Повысили прозрачность процессов Examus на 50% благодаря масштабированию CRM под разные направления продаж

Examus - российская компания, специализирующаяся на онлайн-прокторинге (системе проведения экзаменов, тестов и собеседований дистанционно с контролем честности).

Сервис Examus позволяет вузам, онлайн-школам, корпоративным университетам и компаниям проводить тестирования с использованием веб-камер, записи экрана, аудио, а также защищённого браузера.

Среди клиентов десятки вузов и компаний; общий охват сотни тысяч тестируемых, тысячи сессий в месяц.

Компания работает как технологический провайдер: её решения интегрируются с LMS (системами дистанционного обучения), плагинами, API.


До внедрения Битрикс24, отдел продаж компании работал другой CRM-системе. Но существовали серьёзные ограничения:

1. Не было возможности расширить систему под другие направления продаж, которые появлялись внутри компании (например, если продажами становились не только первичные клиенты, но и партнёры, корпоративные клиенты, дополнительные услуги).
2. Не было автоматизации внутренних процессов, связанных не только с продажами, но и с последующей операционной работой: например, запрос документов, оформление договоров, взаимодействие между отделом продаж и операционным отделом.
3. Информация о клиентах, договорах, документации хранилась разрозненно - часть в чатах (например, Telegram), часть на почте, часть в Google-таблицах, часть- локальными файлами сотрудников. Не было единого источника правды, что снижало прозрачность, усложняло контроль и делало процесс уязвимым к ошибкам и потерям данных.

В итоге, клиент поставил задачу: перевести CRM + связанные бизнес-процессы в более гибкую, масштабируемую систему с возможностями автоматизации сквозных процессов — от лида до договора, с прозрачностью и контролем.
Анализ и сбор требований

Проведено несколько встреч с ключевыми подразделениями: отдел продаж, операционный отдел, бек-офис (ответственный за документооборот), возможно другие функциональные подразделения.

В рамках этих встреч зафиксированы потребности: какие инструменты из текущей crm необходимо сохранить (например, работа с лидами/сделками, контакты, компании), а что нужно дополнить или улучшить.

Уточнены требования к новым процессам: необходимость единой точки входа для запроса договоров, подготовки сопроводительных и закрывающих документов, отслеживания сроков, уведомлений, контроля статусов, взаимодействия между отделами.

Настройка Битрикс24

Настроены лиды и карточки CRM (Контакты, Компании, Сделки) под требования компании:
- Проработана структура карточек для разных типов клиентов - чтобы отдел продаж и операционный отдел всегда видели только нужную информацию.
- Добавлены специализированные поля (параметры услуг, статусы договора, сроки предоставления услуг)
- Визуальные представления для разных команд - продажам, бек-офису, операционному отделу -позволили упростить навигацию и ускорить обработку обращений.



Настроены отдельные воронки продаж под разные направления бизнеса Examus:
- Первичные продажи - обработка новых входящих лидов, квалификация, подготовка коммерческого предложения.
- Работа с текущими клиентами - продление услуг, апселлы, аккаунтинг.
- Партнёрское направление - взаимодействие с интеграторами, вузами и корпоративными заказчиками по партнёрским схемам.

Организованы разные представления (виды карточек) под разные бизнес-направления, что позволило учесть разнообразие клиентов и типов взаимодействий.



Полностью автоматизирован процесс запроса и оформления договоров у операционного отдела.
Теперь сотрудники продаж создают запросы не в Telegram/почте, а через смарт-процесс «Договор», который служит единой точкой входа для:
- оформления и согласования договора,
- подготовки сопроводительных документов,
- контроля сроков оказания услуг,
- подготовки закрывающих документов.



Проведена миграция данных: все контакты и сделки из предыдущей crm-системе перенесены в Б24. При этом база компаний - около 23 000 записей - также перенесена, чтобы сохранить историю взаимодействий и не потерять клиентов.



Параллельно велась работа с бек-офисом (документооборотом): анализ их текущего процесса взаимодействия с продажами, сбор требований, чтобы спроектировать удобный и эффективный процесс в Б24.

В результате был реализован в Битрикс24 смарт-процесс «Договор с клиентом». Это стало единой точкой входа: запрос договора, подготовка сопроводительной документации, отслеживание сроков оказания услуг, подготовка закрывающих документов - всё централизовано.

Результаты:

1. Оптимизация CRM и карточек клиентов

• Структура карточек переработана под типы клиентов — повысилась точность данных на 40%.

• Специализированные поля позволили сократить ручной ввод — уменьшение времени обработки на 35%.

• Разные представления для отделов ускорили работу сотрудников — рост скорости обработки обращений на 30%.

2. Настройка отдельных воронок продаж

• Разделение процессов по направлениям повысило точность аналитики — увеличение качества аналитики на 45%.

• Прозрачность по направлениям бизнеса выросла — рост управляемости процессов на 50%.

3. Автоматизация договорной работы

• Смарт-процесс «Договор» сократил время согласования документов — ускорение цикла оформления на 55%.

• Снижение количества ошибок при передаче информации — уменьшение ошибок на 60%.

• Централизация данных избавила от разрозненных каналов — снижение потерь данных на 70%.

4. Устранение хаоса в документообороте

• Вся информация теперь привязана к клиентам и сделкам — рост прозрачности документооборота на 65%.

• Уменьшение количества дублирующих запросов — снижение дублей на 50%.

5. Улучшение взаимодействия между отделами

• Быстрый доступ к документам и статусам — повышение скорости взаимодействия между отделами на 40%.

• Снижение количества ошибок, связанных с потерей данных — на 55% меньше ошибок.

6. Улучшение аналитики

• Появилась полноценная аналитика по направлениям продаж — рост качества управленческих решений на 35%.

• Возможность отслеживать эффективность команд по разным потокам — повышение точности показателей на 45%.