Специалисты могут держать задачи в головах, чатах или записных книжках. Но такой подход часто приводит к хаосу: сотрудники забывают о делах, теряют важные детали и срывают сроки. Сложно контролировать проекты, когда вся информация находится в разных местах и команды не знают, кто чем занимается.
Снизить риски помогают таск-менеджеры — программы, в которых ставят задачи, назначают исполнителей и устанавливают дедлайны. В этой статье мы рассказали об их особенностях и собрали топ инструментов.
Что такое таск-менеджер
Таск-менеджер — это инструмент, который сохраняет все задачи, которые нужно выполнить. В нем описывают, что необходимо сделать, когда важно получить результат, и кто должен это сделать.
Программа помогает управлять проектами и настраивать бизнес-процессы. Руководитель и команда фиксируют все дела в одном месте, загружают туда всю информацию о задачах, устанавливают сроки и ответственных. Таск-трекер сохраняет все действия участников проекта, а также показывает, какие изменения вносили в карточки.
Обычно таск-менеджер выглядит как набор карточек — отдельных пространств, в которых описывают задачи. В карточках указывают детали работы, прикрепляют файлы, оставляют комментарии и договариваются о сроках.
Просматривать все дела можно по-разному: списком, диаграммой ГантаСхемой, на которой задачи отображаются на временной шкале. Диаграмма показывает, в каком порядке и в какие сроки нужно выполнять работы или другими способами. Например, редакция Журнала Битрикс24 работает на канбан-доске. Каждая статья движется по колонкам — от момента, как редактор ставит задачу автору, до этапа публикации. Таск-менеджер показывает команде, на каком шаге находится каждый текст и кто за него отвечает. В результате все знают, к кому можно обратиться, если материал задерживается.
Как выбрать подходящий таск-менеджер
Чтобы выбрать подходящий инструмент для команды, важно учесть несколько критериев.
1. В таск-менеджере есть все функции, которые нужны команде. Кроме стандартных возможностей вроде постановки задачи, современные программы могут предлагать AI-ассистентов, системы аналитики и другие функции. Подумайте, какие модули упростят жизнь вам и вашим сотрудникам, и ищите сервис, который предлагает все эти опции.
Обратите внимание, есть ли у сервиса мобильное приложение. С ним команда сможет оставаться на связи и контролировать процессы в любое время.
2. Таск-менеджер может расти вместе с командой. Вам должно быть просто добавлять новых пользователей, создавать проекты для разных отделов и подключать дополнительные функции.
3. Сервис можно связать с другими бизнес-инструментами. Узнайте, можно ли подключить инструмент к сервисам, которыми уже пользуется ваша команда: почту, календарь, CRM, мессенджер. Это упростит рабочие процессы и объединит нужные программы в единое пространство.
На рынке есть решения, которые объединяют все нужные инструменты для бизнеса. Например, таск-трекер Битрикс24 бесшовно связывается с CRM, календарем, почтой. В мультипространстве для работы также есть мессенджер, КЭДО, сервис для видеосвязи Синк AI, AI-ассистент и даже ИИ-агент.
Удобно один раз установить и больше не выбирать сервисы. Попробуйте бесплатно.4. Таск-менеджер можно оценить бесплатно. Многие разработчики предлагают пробный период. Перед покупкой протестируйте приложение на реальных задачах вашей компании и оцените, удобно ли в нем работать.
Какие таск-менеджеры использовать, чтобы вести задачи
Мы собрали топ таск-менеджеров, которые могут использовать разные команды. Разобрались в их функциях и оценили интерфейс.
Битрикс24
Российский сервис №1 в топе таск-трекеров CNewsMarket. В Битрикс24 можно фиксировать задачи и распределять их между сотрудниками, вести проекты по Agile-методологиям, настраивать напоминания и контролировать, сколько времени ушло на каждое дело.
При этом в основе таск-менеджера лежит коммуникация. Он помогает командам быстро делиться информацией и строится на трех принципах.
Принцип №1. Таск-менеджер бесшовно связан с другими инструментами для автоматизации бизнеса. Благодаря этому команды могут общаться и работать в едином окне — в мессенджере, CRM, КЭДО, складском учете и других сервисах.
Принцип №2. Задачи рождаются из общения. Команды часто обсуждают рабочие вопросы в чатах. Чтобы договоренности не терялись, кому-то приходится выделять время и фиксировать их. В Битрикс24 эту обязанность можно доверить ИИ-ассистенту. Нейросеть сама изучит разговоры коллег, определит поручение и зафиксирует договоренности.
Принцип №3. Команда легко передает информацию в чатах. В задачах собирают нужные файлы, ставят напоминания, оформляют чек-листы, назначают наблюдателей и общаются в чатах. Сотрудники быстро обмениваются нужными данными, а не ищут детали по разным местам.
При этом диалоги по каждой задаче находятся в мессенджере на отдельной вкладке. Благодаря этому можно легко и быстро просмотреть десятки поручений, обсудить и согласовать важные детали. Для этого не нужно отдельно переходить в каждый проект.
Особенности. Битрикс24 помогает штатным командам безопасно работать с подрядчиками. Для этого есть инструмент Битрикс24 Коллабы — пространство для работы с внешними специалистами. Через него можно подключить подрядчиков или фрилансеров: они увидят только те задачи и файлы, которые касаются их работы, но не получат доступ к внутренним данным.
Сколько стоит. Создать Битрикс24 для компании можно бесплатно. В нем будет таск-менеджер без ограничений по количеству задач и пользователей. Также бизнес получит CRM, мессенджер и другие инструменты.
Базовый тариф за 2490 рублей при оплате за месяц открывает доступ к интеграциям с CRM, календарем и почтой. А тариф «Стандартный» и выше предлагают продвинутые инструменты, чтобы управлять проектами, например возможность создавать подзадачи, добавлять наблюдателей и создавать чек-листы с ответственными за каждый пункт.
Trello
Таск-менеджер для тех, кто любит работать по методологии Kanban. Здесь задачи оформляются в карточки, которые можно перемещать между колонками в зависимости от статуса работы. Внутри каждого дела можно добавлять чек-листы, размечать приоритеты цветными метками, прикреплять файлы, назначать сроки и ответственных, а также обсуждать задачи в комментариях.
Trello легко связывается с другими инструментами, например: Google Drive, GitHub, Figma. Для этого существуют специальные модули Power-Ups. Они расширяют возможности сервиса.
Особенности. Trello предлагает много шаблонов для различных команд. Можно настроить доску для маркетинга или проект, чтоб организовать мероприятие. Также пользователи могут создавать собственные шаблоны и делиться ими с коллегами.
Сколько стоит. Команды могут использовать Trello бесплатно: пользователям будут доступны десять досок, некоторые возможности автоматизации и мобильное приложение. Если нужно больше функций — например, искусственный интеллект, — придется купить подписку. Стоимость начинается от шести долларов.
В 2023 году Trello ушел из России. Оплатить сервис картой российского банка не получится.
Todoist
Todoist попадает в топ таск-трекеров для тех, кто привык работать со списками. Интерфейс минималистичный: пользователи сразу видят, что нужно сделать сегодня, что запланировано на завтра и какие есть задачи без срока.
В сервисе можно группировать задачи по проектам, выделять их — например, ставить отметку @личное или @работа — и фильтровать списки поручений по нужным параметрам.
Также в таск-менеджере есть функция интеллектуального ввода. Например, если написать «созвон завтра в 15:00 #работа @клиент», система сама поставит задачу на нужный день, привяжет к проекту и выделит дело нужной меткой.
Особенности. В Todoist есть система мотивации — «Карма». Сервис выдает баллы за задачи, которые выполняют пользователи. Чем больше очков набирает человек, тем выше его уровень.
Сколько стоит. Бесплатный тариф в Todoist позволяет создавать до пяти проектов, ставить напоминания и подключать календарь. Если нужно больше возможностей и помощь искусственного интеллекта, придется выбрать платный тариф. Стоимость начинается от четырех долларов в месяц — оплатить можно с карты зарубежного банка.
Pyrus
Российская платформа для автоматизации бизнес-процессов и управления задачами. Один из инструментов Pyrus — таск-менеджер, который строится по логике мессенджера. Каждая карточка выглядит как диалог, в котором сотрудники переписываются, прикрепляют файлы и отмечают статус.
В Pyrus также есть возможность отображать все задачи в виде списка, диаграммы Ганта или канбан-доски. Можно перемещать карточки между статусами, оценивать объем работы и распределять нагрузку между сотрудниками так, как удобно.
Еще в таск-менеджере есть раздел для базы знаний по каждому проекту. Пользователи могут описывать, над чем работает команда, и загружать нужные документы.
Особенности. У каждого пользователя есть личный список задач — входящие. Это набор дел, которые требуют внимания. Человек может открыть раздел и увидеть, что нужно сделать в ближайшее время. Разработчики рекомендуют начинать каждый день с проверки входящих и стремиться к тому, чтобы список был пустым.
Сколько стоит. Работать в Pyrus можно бесплатно: пользователям дают завести до 50 задач. Платные тарифы открывают больше возможностей. Стоимость начинается от 415 рублей в месяц за человека. Оплатить можно с карты российского банка.
YouGile
Российский сервис, который совмещает канбан-доску и мессенджер. Проекты можно организовать по клиентам и отделам, в задачах — добавлять подзадачи, чек-листы и обсуждения.
Внутри сервиса есть шаблоны для регулярных процессов, можно создать структуру отдела и каждому сотруднику присвоить определенную роль, например администратора, наблюдателя или исполнителя.
Особенности. YouGile предлагает гибкую систему аналитики: руководители могут создавать отчеты по исполнителям, срокам, статусам и проектам. Также есть сводки задач, которые помогают быстро оценивать текущую ситуацию и находить проблемы.
Сколько стоит. Команды до десяти человек могут работать в YouGile бесплатно и без ограничений. Компаниям, в которых больше сотрудников, нужно выбрать платный тариф. Стоимость начинается от 495 рублей в месяц.
Частые вопросы
Лучшие иностранные таск-трекеры вроде Trello и Todoist открываются в России. В них можно зарегистрироваться и планировать дела. Но есть ограничения.
Зарубежные сервисы не получится оплатить картой российского банка. Кроме того, законодательство запрещает компаниям обрабатывать данные на оборудовании за пределами страны. Это означает, что бизнес не может использовать зарубежные инструменты, когда работает с информацией клиентов, сотрудников или партнеров.
Для работы с чувствительными данными безопасно выбирать российские решения вроде Битрикс24, Pyrus или YouGile — они отвечают законодательству.
Да, и многие так делают. Если вы записываете дела на бумаге или в заметках телефона, рано или поздно они теряются.
В программах из топа бесплатных таск-менеджеров можно завести отдельные списки, например: «Дом», «Работа», «Покупки», «Планы на выходные». Внутри удобно ставить напоминания и отмечать приоритеты.
Такой формат подходит тем, кто любит «геймифицировать» жизнь. Когда разбиваете дела на подзадачи и отмечаете прогресс, видите, как двигаетесь к цели. А еще это помогает не держать все в голове и освобождает силы для важных решений.
Что в итоге
- Лучшие таск-менеджеры помогают командам не терять задачи, контролировать сроки и держать всю информацию в одном месте. Когда сотрудники фиксируют дела в едином пространстве, а не в головах или разрозненных чатах, проекты движутся быстрее и качественнее.
- При выборе сервиса проверьте, есть ли в нем все нужные функции, где находятся серверы и можно ли интегрировать его с другими бизнес-инструментами.
- Обязательно протестируйте таск-менеджер на реальных задачах компании перед тем, как оплатить тариф.
- В топ таск-менеджеров попадают Битрикс24, Trello, Todoist, Pyrus и YouGile.
