Компании строят планы на месяц, квартал или год: ставят цели по продажам, рассчитывают прибыль, учитывают расходы на маркетинг. Однако реальность часто расходится с прогнозами. Например, выручка оказывается меньше, а на рекламу приходится тратить больше.
Чтобы вовремя замечать отклонения от целей, руководители используют план-фактный анализ. В статье разбираемся, что это за метод и как применять его на практике.
Что такое план-фактный анализ
План-фактный анализ — это метод, который показывает, насколько реальные результаты компании отличаются от запланированных. Бизнес сравнивает цели с тем, что получилось на практике, изучает отклонения.
Анализ применяют в разных отделах компании. Менеджеры по продажам сравнивают плановую и фактическую выручку, проверяют, сколько сделок закрыли из запланированных и какой средний чек получился. Маркетологи смотрят, уложились ли в бюджет на рекламу, сколько хотели потратить и сколько вышло на деле. Финансисты сопоставляют прогнозы с реальностью по всем направлениям.
Пример. Компания «Ремонт-Сервис» планировала в сентябре заключить 50 сделок на ремонт квартир и получить выручку три миллиона рублей. В октябре руководитель отдела продаж провел план-фактный анализ.
Оказалось, что бизнес получил только 38 новых клиентов, которые принесли два миллиона рублей. Руководитель обратил внимание на разницу и решил разобраться в причинах.
Он изучил записи звонков и поговорил с командой. Оказалось, что три дизайнера и еще четверо мастеров ушли в отпуск одновременно, поэтому сроки ремонта увеличились на несколько недель. Часть клиентов не стала ждать и обратилась к конкурентам.Битрикс24 помогает компаниям добиваться целей и выполнять планы: фиксируйте задачи, управляйте командой и отслеживайте результаты в одной системе.
Зачем проводят план-фактный анализ
План-фактный анализ помогает вовремя замечать проблемы и находить решения. Разбираемся, какие задачи бизнеса он позволяет решать.
Вовремя замечать проблемы
Когда бизнес не отслеживает прогресс, он может не заметить, что план срывается. Анализ показывает реальную ситуацию, помогает заметить проблему и исправить ее до того, как станет поздно.
Пример. Интернет-магазин одежды «Грация» планировал в октябре продать 2000 единиц товара. К середине месяца клиенты купили только 800 единиц. Владелец компании Иван увидел отставание и запустил дополнительную рекламную кампанию.
В итоге за вторую половину месяца продажи достигли 1300 единиц — магазин даже перевыполнил план на 5%. Если бы Иван вовремя не провел анализ и не заметил проблему, компания могла потерять часть выручки.Корректировать стратегию
Если результаты регулярно отклоняются от плана, значит бизнесу стоит поменять подход к стратегии. Возможно, руководители ставят слишком амбициозные цели или не видят узкие места в процессах. План-фактный анализ дает основу, на которую можно ориентироваться, чтобы скорректировать подход.
Пример. Мебельная компания «Кресло» сменила поставщика, чтобы сократить себестоимость продукции на 10%. Через три месяца руководитель Сергей провел план-фактный анализ. Оказалось, что себестоимость снизилась только на 4%.
Сергей изучил детали и выяснил: новое сырье обрабатывать сложнее — мастера тратят на него больше времени. В итоге компания расходует сэкономленные средства на оплату трудовых часов.
Тогда руководитель решил пересмотреть стратегию. Компания вернулась к прежнему поставщику и отправила мастеров на курсы повышения квалификации.Планировать с более высокой точностью
Чем чаще компания проводит план-фактный анализ, тем точнее составляет прогнозы. Данные за прошлые периоды показывают реальную картину: какие цели команда выполняла легко, а до каких результатов добивались с трудом.
Со временем бизнес начинает планировать с опорой на прошлые цифры. Это помогает избежать двух крайностей: не ставить нереальные цели, до которых команда не сможет дотянуться, и не занижать планку, когда сотрудники могли бы добиться большего.
Пример. Магазин «Логистика плюс» продает грузовики корпоративным клиентам. В январе владелец Алексей поставил отделу продаж амбициозную цель — 500 сделок за месяц. Команда из пяти человек выбилась из сил, но закрыла только 320 продаж.
Алексей решил регулярно сравнивать планы с результатами. Он собрал данные за полгода и увидел закономерность: команда стабильно закрывала 260-300 сделок в месяц.
На основе этих цифр Алексей скорректировал стратегию. Установил более достижимые цели: 330 сделок в месяц по оптимистичному сценарию и 290 — по реалистичному. Менеджеры перестали выгорать, начали работать с азартом и стали перевыполнять планы.Как провести план-фактный анализ
План-фактный анализ проводят в три шага. Сначала выбирают показатели, которые будут отслеживать, затем собирают плановые и фактические данные, после чего сравнивают их и делают выводы. Разберем каждый этап подробно.
Шаг №1. Определите показатели для анализа
Решите, какие цели вы хотите сравнить с реальными результатами. Для этого вернитесь к планам, которые ставили в начале периода — квартала, полугодия или года.
- Определите, для каких отделов или направлений проводите анализ. Возможно, вы хотите оценить работу всей компании или только отдела продаж. А может, нужно сравнить результаты конкретного проекта или рекламной кампании. От этого зависит, какие показатели вы выберете.
- Сфокусируйтесь на 5-7 ключевых метриках. Не пытайтесь проанализировать все данные сразу. Выберите те показатели, которые больше всего связаны с целями компании.
- Определите, как будете собирать фактические данные по показателям. Например, информацию по продажам можно взять в CRM, а результаты маркетинговых кампаний — в кабинетах рекламных площадок.
Запишите плановые показатели, которые вы выбрали для анализа. Удобно вносить цифры в таблицу.
Шаг №2. Соберите фактические данные
Фактические данные — это реальные результаты работы компании. Их нужно собрать за тот же период, который вы заложили в план. Если планировали достичь цели за квартал, берите данные за три месяца. Если за год — собирайте годовые показатели.
Важно использовать одинаковую методику расчета для плана и факта. Например, если в плане указали выручку с учетом НДС, в факте тоже считайте выручку с НДС. Иначе сравнение будет некорректным.
Шаг №3. Сравните план и факт
Когда у вас есть плановые и фактические данные, остается их сравнить. Для этого рассчитайте отклонение — разницу между планом и фактом. Ее можно считать в абсолютных и относительных величинах:
- Абсолютное отклонение показывает, на сколько единиц факт отличается от цели. Формула простая: Факт − План.
- Относительное отклонение показывает, на сколько процентов факт отличается от плана. Формула: (Факт − План) / План × 100%.
Пример. Компания планировала выручку 5 миллионов рублей в следующем периоде, но заработала только 4,5 миллиона.
Абсолютное отклонение: 5 000 000 − 4 500 000 = 500 000 рублей.
Относительное отклонение: (4 500 000 − 5 000 000) / 5 000 000 × 100% = −10%.Обычно компании определяют относительные отклонения — они показывают масштаб проблемы. Если проценты небольшие, скорее всего, это нормальные колебания. Если отклонения больше 10-15% — это сигнал к действию. Нужно разбираться в причинах и принимать меры.
Частые вопросы
План-фактный и факторный анализы часто путают из-за похожих названий, но они решают разные задачи и работают каждый по-своему.
План-фактный анализ. Сравнивает запланированные показатели с реальными. Он отвечает на один четкий вопрос: выполнили план или нет. Метод показывает отклонения, но не объясняет, какие именно факторы на них повлияли.
Факторный анализ. Раскладывает отклонения показателя на факторы и показывает, как каждый из них повлиял на результат. Например, выручка упала на 500 тысяч рублей в месяц. Известно, что она зависит от количества проданных товаров и их цены. Факторный анализ покажет, что 300 тысяч рублей из 500 тысяч не удалось заработать, потому что снизились объемы продаж. А еще 200 тысяч — потому что часть популярных товаров подешевела.
Проще говоря, план-фактный анализ фиксирует проблему, а факторный помогает найти ее причины. Часто их используют вместе: сначала проводят план-факт, видят отклонения, а потом углубляются в факторный анализ, чтобы понять детали.
Универсального правила нет — частота анализа зависит от специфики бизнеса, целей компании и других факторов. Но есть общие рекомендации:
- Еженедельно сравнивают показатели, которые быстро меняются. К примеру, когда компания запускает рекламную кампанию и хочет контролировать ее результаты. Такой частый анализ помогает быстро реагировать на изменения и корректировать стратегию.
- Ежемесячно контролируют выручку, расходы, прибыль и количество клиентов компании. За это время накапливается достаточно данных, чтобы увидеть реальные тенденции, но при этом период не настолько длинный, чтобы пропустить важные проблемы.
- Ежеквартально и ежегодно анализируют ключевые стратегические показатели. Когда компания отслеживает рост доли рынка, достаточно проводить анализ раз в квартал или год. Эти показатели меняются медленно, и частый анализ не даст новой информации.
Если план регулярно не выполняется, это сигнал: что-то идет не так. Причины могут быть разными, к примеру:
Бизнес поставил нереалистичный план. Проверьте, на чем основаны ваши целевые показатели. Посмотрите историю: какие результаты были в прошлых периодах, какой был средний темп роста. Если план сильно превышает исторические данные, пересмотрите его и сделайте более достижимым.
Процессы работают неэффективно. Проверьте, как организована работа команды. Возможно, менеджеры тратят слишком много времени на рутину вместо продаж. Или отдел маркетинга запускает кампании без анализа результатов. А может, сотрудникам не хватает инструментов для работы. Проведите встречи с командой, выясните, что мешает работать эффективно, и устраните проблемы.
Рынок изменился. Конкуренты снизили цены, спрос упал из-за кризиса или поставщики подняли стоимость сырья — внешние факторы могут сделать план недостижимым. Проанализируйте, что именно изменилось, и скорректируйте цели с учетом новой ситуации.
Не бойтесь менять план, если видите, что он не работает. Но делайте это осознанно, на основе точных данных. Просто снизить планку, чтобы формально выполнять показатели, — неудачное решение. Лучше поставить реалистичную цель и искать способы ее достичь.
Что в итоге
- План-фактный анализ — это сравнение запланированных показателей бизнеса с реальными результатами. Метод помогает контролировать, как выполняются цели, находить проблемные зоны и вовремя реагировать на проблемы.
- Регулярный анализ показывает, в каких аспектах бизнес не достигает нужных результатов. Метод помогает выявлять слабые места в работе отделов, дает основу, чтобы корректировать стратегию или точнее планировать в будущем.
- Чтобы провести план-факт анализ, нужно выбрать ключевые показатели, собрать плановые и фактические данные, рассчитать отклонения в абсолютных или относительных величинах.
