Когда у бизнеса растет поток клиентов, управлять ресурсами — временем специалистов, автомобилями в аренду, кабинетами и оборудованием — становится сложнее. Контролировать занятость в таблицах или тетрадках оказывается долго и ненадежно.
Справиться с объемами помогает инструмент Бронирование ресурсов в Битрикс24. Он собирает и упорядочивает данные о загруженности специалистов, кабинетов и техники. В статье разбираем, как работает этот сервис, как его настроить и использовать.
Что такое бронирование ресурсов в Битрикс24
Бронирование ресурсов Битрикс24 — это сценарий продажи в CRM. Он связывает услугу, ресурс и время в одном поле карточки сделки.
Ресурс — это все, что компания предоставляет клиенту: автомобиль, кабинет МРТ, время работы мастера. Отдельно в поле можно указать пользователей — сотрудников, которые оказывают услугу. В зависимости от бизнеса компания указывает в карточке ресурсы, пользователей или и то и другое.
Пример. Компания «Колесница» сдает автомобили в аренду. Бизнес предлагает пять машин, которые клиенты могут брать на один, два или три дня. Чтобы управлять ресурсами было удобнее, руководитель Алексей настроил бронирование в CRM Битрикс24.
Как теперь работает компания. В «Колесницу» звонит клиент и говорит, что хочет арендовать Kia Rio на выходные. Менеджер открывает карточку сделки, в поле бронирования выбирает автомобиль и ставит даты — с субботы по воскресенье. Сотрудник сразу видит, свободна ли машина в эти дни.
Если ресурс еще никто не арендовал, специалист создает заявку и бронирует автомобиль. CRM фиксирует запись.Инструмент подходит для разных сфер. Бронирование применяют в таких областях:
- Медицине — управляют занятостью врачей, кабинетов, оборудования для диагностики.
- Индустрии красоты — контролируют загруженность мастеров и процедурных кабинетов.
- Аренде — бронируют автомобили, переговорные, фотостудии.
- Сервисе — управляют загруженностью техники и выездных специалистов.
Заполнять поля бронирования могут менеджеры — когда клиенты звонят или записываются офлайн. Но если настроить форму самозаписи, покупатели смогут оставлять заявки на ресурсы самостоятельно: выбирать услугу, оборудование или специалиста, отмечать время и дату. Такие формы можно размещать на сайтах и в геосервисах, делиться ссылками в соцсетях и мессенджерах. Система будет автоматически фиксировать обращения и уведомлять сотрудников.
Подробнее о том, как работает сервис онлайн-записи и чем он полезен бизнесу, рассказываем в отдельной статье.
Как настроить бронирование ресурсов
Шаг 1. Откройте карточку сделки или лида и создайте поле. Нажмите «Создать поле» и выберите тип «Бронирование ресурсов». Укажите понятное название — сотрудники будут видеть его в карточке.
Шаг 2. Добавьте ресурсы и пользователей. Укажите, что именно клиенты будут бронировать. Ресурсы — это объекты: автомобили, кабинеты, боксы, залы. Пользователи — это сотрудники, которые оказывают услуги: мастера, врачи, тренеры.
Для проката автомобилей достаточно ресурсов. Для салона красоты — пользователей. А для клиники, где важен и врач, и кабинет, понадобятся оба варианта.
Шаг 3. Привяжите услуги. К ресурсу можно добавить список услуг с длительностью каждой. Система рассчитает свободные слоты с учетом этой длительности — клиент не запишется на время, которого не хватит для процедуры.
Шаг 4. Настройте пересечение ресурсов. Этот шаг нужен, когда для одной услуги требуются сразу несколько ресурсов — специалист и кабинет одновременно. Система бронирования ресурсов автоматически проверит, свободны ли все нужные активы, и предложит только подходящие слоты.
Шаг 5. Запретите двойное бронирование. Если каждого ресурса у вас один экземпляр — снимите галочку «Разрешить бронировать занятые ресурсы». Система не даст записать двух клиентов на один автомобиль или кабинет в одно время.
Шаг 6. Включите уведомления. В настройках можно подключить СМС или email-напоминания клиентам перед визитом. Так вы снизите количество пропущенных записей и разгрузите администраторов.
После настройки поле готово к работе — менеджер заполняет его в карточке сделки, и система показывает свободные слоты. Но бывает, что все время занято, а клиент все равно хочет записаться. На этот случай в Битрикс24 есть лист ожидания. Менеджер вносит клиента в список, а когда кто-то отменит бронь — предлагает освободившееся время.
Как отслеживать бронирования в календаре
Все бронирования отображаются в календаре CRM — заходить в каждую сделку не нужно. Чтобы открыть календарь, перейдите в раздел сделок, нажмите «Календарь» рядом с пунктами «Канбан» и «Список», затем выберите «Бронирование ресурсов» и удобный временной интервал.
Календарь показывает все ресурсы сразу: занятые и свободные слоты, длительность каждой записи. При клике на бронь сотрудник видит детали — клиента, услугу, время начала и окончания. Каждая сделка занимает в календаре ровно тот интервал, что указан в поле бронирования.
Если ресурсов много, стоит включать их название прямо в название сделки. Так в календаре сразу видно, какой именно ресурс занят, — без лишних кликов. Прямо из календаря можно перенести запись на другое время, отменить ее или добавить комментарий.
Частые вопросы
Да, менеджеры могут записывать клиентов, которые звонят по телефону или оставляют заявки офлайн. При этом формы самозаписи можно отправлять в мессенджерах или соцсетях, размещать в геосервисах. В этом случае данные будут автоматически подтягиваться в CRM.
Можно добавить клиента в лист ожидания. Как только у специалиста появится свободное время — например, если кто-то отменит запись, — менеджер увидит это в календаре и предложит покупателю свободный слот. Все данные уже в CRM, достаточно связаться с нужным человеком из карточки.
Инструмент Битрикс24 бронирование ресурсов доступен на коммерческих тарифах — «Профессиональный» и «Энтерпрайз». На бесплатном тарифе его нет. В деморежиме можно создать до 100 событий, после чего инструмент станет недоступен. Мы сравнили актуальные тарифы в нашей статье.
Что в итоге
- Бронирование ресурсов в Битрикс24 — это сценарий продажи в CRM. Он связывает услугу, ресурс и время в одном поле карточки сделки.
- Ресурсом может быть что угодно: автомобиль, кабинет, оборудование, рабочее место мастера. Отдельно можно указать пользователей — сотрудников, которые оказывают услугу.
- Настроить инструмент можно за шесть шагов. Создайте поле в карточке сделки, добавьте ресурсы и пользователей, привяжите услуги, настройте пересечения и двойное бронирование.
- Бронировать ресурсы могут и менеджеры, и сами клиенты. Сотрудники заполняют поле в карточке сделки. Покупатели оставляют заявки через формы самозаписи на сайте, в мессенджерах или геосервисах.
- Все бронирования отображаются в календаре CRM. Заходить в каждую сделку не нужно — календарь показывает занятые и свободные слоты по всем ресурсам сразу.
- Если нужный ресурс занят, клиента можно добавить в лист ожидания. Когда слот освободится, менеджер сможет предложить время покупателю.
