Сотрудник задержался на работе, вышел в выходной или взял срочную задачу вечером. Часто это никак не оформляют: человек помог, руководитель поблагодарил — и все. Но по закону это сверхурочная работа. Ее нужно зафиксировать и оплатить. Если этого не сделать, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию — и компания получит штраф.
В статье разбираемся, что считают переработками и как их правильно оформить. Рассказываем, как сверхурочная работа оплачивается по Трудовому кодексу.
Что такое сверхурочная работа
Сверхурочная работа — любая работа, которую сотрудник выполняет по инициативе работодателя сверх своей нормы часов. Правила прописаны в статье 99 ТК РФ.
Любое личное желание доделать что-то без просьбы руководителя или просто остаться в офисе не будет сверхурочной работой. Соответственно, такие часы не оплачиваются по повышенным ставкам.
Чтобы не перепутать переработку с другими режимами, важно понимать разницу. Ненормированный рабочий день — формат, который заранее прописывают в договоре. В этом случае задерживать сотрудника на работе можно. Обычно компенсацию предоставляют в виде дополнительных дней отдыха. Такая система чаще встречается у руководителей отделов, главных инженеров, врачей и тех, чьи обязанности сложно поместить в привычный рабочий день.
Работа по совместительству тоже не относится к сверхурочной. Человек сам берет вторую ставку или частичную занятость у того же или другого работодателя. В этом случае у него есть второй договор, свой график и норма часов. Даже если он работает больше привычной нормы, то это время не относится к переработкам.
Пример. Евгений и Николай работают на заводе по производству кирпичей. Николай — мастер по глине в цехе, он работает по графику 5/2. Евгений — главный инженер, и в его трудовом договоре прописан ненормированный рабочий день.
Если Николая попросят остаться после смены и проверить качество смеси, у него появятся сверхурочные часы — это работа сверх дневной нормы по просьбе работодателя. Евгения же компания может срочно вызвать на работу, чтобы запустить сломавшийся конвейер.У сверхурочной работы есть лимиты по Трудовому кодексу. Нельзя привлекать сотрудника к переработке больше чем на четыре часа в течение двух дней подряд. За год суммарная сверхурочная работа не должна превышать 120 часов. Но и тут есть исключения: если это оборонно-промышленное предприятие, то сотрудников могут привлекать ежедневно без их согласия, но не более чем на четыре часа и с оплатой в двукратном размере.
Когда можно привлекать сотрудников к сверхурочной работе
Общий принцип такой: в обычных ситуациях работодатель может привлечь сотрудника к сверхурочной работе только с его письменного согласия. Исключения есть, но их мало. Поэтому перед тем, как требовать выхода на работу, стоит оценить — действительно ли задачу нельзя отложить.
Привлечь сотрудника можно и без его согласия, когда нужно:
- Предотвратить аварию, катастрофу или несчастный случай. Например, оборудование на производстве выходит из строя и есть угроза пожара или травм.
- Устранить последствия ЧП. Это аварии на теплосетях, в системах водоснабжения, на газопроводе, в электросетях, в сетях связи и транспорте, когда без вмешательства сотрудников люди останутся без воды, света или тепла.
- Выполнить неотложные работы в условиях ЧП или военного положения. Пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии и другие события, которые угрожают жизни или ее нормальным условиям.
Все эти ситуации должны соответствовать одному критерию: есть угроза жизни, здоровью людей или сохранности имущества и промедление ухудшит ситуацию. Во всех остальных случаях сначала нужно получить согласие человека. Сотрудник имеет право отказаться.
Если компания применяет давление, угрожает штрафами или увольнением, то работник может подать жалобу в трудовую инспекцию. В этом случае в организацию придет проверка, которая может выписать штраф до 50 000 рублей для юридического и до 5000 рублей для должностного лица. Также по итогам проверки компания может получить акт, по которому придется пересчитать оплату за часы переработки в повышенном размере. Важно помнить, что есть категории работников, которых нельзя привлекать к сверхурочной работе, даже если они сами не против. Это беременные женщины, несовершеннолетние сотрудники, а также работники с ученическим договоромЭто соглашение между работодателем и сотрудником (или соискателем), по которому компания обучает человека новой профессии или повышает его квалификацию.
Есть и другая группа сотрудников — их можно привлекать только по письменному согласию и при отсутствии медицинских противопоказаний. В эту категорию входят инвалиды, женщины с детьми до трех лет, одинокие родители с детьми до четырнадцати лет, опекуны, а также сотрудники, у которых трое и больше детей, пока младшему не исполнилось четырнадцать. К последним также относятся семьи, где один из родителей работает вахтовым методом.
Как оформить сверхурочную работу
Правильное оформление переработок защищает обе стороны: сотрудник получает компенсацию, работодатель — подтверждение, что все сделано по закону. Разберемся пошагово, что нужно от каждой из сторон.
Шаг 1. Предупредите сотрудника и объясните условия. Руководитель должен рассказать, зачем нужна переработка, сколько часов это займет, в какие дни и что работник за это получит. Все это поможет ему принять решение.
Если же вы работаете с льготной категорией сотрудников: инвалидами, родителями с детьми до трех лет или одинокими родителями — их можно привлекать только с письменного согласия. Дополнительно нужно убедиться, что переработки не запрещены по состоянию здоровья. Эти данные обычно записаны в медицинском заключении или программе реабилитацииИндивидуальная программа реабилитации или абилитации инвалида (ИПРА) — документ, в котором перечислены медицинские, профессиональные и другие реабилитационные мероприятия, необходимые человеку с инвалидностью. В ИПРА также указывают перечень технических средств реабилитации (ТСР), которые он вправе получить. Если в документе указано, что переработки противопоказаны, вызывать такого сотрудника нельзя даже при его желании и согласии.
Шаг 2. Издайте приказ. Согласие можно оформить в виде заявления сотрудника или приказа, в котором работник напишет: «Согласен». Устные договоренности не имеют значения, поэтому если возникнет спор, инспекция будет считать, что согласия не было.
В законе нет точной формы приказа, поэтому его составляют в соответствии с правилами компании. При этом есть данные, которые обязательно должны быть в документе:
- ФИО сотрудника и его должность;
- причина, по которой назначаются сверхурочные работы;
- дата и период работы;
- количество часов;
- способ компенсации;
- документ должен ссылаться на ст. 99 ТК РФ.
Чтобы не усложнять оформление, компании обычно используют один шаблон приказа и меняют в нем только даты, часы и причину. Важно, чтобы данные совпадали с табелем рабочего времени.
Шаг 3. Ознакомьте сотрудника с приказом. Когда бумаги будут готовы, нужно получить подпись работника. Без подписи приказ считается недействительным.
Если компания использует электронный документооборот, оформите все через систему. Она зафиксирует электронную подпись или отметку об ознакомлении.
Как оплачивается сверхурочная работа
По ст. 152 ТК РФ оплата сверхурочной работы производится по повышенным ставкам. Первые два часа должны быть оплачены в размере полутора окладов, а все последующие — в размере не менее чем двух окладов. Работодатель может установить и другие коэффициенты выше этих значений, но снизить их нельзя.
В законе указано, что расчетная сумма должна включать в себя все компенсационные и стимулирующие выплаты. Также если за месяц у сотрудника накопилось больше двух часов переработки, то повышенный коэффициент применяется ко всем часам, которые идут после первых двух. Разберем на примере, как рассчитывается оплата сверхурочной работы. А если не хочется считать вручную, то есть онлайн-калькулятор.
Пример. Николая попросили остаться после смены, чтобы проследить за обработкой нового сырья. Это происходило несколько раз в течение месяца, и в итоге у него набралось шесть часов переработок. Один раз он отработал два часа, в другой день — четыре.
Зарплата Николая — 50 000 рублей, норма рабочего времени в месяце — 160 часов.
Сначала бухгалтер считает стоимость одного часа: 50 000 / 160 = 312,5 рубля. Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере: 312,5 × 1,5 = 468,75 рубля за час. То есть за два часа Николай получит 937,5 рубля.
Оставшиеся четыре часа оплачивают минимум в двойном размере: 312,5 × 2 = 625 рублей за час. Четыре часа выйдут в 2500 рублей. Итого дополнительно ему должны начислить 3437,5 рубля.Вместо денег сотрудник может выбрать дополнительное время отдыха. В этом случае переработанные часы превращаются в выходные: если человек отработал шесть часов сверх нормы, он получает шесть часов отдыха. Если же речь идет о днях, то по заявлению сотрудника это время можно присоединить к отпуску. В этом случае переработка оплачивается по обычной ставке за час без увеличения суммы.
Как учитывать сверхурочные часы
Компании важно фиксировать все часы переработок, чтобы не выйти за лимит в 120 часов в год. Это снизит риски при проверках и спорах с сотрудниками. Данные обычно заносят в табель учета рабочего времени и отмечают кодом «С» или «04». Они означают «Выход на работу в сверхурочное время».
Автоматизируйте HR-процессы, чтобы в работе с сотрудниками был порядок. Создавайте карточки работников, отслеживайте этапы оформления важных документов, автоматически подписывайте документы с сотрудниками.
Частые вопросы
Нет, заставить сотрудника выйти на работу нельзя. Работодателю нужно получить письменное согласие: человек вправе отказаться — и это не будет считаться нарушением.
Исключения есть только для чрезвычайных случаев: например, при пожаре или аварии. Также вызвать на работу можно тех, у кого в договоре прописан ненормированный рабочий день.
Если сотрудник работает в государственный праздник, работодатель обязан оплатить его труд в двойном размере, даже если это работа в пределах нормы. Если же в этот день сотрудник еще и перерабатывает, то даже за первые часы переработки нужно начислить сумму с двойным коэффициентом.
По желанию сотрудника часть оплачиваемой работы в праздничный день можно заменить дополнительным отдыхом. В этом случае компания начисляет оплату в одинарном размере.
Да, сверхурочные также входят в расчет отпускных. Все повышенные выплаты считаются частью заработка, и бухгалтерия учитывает их при расчете среднего дневного заработка. Чем больше переработок, тем больше отпускных.
Исключать такие выплаты из расчета нельзя — это прямое нарушение. Если компания занизит сумму отпускных, работник вправе требовать перерасчета или обратиться в инспекцию.
Что в итоге
- Сверхурочная работа — та, которую сотрудник выполняет по инициативе работодателя в нерабочее время. Если же сотрудник сам задержался, то переработкой это не считается.
- Оплата сверхурочной работы по ТК РФ прописана в статье 152 ТК РФ. Она определяет способы компенсации и указывает ее минимальные размеры.
- Как рассчитывается сверхурочная работа: первые два часа оплачиваются в размере полуторного оклада, все последующие — минимум в двойном. Также вместо повышенной оплаты можно перевести эти часы в отдых.
- Без согласия сотрудника можно привлечь к работе, если нужно предотвратить катастрофу, устранить последствия ЧП или выполнить неотложные работы в условиях военного положения. Нельзя привлекать к переработкам беременных женщин, работников младше 18 лет и тех, у кого есть ученический контракт. С ограничениями можно привлекать инвалидов, многодетных и одиноких родителей.
- Чтобы оформить сверхурочную работу, для начала поговорите с сотрудником, объясните причину переработок и как будут оплачены дополнительные часы. После этого издайте указ с данными о работнике, причиной переработки, датой, часами и способом компенсации. Человек должен подписать его, но он вправе отказаться.
- Записывайте в табеле учета рабочего времени все часы переработок с кодом «С» или «04». Это поможет избежать споров с сотрудниками и трудовой инспекцией. Помните, что лимит — 120 часов в год. Если инспекция обнаружит нарушение, то компанию ждет штраф до 50 000 рублей, а должностное лицо — до 5000 рублей.
- «Каким образом должна компенсироваться сверхурочная работа?» или «Доплата за сверхурочную работу по ТК РФ»
