Внедрение коробочной версии для фонда социальных инвестиций

«Родные города» — так называется программа социальных инвестиций компании «Газпром нефть». 

Она объединяет серию проектов, направленных на повышение качества жизни в регионах деятельности компании. В основе программы — очень простая идея: люди, живущие в небольших городах, имеют право на комфортную городскую среду точно так же, как жители мегаполисов. А еще — на доступ к образовательным, культурным, спортивным проектам.

Задачи на внедрение:

1. Организовать автоматизированную работу сотрудников, участвующих в грантовом конкурсе:

• Разработать стандартные бизнес-процессы

• Настроить автоматическое взаимодействие между подразделениями

• Обеспечить четкое распределение обязанностей

2. Реализовать личный кабинет для участников конкурса с функциями:

• Централизованного доступа к информации

• Интеграции информации из смежных систем

• Отображения актуальных данных по заявкам

3. Настроить систему мониторинга и оценки, включающую:

• Контроль выполнения этапов работы

• Анализ эффективности процессов

• Оценку эффективности участников конкурса

4. Модернизировать личный кабинет грантополучателя:

• Оптимизировать функциональные возможности

• Повысить удобство работы 

5. Создание и интеграция с личным кабинетом обучающей системы для грантополучателей в процессе реализации грантового конкурса. 

Работы по внедрению CRM:

• Произведена интеграция с 1С-Битрикс Управление сайтом;
• Настроен личный кабинет для менеджера и грантополучателя;
• Развернута виртуальная машина;
• Настроены основные воронки и бизнес-процессы;
• В зависимости от стадий и условий добавлены роботы;
• Настроены SMTP серверы для эффективного взаимодействия с грантополучателем посредствам почтовых каналов;
• Добавлены новые смарт-процессы и инфо-блоки;

В области CRM была произведена доработка — разработка активити для отправки исходящих веб хуков в виду невозможности использования стандартного функционала для исходящих веб хуков.

Также настроены триггеры и роботы, отчеты по аналитике продаж. 

Дополнительные настройки сценариев работы с CRM:

В виду невозможности использования стандартного функционала для исходящих веб хуков разработана активити для отправки исходящих веб хуков.

• Для сущностей лид и сделка настроены роботы и триггеры, позволяющие менеджерам и грантополучателям оперативно получать оповещения о новых данных и изменениях в заявке.
• Для сущностей сделка настроены воронки и туннели продаж в соответствии с этапами согласования заявок заказчика.
• В зависимости от перемещения сделки по воронке продаж настроены необходимые роботы, позволяющие автоматически ставить задачи ответственному менеджеру.

В результате внедрения коробочной версии Битрикс24 нам удалось кардинально улучшить процесс проведения грантового конкурса.

Главным достижением стала полная автоматизация работы с заявками - теперь система сама распределяет их между менеджерами по регионам, отправляет уведомления и контролирует сроки выполнения, что позволило минимизировать ручной труд и ускорить обработку. Для участников мы создали удобный личный кабинет, где они могут отслеживать статус заявки, загружать документы и получать автоматические оповещения, при этом многие поля заполняются автоматически, что сократило количество ошибок. Особое внимание уделили аналитике - теперь руководство в реальном времени видит все этапы работы, может оперативно выявлять проблемные места и оценивать эффективность сотрудников. Дополнительно мы доработали интерфейс личного кабинета, сделав его максимально интуитивно понятным, и интегрировали обучающие материалы прямо в систему, чтобы участники могли сразу знакомиться с требованиями. Автоматические напоминания и система контроля сроков полностью исключили возможность пропуска важных этапов.

В итоге мы получили прозрачный, быстрый и удобный для всех участников процесс, где сотрудники сосредоточены на важных задачах, а грантополучатели имеют простой и понятный инструмент для взаимодействия.