CRM для отдела коммерческой недвижимости АО «Специализированный застройщик «ДСК»
Крупный застройщик «ДСК» занимается строительством недвижимости в Черноземье и на юге России. В составе холдинга есть управляющая компания «Инвестлайн», которая сдает в аренду и обслуживает сотни площадей в жилых комплексах, торговых и бизнес-центрах.
Отдел, занимающийся заключением договоров аренды, не был оцифрован. Сотрудники формировали документы и контролировали обязательства вручную, а для выставления счетов арендаторам отправляли запросы в бухгалтерию по электронной почте.
В инженерной службе не была организована проектная работа. У застройщика десятки объектов в разных районах города, требующих регулярного обслуживания. Каждая задача инженеров требует много времени на подготовку: сбор документов, изучение истории обслуживания, предварительная планерка с коллегами. Однако у них не было наглядной информации о количестве заявок, проблемах и ранее проведенных работах, что затрудняло контроль и планирование. Документы хранились в разных местах, что замедляло поиск нужной информации. В некоторых случаях инженерам приходилось ехать за бумагами в головной офис.
Задачи клиента
-
Ускорить обработку лидов и согласование документов для аренды в коммерческом отделе.
-
Упорядочить работу со сделками в части бронирования объектов, заключения договоров и контроля сроков аренды.
-
В режиме реального времени обновлять информацию о недвижимости на сайте, исключив повторный ввод данных.
-
Для инженерной службы, фиксировать все заявки и работы по объектам, включая историю обслуживания и прогресс выполнения.
-
Ускорить взаимодействие инженеров по задачам и контролировать сроки их реализации.
-
Организовать проектную работу и централизованно хранить всю информацию и документы по объектам.
С нуля внедрили Битрикс24. На первом этапе мы организовали проектную работу для инженерной службы. На втором этапе оцифровали управление сделками по аренде недвижимости для коммерческого отдела. В настоящее время на портале зарегистрировано около 70 сотрудников.
Коммерческий отдел занимается сдачей в аренду коммерческой недвижимости и ведёт все контракты. Чтобы организовать работу отдела мы:
- добавили пользователей на портал;
- подключили IP-телефонию для фиксации и записи звонков;
- перенесли информацию об объектах недвижимости в каталог товаров в Битрикс24;
- создали уникальные поля в карточках сделок;
- настроили автоматическую генерацию коммерческих предложений и договоров;
- выполнили интеграцию, которая позволяет автоматически выгружать объекты на сайт;
- настроили воронки согласования документов и сделок.
Каталог объектов недвижимости
Предложили заказчику систематизировать информацию о недвижимости в блоке «Товары» в Битрикс24. Карточки товаров позволяют вносить подробные описания, характеристики, фотографии и цены, синхронизируя их с сайтом. Для детализации данных создали дополнительные поля: «тип здания», «категория коммерческого объекта», «тип планировки», «ремонт» и другие. Это облегчает фильтрацию и поиск позиций, делая каталог более информативным.
Поля в карточках сделок
Карточки сделок адаптировали под специфику компании: добавили блок «Коммерческие условия» с арендной ставкой, НДС, размером эксплуатационного платежа, порядком оплаты коммунальных услуг и другими деталями для заключения контракта. В блоке «Дополнительные данные» – информация о типе помещения, торговом месте, товарной категории (виде деятельности арендатора), площади и других характеристиках.
Интеграция с сайтом
Используя раздел «Товары» в Битрикс24, настроили автоматическую выгрузку объектов на сайт. Это упростило обновление информации для сотрудников, а пользователи всегда видят актуальные предложения.
Сотрудники работают только в Битрикс24. Например, если в CRM объект бронируется для аренды, то эта позиция автоматически скрывается на сайте. Менеджерам не нужно заходить в административную панель и дублировать действия.
Также внедрили CRM-формы на сайте и синхронизировали их с Битрикс24, чтобы онлайн-заявки потенциальных клиентов попадали в воронку продаж.
Воронки лидов и сделок
Настроили воронки для обработки заявок и управления договорами аренды.
Воронка согласования договоров предназначена для обработки лидов. Обращения с сайта попадают на стадию «Новая заявка».
В этой воронке также:
- Система автоматически формирует коммерческое предложение с конкретной суммой.
- Объект резервируется в CRM и становится недоступен на сайте и в системе.
- Генерируется договор аренды и запускается бизнес-процесс согласования документа.
- Исполнителю ставится задача на подготовку счёта и подписание документов с арендатором.
Мы настроили воронку сделок, где каждая стадия соответствует конкретному объекту недвижимости, например, торговому или бизнес-центру, рынку или уличной точке. Сделка — это контракт на аренду помещения или площади.
Все действующие соглашения сгруппированы по объектам в соответствующих колонках. Это позволяет легко отслеживать суммы договоров, контролировать сроки окончания аренды и заранее составлять документы для продления соглашений.
Автоматическая генерация документов
Автоматизировали создание коммерческого предложения и договора аренды . Предложение генерируется в воронке согласования при переходе лида на соответствующую стадию, информация загружается из полей в карточке лида.
Далее формируется договор и запускается бизнес-процесс внутреннего согласования. В CRM можно отследить время на согласование и узнать, кто его одобрил или отклонил.
Проектная работа для инженеров
Мы внедрили проектный подход к обслуживанию объектов: создали группы, проекты и задачи.
Система позволяет видеть текущие заявки по объектам, контролировать исполнение и сроки, историю обращений и работ, а также дедлайны. Это помогает отследить цикличность проблем и выявить нарушения эксплуатации или некачественный ремонт.
В Битрикс24 инженерная служба хранит всю информацию и документы по объекту: технические паспорта, планы помещений, акты обследований, дефектные ведомости, счета и другие важные файлы. Ответственный инженер добавляет их на общий Диск, настраивает права доступа и привязывает к проекту или задаче.
Теперь каждый сотрудник имеет быстрый доступ к информации, которая раньше была разбросана по разным местам. Любой из них открывает файл на своём смартфоне, находясь в дороге или на объекте, что значительно ускорило рабочий процесс и помогло сократить количество бумаг.
-
Ускорили обработку лидов и согласование документов в коммерческом отделе. Благодаря настройке воронки согласования в Битрикс24, теперь заявки на аренду автоматически регистрируются в CRM, что сократило время реагирования на обращения. Документы по сделке генерируются за пару секунд (вместо 5-10 минут при ручном оформлении). Далее они отправляются на согласование по заданному алгоритму. Это упростило подготовку документов и увеличило скорость их одобрения между отделами.
-
Реализовали возможность в реальном времени обновлять информацию о недвижимости на сайте. За счёт интеграции Битрикс24 с сайтом, управление карточками товаров происходит в CRM. Сотрудники больше не тратят время на редактирование описаний и статусов в административной панели. Все изменения происходят в Битрикс24, а информация обновляется на сайте автоматически.
-
Упорядочили работу со сделками в части бронирования объектов, заключения договоров и контроля сроков аренды. Настроенная воронка сделок позволила наглядно отслеживать даты и суммы договоров аренды по 900 сделкам. Вручную это было бы невозможно.
-
Организовали проектную работу и централизованное хранение информации и документов по объектам. Благодаря блоку «Проекты и задачи» инженерная служба фиксирует заявки и работы по объектам в Битрикс24 и контролирует сроки их выполнения. Это позволяет отслеживать цикличность проблем и планировать график обслуживания недвижимости. Также на Диске отдел хранит все данные по объектам в единой системе. Это сократило количество бумажных документов и сэкономило время на сбор информации. Инженеры могут получить доступ к данным с любого смартфона, даже находясь на объекте, и тратить минимум времени на поиск.
Директор УК «Инвестлайн»
«У нас не было альтернативы, кроме Битрикс24. Мы не рассматривали отраслевые CRM-системы из-за их стоимости и разнообразия настроек у разных разработчиков. На старте проекта нам были важны быстрая коммуникация и доступ к документам, учитывая множество объектов по всему городу. Со временем мы оценили дополнительные инструменты: это CRM для коммерческого отдела и оптимизация проектной работы для инженеров».
