Бывает, что коллеги просят помочь: подключиться к звонку на «10 минут», перепроверить уже готовый отчет или скинуть файл, который лежит в общем доступе. Это небольшие задачи, но они отвлекают от основных дел и мешают сосредоточиться.
Тем не менее сказать «нет» может быть сложно. Кто-то не хочет показаться грубым, а кто-то просто боится этого слова и его последствий. Но если соглашаться на все, то на свои задачи не хватит времени и фокуса. Разбираемся, как отказать коллегам в помощи в работе так, чтобы не испытать вину и не испортить отношения.
Почему люди боятся говорить «нет»
Отказать коллеге, с которым вы будете видеться каждый день, может быть тяжело. Кажется, что все просто: вы говорите «нет», объясняете причину, человек понимает, соглашается и забывает, что вы когда-то ему отказали. Но на практике многие сталкиваются с тревогой, чувством вины и страхом. Посмотрим, какие психологические установки мешают сказать «нет».
«Не хочу испортить отношения»
Самая распространенная причина — страшно, что отказ обидит. Кажется, что даже вежливое «не могу» может ранить. Коллега запомнит этот случай, перестанет звать на кофе, не возьмет в новый проект или не поможет, когда это будет нужно вам.
Пример. Катя работает дизайнером. К ней приходит руководитель отдела продаж Никита и говорит: «Слушай, можешь быстро собрать презентацию для завтрашней встречи с инвесторами? Ты успеешь за 15 минут, а мне придется сидеть два часа. А я пока займусь другими задачами, а то тороплюсь, сегодня иду к врачу».
У Кати уже расписан весь день: сегодня она работает над макетом, завтра нужно презентовать его начальнику. Но девушка помогает Никите — ей кажется, что иначе она подведет коллегу. В итоге ей приходится работать ночью, чтобы все успеть.
На следующий день Катя чувствует себя усталой. Она понимает, что могла бы сделать макет лучше, если бы посвятила ему больше времени и сил. Никита благодарит девушку и говорит: «Встреча переносится на следующую неделю. Но хорошо, что мы заранее приготовили презентацию. У отдела продаж будет больше времени на текущие задачи».«Боюсь показаться плохим человеком»
Во многих командах принято помогать друг другу. Это хорошо, пока коллеги не давят друг на друга. Когда в компании продвигают идею «мы одна семья», сотрудники начинают воспринимать любую просьбу как обязательство. Кажется, что если вы откажете в помощи, то нарушите правила и покажете, что не разделяете общие ценности. В результате ваши интересы отходят на второй план.
Пример. Андрей — разработчик, который заканчивает сложный проект. После он хочет исправить ошибки в программе: эту задачу он откладывает уже несколько недель. Однако к нему приходит коллега Степан и просит проверить его код.
Уставший Андрей хочет отказать, но вспоминает, что на прошлом «1-1» руководитель назвал его нелюдимым. Чтобы выглядеть командным игроком, Андрей соглашается.
В итоге разработчик тратит все время на помощь Степану. Андрей не успевает восстановиться и сталкивается с выгоранием.«Я могу упустить возможность»
В психологии есть понятие FOMO — Fear Of Missing Out, то есть страх упустить что-то важное. Кажется, что если вы не согласитесь, то лишитесь редкого шанса: попасть в крутой проект, получить награду или показать себя перед руководством. Часто эта тревога не оправдывает себя. Например, вы выполняете свои задачи и помогаете всем. В результате выгораете и показываете низкий результат во всех направлениях.
Пример. Лера — маркетолог. К ней обращается начальник отдела продаж Сергей с просьбой помочь: собрать аналитику для отчетной презентации.
Эта задача не входит в зону ответственности Леры. Однако девушка совсем недавно пришла в компанию и хочет показать себя в лучшем свете перед руководством.
В итоге Лера соглашается, делает все быстро и хорошо. Но в итоге ее даже не упоминают в качестве соавтора или помощника.«Я не умею отказывать»
Некоторым людям просто сложно говорить «нет». Часто это связано с воспитанием, установками «нужно быть хорошим для всех», опытом работы в токсичных командах или неуверенностью. Такие специалисты не представляют, что можно отказать без негативных последствий для себя. В результате они соглашаются помочь всем и во всем, даже в ущерб своим интересам.
Пример. Павел работает в службе поддержки. Он всегда подхватывает чужие смены, помогает с задачами, берет на себя дополнительную нагрузку. Через полгода он начинает уставать, теряет концентрацию, чаще ошибается.
Но продолжает соглашаться на все просьбы, потому что не привык говорить «нет». В итоге показатели Павла падают и он теряет часть премии.Отказывать легче, когда есть аргументы. Например, если можно показать количество своих задач и текущую загрузку в Битрикс24. Таск-трекер помогает собирать все дела в одном месте и равномерно распределять их между сотрудниками. А еще в системе есть календарь, мессенджер, сервис для видеозвонков, CRM и множество других инструментов. Попробуйте бесплатно и без ограничений по количеству пользователей.
Почему важно уметь отказывать
Сказать «нет» — не значит нагрубить. Это не эгоизм, а рабочий навык, который помогает расставлять приоритеты, не перегружаться и сохранять фокус. Собрали несколько причин, почему отказывать — важно:
- Вы ставите себя и свои задачи в приоритет. Это поможет сфокусироваться на своей зоне ответственности и включаться в чужие проекты только по желанию или возможности.
- Вы сохраняете качество своей работы. Чем больше вы отвлекаетесь, тем выше шанс ошибиться. Фокус повышает вашу производительность и результаты.
- Если вы отказываете грамотно, то вызываете уважение. «Нет» не разрушает отношения, если вы объясняете причину и делаете это спокойно. Наоборот, коллеги и руководители видят, что вы можете рационально оценивать свои силы, расставлять приоритеты и отстаивать свой подход к работе.
Пример. Анна и Денис — маркетологи. Сегодня у них дедлайн по запуску рекламной кампании, нужно настроить таргетинг и подготовить креативы. Утром к ним обращается менеджер по продажам Анатолий с просьбой срочно сделать презентацию для встречи с клиентом.
Денис соглашается. Он откладывает свои задачи и занимается слайдами. Затем получает правки, долго согласовывает детали с менеджером, переделывает презентацию. В результате начинает работу над кампанией в спешке — неправильно настраивает аудиторию, загружает некачественные изображения и допускает ошибки в текстах. Реклама Дениса не дает нужных результатов.
Анна отказывает менеджеру и говорит: «Сейчас у меня дедлайн по рекламной кампании, поэтому не смогу качественно подготовить презентацию. Может, ты набросаешь основные пункты, а я доработаю ее завтра утром?» Девушка вовремя запускает рекламу, которая приводит качественные лиды и окупается уже в первую неделю.Как вежливо отказать коллеге
Чтобы коллега принял вашу позицию, важно аргументировать отказ и по возможности предложить альтернативу. Ниже — простая инструкция, которая поможет отказать вежливо.
Шаг №1. Возьмите паузу, чтобы все обдумать. Когда приходит просьба, не отказывайтесь и не соглашайтесь сразу. Возьмите паузу, чтобы оценить ситуацию. Проверьте, какие у вас задачи на сегодня, есть ли время и силы. Даже десяти минут хватит, чтобы принять взвешенное решение.
Пауза снижает эмоциональное напряжение и дает возможность оценить ситуацию. А еще показывает, что вы ответственно относитесь к работе и умеете расставлять приоритеты.
Вот что можно сказать:
- «Дай мне пару минут, я хочу посмотреть свой график, чтобы точно понимать, успею ли это сделать».
- «Сейчас подумаю, проверю свои задачи и вернусь к тебе через 15 минут, хорошо?»
- «Вернусь с ответом через 15 минут. Сначала посмотрю, есть ли у меня свободное время сегодня».
Шаг №2. Поблагодарите за обращение и объясните отказ. Когда вы пишете человеку «спасибо» за то, что он обратился к вам, вы сразу снижаете эмоциональный накал. Это показывает, что отказ связан с работой, а не с личным отношением к человеку, и вы цените, что выбрали именно вас.
После нужно объяснить причину, из-за которой вы не можете сейчас помочь: аврал, просто нет свободного времени, не ваша специализация, вы в отпуске. Важно писать просто и честно.
Шаг №3. Предложите альтернативу. Если отказать и не предложить никакой помощи, то человек останется с проблемой один на один. Это не всегда критично, но может вызвать раздражение, особенно если задача срочная.
Но вот если вы поможете найти альтернативу или дадите совет, то после диалога останется ощущение, что вы действительно хотели помочь, а не просто отмахнулись.
Как отказывать коллеге по работе:
- «Хорошо, что написал мне. Я как раз занимался похожей задачей недавно. Сейчас, правда, завален и не смогу помочь, но могу поделиться материалами».
- «Спасибо, что предложил! У меня сейчас в приоритете клиентские задачи, не смогу включиться. Давай помогу тебе материалами?»
- «Мне приятно, что ты обратился ко мне с таким интересным проектом. Увы, я никогда не занималась тендерами и не смогу помочь. Напиши лучше Марии Смирновой, у нее есть опыт».
Шаг №4. Оставьте возможность вернуться к теме. Бывает так, что прямо сейчас вы не можете помочь, но такой шанс будет позже. Стоит об этом сказать, чтобы человек понимал вашу нагрузку и знал, может ли он на вас рассчитывать.
Как сказать:
- «Если к вечеру освобожусь, то напишу и можем вернуться к вопросу».
- «Пиши, если не найдешь другое решение или Женя не поможет. Возможно, смогу подключиться чуть позже».
- «Давай я напишу завтра и спрошу, получилось ли решить проблему».
Что делать после того, как вы отказали
Просто продолжать работать — не стоит тревожиться и предполагать, что о вас думает коллега. Иногда после отказа появляется чувство вины. Особенно если собеседник отреагировал с раздражением или расстроился. В этом случае людям некомфортно не из-за самой ситуации, а из-за установок: «Он решит, что я плохой» или «Я должен всем помогать, потому что я — хороший человек».
Важно помнить, что у вас есть своя зона ответственности и что отказ — это способ не перегружать себя и сохранять продуктивность. Но если все-таки переживаете, то можно поговорить с человеком: «Извини, я не хотел показаться грубым, но сейчас такие обстоятельства».
Что делать, если коллега обиделся
Иногда человек может принять отказ слишком лично — особенно если рассчитывал на вас или часто помогал раньше. Он может отдалиться, не отвечать в чате, сдержанно реагировать. В такой ситуации не стоит игнорировать напряжение.
Вот что можно сказать: «Хочу уточнить, у нас все в порядке? Вижу, что после того как я не помог тебе с отчетом, ты избегаешь общения со мной. Я не хотел, чтобы мой отказ звучал грубо и не вкладывал в эти слова что-то плохое. Просто в этот момент горели дедлайны, а ты же знаешь этого клиента, потом страдали бы всем отделом».
Но если человек продолжает обижаться даже после того, как вы объяснили свою позицию и извинились, — это его выбор. Ваш отказ был корректным, и вы имели на это право. Не нужно извиняться за то, что защищаете свои границы.
Когда можно пересмотреть отказ
Если сначала вы сказали «нет», но потом передумали — это нормально. Главное — не возвращаться к задаче из чувства вины или потому что «неправильно отказали». Помогать стоит только в том случае, если вы действительно готовы, у вас есть время и вы знаете, что не навредите себе.
Поэтому перед тем, как предложить помощь: проверьте свою нагрузку, оцените, сколько времени вы сможете уделить, и уточните, актуальна ли еще задача. Вот что можно написать: «У меня освободилось два часа, с часу до трех. Если твоя просьба еще в силе, то я могу подключиться в это время».
Не найти времени, чтобы помочь коллегам, не так уж страшно. А вот если вы регулярно не успеваете даже со своими задачами или вам тяжело реагировать на срочные просьбы, возможно, стоит перераспределить рабочую нагрузку. Мы подготовили чек-лист из семи шагов, которые помогут навести порядок в делах и вернуть контроль над временем. Скачивайте в нашем Telegram-канале.
Частые вопросы
Многие боятся отказать руководителю, потому что ждут «санкций»: выговора, грубого отношения, штрафов, плохой оценки на performance review. А иногда мешает давление со стороны коллег: «Все делают, значит, я тоже должен».
Но важно помнить, что вы пришли на работу выполнять свои задачи, которые помогают бизнесу зарабатывать. Это значит, что у вас есть конкретная зона ответственности, по которой вы должны набрать определенные показатели.
Если просьбы от руководителя сильно сбивают вас с курса, то можно поговорить и уточнить, что сейчас важнее: его проблема или ваши задачи.
Если просьба кажется простой, но вы чувствуете, что на вас давят, — это манипуляция. Например, коллеги говорят: «Ты же всегда помогаешь», «Без тебя не справимся», «Это быстро, тебе не сложно». Это делают для того, чтобы надавить на вашу совесть или репутацию. В результате вы соглашаетесь не потому, что хотели, а потому что стыдно отказать.
Чтобы прекратить такое давление, спокойно и четко обозначьте свои границы и объясните, почему отказываете. Стойте на своем, даже если коллеги продолжают манипулировать.
Что в итоге
- Чаще всего люди боятся говорить «нет» из-за психологических установок: «не хочу портить отношения», «боюсь показаться плохим», «могу упустить возможность» и «я просто не умею отказывать».
- Отказ — не эгоизм, а способ соблюдать границы и управлять своей нагрузкой. Вежливое и понятное «нет» не разрушает рабочие отношения, а укрепляет их.
- Чтобы правильно отказать коллегам в помощи, сначала возьмите паузу и поблагодарите за обращение, затем объясните причину отказа, постарайтесь предложить альтернативу и оставьте возможность вернуться к теме.
- После отказа важно сохранить деловые отношения: не поддаваться чувству вины, спокойно обсудить ситуацию, если кто-то обиделся, и при желании вернуться к вопросу позже, если у вас есть на это силы.
