В 2020 году в России появились электронные трудовые книжки (ЭТК). Работники начали выбирать: заводить бумажную и электронную версию документа или полностью переходить на цифровой формат.
Теперь специалистам, которые устраиваются на работу впервые, заводят только ЭТК. Старые бумажные трудовые ведут, но новые больше не выдают. В статье рассказываем, для чего нужна электронная трудовая книжка, кто и как должен ее вести в 2025 году.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка, или ЭТК, — это информация о том, где, когда и в какой должности работал специалист. Данные хранит Социальный фонд России (СФР): работодатель передает в ведомство сведения о сотруднике, а тот может запросить выписку из ЭТК в любое время.
Содержание трудовой в электронном виде не отличается от бумажного варианта. В ней так же пишут информацию обо всех компаниях, где сотрудник работал по трудовому или гражданско-правовому договору.
В электронной трудовой указывают:
- Данные о сотруднике: ФИО, дату рождения, СНИЛС.
- Информацию о работодателе: регистрационный номер в СФР, название, ИНН, КПП.
- Сведения о трудовой деятельности: должности человека, его профессии или специальности, коды выполняемых функций.
- Данные о приеме, переводе или увольнении специалиста: даты и основания приема на работу, перевода на другую должность, причины увольнения.
В ЭТК вносят подробную информацию о местах, где человек работал с 1 января 2020 года. Сведения о трудоустройстве до этого периода указывают в сокращенном виде.
Кто должен вести электронные трудовые книжки
Электронные трудовые книжки ведет СФР, а данные о сотрудниках передают работодатели — компании и индивидуальные предприниматели. Статья 66 ТК РФ требует подавать информацию через форму ЕФС‑1, или «Единую форму сведений». Это нужно делать:
- При найме или увольнении — на следующий рабочий день после оформления приказа.
- При переводе на новую должность, смене названия компании, переходе на ЭТК и других изменениях в кадрах — до 25-го числа следующего месяца.
Если работодатель не передает сведения, допускает ошибку или нарушает сроки, ему грозит штраф 300-500 рублей за каждое нарушение. Чтобы не платить штраф, необходимо подать уточненный бланк.
Отправить ЕФС‑1 можно в бумажном или электронном варианте, если в штате компании меньше десяти человек. Если больше десяти человек — только в электронном виде. Есть два способа отправить форму в цифровом формате:
Через специальную программу от СФР. Для этого нужно войти в личный кабинет на «Госуслугах» и скачать программу «Spu_orb». Чтобы завизировать документы, понадобится усиленная квалифицированная цифровая подпись (УКЭП).
Через оператора ЭДО. Для этого нужно сообщить СФР, что компания будет передавать ЕФС‑1 через оператора. Чтобы отправлять формы через ЭДО, тоже понадобится УКЭП.
Кадровые процессы будут быстрее, если автоматизировать работу с документами. Сделать это поможет Битрикс24 КЭДО. В одном сервисе можно создавать, например, трудовые договоры и отправлять их на подпись новым сотрудникам. А специалисты будут получать уведомления в Битрикс24 и заверять документы с помощью приложения «Госключ» от Минцифры.
Как оформить новую ЭТК
Если специалист устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книги, работодатель обязан ее оформить в электронном виде. Рассказываем, как это сделать.
Шаг №1. Запросите у кандидата документы. Новый сотрудник должен принести паспорт, СНИЛС и ИНН. Также могут понадобиться военный билет, документ об образовании, справка об отсутствии судимости.
Шаг №2. Примите сотрудника на работу. Работодатель должен познакомить сотрудника с локальными документами и подписать трудовой договор. В некоторых компаниях отдел кадров готовит приказ о приеме на работу.
Шаг №3. Заполните ЕФС‑1. Укажите все данные о новом сотруднике, а затем заполните подраздел 1.1. Внесите дату, когда заключили договор. Укажите, что вы нанимаете специалиста, пропишите трудовую функцию и ее код. Номер занятия можно найти в официальном классификаторе.
В «Основания» впишите название и номер документа, по которому вы оформляете сотрудника. Укажите дату, когда заключили договор или подписали приказ.
Шаг №4. Передайте форму в СФР. Сведения надо подать на следующий рабочий день, который идет после даты приказа о приеме или первого рабочего дня сотрудника.
Шаг №5. Сообщите сотруднику, что завели ЭТК. Попросите специалиста по персоналу или бухгалтера объяснить новому работнику, что теперь всю информацию о трудовом стаже можно найти в личном кабинете на портале «Госуслуг».
Рассказать об электронной трудовой книжке можно на онбординге. Он нужен, чтобы сотрудник чувствовал себя увереннее в новой команде: знал, к кому можно обратиться с вопросом и где узнавать про свои задачи. Чтобы грамотно проводить первые встречи, мы подготовили специальный чек-лист. Забирайте его в Telegram-канале.
Как внести сведения в существующую ЭТК
Рассказываем, как передать сведения в СФР, если у сотрудника уже есть электронная трудовая.
- Подготовьте документы. Заранее соберите приказы, распоряжения, которые подтверждают прием, перевод или увольнение. Наименование, номер и дата документа понадобятся для графы «Основание» в отчете.
- Заполните ЕФС‑1. Заполните все нужные графы. Укажите, что изменилось в работе сотрудника или компании, когда и на каком основании.
- Отправьте отчет в СФР. Если вы нанимаете или увольняете сотрудника, сведения необходимо направить в СФР не позднее следующего рабочего дня. Если речь идет о переводе на новую должность, смене названия компании, то есть время до 25-го числа следующего месяца.
СФР проверяет новые данные до десяти дней. Потом отправляет сотруднику уведомление.
Где работнику посмотреть электронную трудовую книжку
Изучать электронную трудовую книжку надо, чтобы у государства были верные сведения о стаже сотрудника. Он влияет, например, на размер пенсии. Есть три способа получить выписку из ЭТК и проверить данные.
На портале «Госуслуг»
Нужно зайти в личный кабинет, открыть «Документы и данные» и в разделе «Работа и пенсии» выбрать услугу «Заказать выписку». Когда она придет, вы получите уведомление.
Электронную выписку можно сохранить, распечатать или отправить по электронной почте. Юридически она равнозначна бумажному документу, потому что на ней будет усиленная квалифицированная электронная подпись СФР.
В МФЦ или отделении СФР лично
Если нужна бумажная выписка, можно обратиться в клиентскую службу СФР или в ближайший МФЦ. Чтобы получить документ, нужно взять с собой паспорт.
У работодателя
Чтобы получить выписку у работодателя, нужно написать заявление в свободной форме. Вы можете указать, зачем вам документ, или не описывать причину. Но в этой выписке у вас будут только данные за период работы в этой конкретной компании.
Частые вопросы
Нет, отказаться от ЭТК нельзя. В повседневной жизни мы называем ее «электронной трудовой книжкой», потому что это удобно. Но по закону ЭТК — это не документ, а сведения в цифровом формате, которые находятся у СФР.
Социальный фонд России хранит данные о любом человеке, который трудится официально. Чтобы их не было, сотруднику нужно работать без оформления или попросить компанию не передавать сведения в СФР. Оба действия нарушают закон.
За трудовые книги в электронном виде в компании обычно отвечает отдел кадров. HR-специалисты оформляют новые книжки, вносят записи о приеме на работу, переводах и увольнениях сотрудников. Они следят за тем, чтобы все записи отвечали законодательным требованиям. Если компания небольшая, этим может заниматься директор или его ассистент.
Главное, чтобы в организации был один сотрудник, который отвечает за кадровые документы. Иначе специалисты могут перекладывать эту обязанность друг на друга, а это ведет к ошибкам. Недочеты могут привести к штрафам.
Что в итоге
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной книжки. Она есть у каждого работника с 2021 года. В ЭТК указываются те же сведения, что и в бумажной трудовой: о работнике, работодателе и трудовой деятельности.
- Работодатель передает сведения о кадровых изменениях в СФР, который обновляет и хранит данные трудовой в электронном виде.
- Чтобы завести электронную трудовую для сотрудника, который впервые устраивается на работу, или внести сведения, компания подает отчет по форме ЕФС‑1.
- Если работник хочет посмотреть электронную трудовую книжку, он может подать заявление на «Госуслугах», лично обратиться в отделение МФЦ или СФР или к работодателю. В последнем случае специалист получит данные только за то время, что работает в компании.
