам.
- Сходить на йогу.
- Посетить выставку современного искусства.
Шаг 2. Оцените приоритеты
Дальше важно определить срочные и важные задачи. Для этого можно использовать матрицу Эйзенхауэра или спросить себя: «Что будет, если я не сделаю это сегодня?»
Пример. Света оценивает приоритеты:
- Встреча с клиентом — самое срочное и важное дело. Клиент уезжает завтра.
- Совещание с командой — важно, но можно сдвинуть на час позже.
- Подготовка отчета — дедлайн через два дня, но лучше начать сегодня.
- Письма клиентам — можно написать в паузах между делами.
- Йога — личное дело, но важное для здоровья.
- Выставка — приятное, но не критичное.
Шаг 3. Выберите метод планирования
Для планирования организации рабочего дня важно выбрать технику, которая помогает распределять задачи по времени и видеть приоритеты. Популярные варианты — метод Айви Ли, 1‑3‑5, таймбоксинг. Выбирайте метод, который работает для вас: кто-то планирует весь день сразу, кто-то по частям.
Пример. Свете удобно работать по методу 1-3-5:
- 1 большая задача: провести встречу с клиентом по стратегии.
- 3 средние задачи: провести совещание с командой, подготовить отчет, написать письма клиентам.
- 5 мелких задач: проверить документы, согласовать с дизайнером макеты, ответить на сообщения в чате, сходить на йогу, посетить выставку.
Шаг 4. Распределите задачи по времени
При планировании времени рабочего дня не нужно фиксировать каждую минуту в календаре — достаточно понимать, сколько времени уйдет на задачу и когда ее стоит выполнить. Мозг лучше справляется с трудными и важными делами утром, а рутинные или приятные задачи можно оставить на конец дня, чтобы избежать перегрузки. Обязательно учитывайте и личные дела: спорт, встречи с друзьями, хобби — они помогают восстановить силы и сохранять мотивацию.
Даже при хорошем планировании могут появляться новые задачи, срочные звонки или неожиданные вопросы от коллег. Чтобы они не выбили вас из колеи, оставьте 20-30% времени на непредвиденные дела. Это поможет сохранить спокойствие и контролировать нагрузку.
Пример. Света выстраивает расписание:
- 7:00-8:00 — йога, до начала рабочего дня.
- 9:00-10:30 — встреча с клиентом, самая важная задача.
- 10:30-12:00 — совещание с командой.
- 12:00-13:00 — обед и перерыв.
- 13:00-15:00 — работа над отчетом.
- 15:00-16:00 — письма клиентам.
- 16:00-17:00 — мелкие задачи: проверить документы и ответить в чатах.
- 18:00-20:00 — выставка, личное время.
Шаг 5. Проверьте план в конце дня
Вечером важно посмотреть, что удалось выполнить, а что осталось на завтра. Это помогает понять, стоит ли что-то поменять или попробовать новый метод планирования.
Пример. В конце дня Света оценивает выполненные задачи: встреча с клиентом и совещание прошли успешно, отчет почти готов, письма отправлены частично, йога и выставка состоялись. Незавершенные дела она переносит на следующий день.
Какие инструменты помогают планировать день
Есть разные инструменты для планирования рабочего дня. Ваша цель — выбрать тот, который легко адаптировать и использовать. Например:
Бумажный ежедневник — классический способ планирования. Подходит тем, кто любит писать от руки и лучше запоминает задачи при письме. В ежедневнике удобно фиксировать цели на день, вести заметки и отслеживать выполненные дела.
Приложения для заметок — здесь вы быстро создаете списки задач, добавляете идеи и помечаете выполненное. Они просты и удобны для базового планирования.
Примеры: Apple Notes, Google Keep, Notion.
Календари — подходят для планирования времени и событий. Вы видите, когда начинается встреча, сколько времени занимает задача, и можете настроить напоминания.
Примеры: Google Calendar, Apple Calendar, Outlook Calendar.
Таск-менеджеры — объединяют функции заметок и календарей: в них вы создаете списки задач, распределяете их по времени, назначаете ответственных и отслеживаете прогресс. Это более продвинутый инструмент, который помогает управлять проектами и видеть полную картину работы.
Частые вопросы
Планирование вечером помогает начать день готовым: вы заранее понимаете, какие задачи необходимо сделать. Это особенно полезно, если утром вы торопитесь или сразу погружаетесь в работу.
Однако утреннее планирование помогает учесть актуальные обстоятельства: изменения в приоритетах, новые задачи или встречи, которые внезапно появились.
Многие успешные специалисты комбинируют оба подхода: вечером составляют общий список задач, а утром корректируют его под ситуацию. Главное — выбрать привычный ритм и следовать ему регулярно, чтобы планирование стало частью рабочего процесса, а не дополнительной нагрузкой.
Необходимо проанализировать причины. Возможно, вы спланировали больше, чем возможно выполнить за один день.
Попробуйте разбивать крупные задачи на маленькие шаги и оставлять время между делами. Так вы сможете завершать хотя бы часть плана и не перегружать день.
А еще полезно пересматривать приоритеты: выполняйте сначала самые важные задачи, а менее значимые переносите или делегируйте. Это поможет сохранить продуктивность.
В условиях нестабильного графика важно выделять приоритеты. Составляйте план так, чтобы самые важные задачи выполнялись в первую очередь, а менее срочные — в свободное время.
Используйте время между запланированными задачами для неожиданных дел. Это поможет сохранить контроль.
Гибкость — ключевой момент: корректируйте план в течение дня, но всегда держите в фокусе цели, которые действительно важны.
Что в итоге
- Планирование рабочего дня помогает взять управление временем под контроль — вы сами решаете, на что тратить энергию, а не распыляете внимание на срочные запросы.
- Четкие правила планирования рабочего дня снижают стресс и тревожность: становится понятно, что важно сейчас, а что можно перенести или делегировать.
- Выбирайте удобный для вас метод — от матрицы Эйзенхауэра до правила 1-3-5. Это поможет структурировать задачи и не перегружать день.
- Распределяйте дела по времени и оставляйте место для непредвиденного. Так график станет реалистичным и гибким.
