Автоматизировали процессы для поставщика оборудования ДИС

ООО «ДИС» нуждалось в решении, которое позволяло бы

·         Оперативно обрабатывать заявки, поступающие из различных источников.

·         Раздельно вести сделки по заявкам клиентов и по участию в тендерах.

·         Своевременно осуществлять закупку необходимого оборудования и комплектующих.

·         Оптимизировать процесс согласования договоров с поставщиками.

·         Упростить процессы внутреннего согласования документов.

·         Оперативно отслеживать процессы сбора закрывающих документов и, по возможности, автоматизировать и ускорить эти процессы.

Первичная настройка

·         Настроили структуру компании и права доступа.

·         Внедрили CRM и настроили воронки продаж.

·         Автоматизировали повторяющиеся процессы.

·         Настроили шаблоны документов.

·         Настроили процессы «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку», «Счет на оплату (Реестр оплат)», «Реестр долгов по документам», «Входящие документы», «Внутреннее согласование» и «Согласование договоров»

·         Провели обучение и консультации сотрудников по использованию системы.

Воронки продаж

·         Настроили воронки продаж по направлениям «Продажи» и «Тендеры»

·         Настроили вспомогательную воронку «Закупка»

·         Настроили роботов и бизнес-процессы, обеспечивающие автоматизацию повторяющихся действий.

·         В направлении «Тендеры» учтены возможность переторжки, продления и дозапроса.

Бизнес-процессы

·         РЕЕСТР ДОЛГОВ ПО ДОКУМЕНТАМ представляет собой динамический список с управляющими бизнес-процессами для контроля за сбором закрывающих документов. Элементы списка частично формируются из процесса «Реестр оплат», частично из сделок. Смена статуса элемента зависит от связанного с ним элемента процесса «Входящие документы». Еженедельно по выборке незакрытых долгов отправляется запрос контрагентам. При этом запрос отправляется в разрезе юридических лиц Заказчика, связанных с долгом: одно письмо, содержащее список долгов,  на одно юридическое лицо.

·         ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ представляет собой динамический список с управляющими бизнес-процессами для ведения реестра входящих документов и их связи с долгами по документам.

·         ВНУТРЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ представляет собой динамический список с управляющими бизнес-процессами для согласования документов внутри компании по очереди согласующих, устанавливаемой при создании элемента списка.

·         СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ представляет собой динамический список с управляющим бизнес-процессом со статусами для согласования договоров и протоколов разногласий с контрагентами. Внутренний цикл согласования задействует менеджера, юридическую службу, финансового директора и генерального директора. При этом документ может проходить цепочку согласований многократно. А именно, не получив одобрения последовательно от юридической службы и менеджера, документ не попадает финансовому директору, а без его подтверждения – генеральному. И только после того, как утвердили все, документ отправляется на согласование контрагенту.

·         Увеличилась скорость обработки заказов.

·         Сократилось количество забытых и потерянных клиентов.

·         За счет автоматизации сократились затраты ресурсов на согласования и получение документов.

·         Процессы компании стали более прозрачными и управляемыми.