Иногда предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда выручка растет, а реальных денег на счету не прибавляется. Дело может быть в «раздутой операционке» — избыточных постоянных расходах. В материале разбираемся, что такое операционные издержки, как их посчитать и сократить.
Что такое операционные издержки
Операционные издержки (Operating Expenses, или OPEX) — это регулярные расходы, которые возникают у компании в процессе работы. Например, чтобы создавать продукт, бизнесу нужно арендовать офис, выплачивать зарплаты, закупать сырье.
Важно не путать операционные издержки с капитальными расходами — CAPEX — инвестициями в бизнес. Отличить их просто: покупка дорогостоящего оборудования или автомобиля создает актив, который будет служить годами, — это капитальные расходы.
Операционные расходы — те, которые будут обеспечивать работу актива «здесь и сейчас». Например, при покупке станка нужно оплачивать электроэнергию для его работы и платить мастеру — это OPEX.
Бизнесу важно постоянно следить за OPEX, чтобы не работать вслепую. Четкое понимание затрат помогает компании:
- Рассчитать точку безубыточности — минимальный порог продаж, который поможет покрыть ежемесячные счета.
- Определить чистую прибыль — сколько денег компания заработала и сколько можно вывести из бизнеса.
- Планировать развитие — прогнозировать, как вырастет финансовая нагрузка при масштабировании, чтобы обороты не обнулили прибыль.
Пример. Салон красоты Aesthetic Clinic ежемесячно зарабатывает миллион рублей. Его постоянные расходы выглядят так:
- Аренда — 150 тысяч рублей.
- Зарплаты мастеров и администратора с налогами — 520 тысяч рублей.
- Расходники — 50 тысяч рублей.
- Реклама в соцсетях — 50 тысяч рублей.
- Коммунальные услуги и интернет — 20 тысяч рублей.
Чтобы быстро оценить эффективность бизнеса и понять, сколько денег остается на развитие после всех обязательных платежей, используют формулу операционной прибыли:
Операционная прибыль = Валовая прибыль − Операционные расходы
Если этот показатель постоянно низкий, значит, «операционка» забирает слишком много ресурсов. Но единой нормы нет. Например, в IT операционные расходы обычно ниже, чем в ритейле с его затратами на закупки и логистику.
быстро, без программирования.
Какие бывают операционные расходы
Операционные расходы — это группа трат, которая делится на подгруппы. Помимо постоянных, есть переменные и условно-постоянные. Ниже разбираем каждую категорию на примерах.
Постоянные операционные издержки
Это средства, которые компания тратит вне зависимости от того, как идут продажи. Простыми словами, если у бизнеса в январе был один клиент, а в феврале сто, постоянные операционные расходы в обоих месяцах будут одинаковыми.
В постоянные издержки входят:
- Аренда недвижимости.
- Фонд оплаты труда.
- Налоги и взносы.
- IT-инфраструктура.
- Связь.
- Банковское обслуживание.
Пример. В салоне Aesthetic Clinic в постоянные операционные расходы входят:
- Аренда: клиника снимает помещение, ежемесячный платеж зафиксирован в договоре.
- Фонд оплаты труда: оклады врачей, администраторов, бухгалтера и юриста.
- Лицензии на программы: подписка на сервис с электронными медицинскими картами.
- Налоги и взносы: фиксированные страховые взносы за сотрудников из штата.
Переменные операционные издержки
Это затраты, которые зависят от действий бизнеса. Например, если продажи в компании растут, увеличиваются и расходы.
К переменным издержкам относятся:
- Сырье и материалы.
- Сдельная оплата специалистам.
- Логистика и упаковка.
Пример. Когда в клинику Aesthetic Clinic записывается много клиентов, переменные расходы растут. Если продажи сокращаются, траты тоже снижаются. Вот что входит в эти издержки:
- Расходные материалы: одноразовые простыни, перчатки, дезинфицирующие средства.
- Сдельная часть зарплаты: проценты, которые врачи и администраторы получают за допродажи.
- Банковские комиссии: процент, который банк забирает за каждую оплату картой.
- Логистика: расходы на доставку препаратов от поставщиков.
Условно-постоянные операционные издержки
Эту категорию можно назвать гибридной. Такие расходы есть всегда, но их количество меняется в зависимости от нагрузки на бизнес.
Вот что считают условно-постоянными издержками:
- Коммунальные услуги.
- Маркетинг.
- Обслуживание и ремонт оборудования.
- Командировочные расходы.
- Обучение специалистов.
Пример. В клинике Aesthetic Clinic в эту категорию входят:
- Маркетинг и реклама: клиника ежемесячно платит за таргет в соцсетях фиксированную сумму. Но когда запускает новую услугу или акцию, бюджет увеличивают, чтобы привлечь больше клиентов.
- Коммунальные услуги: чем больше клиентов приходит в клинику, тем выше оказывается счет.
- Связь и телефония: обычно сотрудники укладываются в базовый тариф на 300 минут. Но перед праздниками звонков становится больше и приходится докупать дополнительные пакеты минут.
Как рассчитать операционные издержки
Чтобы понимать, сколько на самом деле стоит работа вашего бизнеса, нужно собрать все траты в единую систему. Разбираемся, как найти эту информацию и вывести итоговую сумму.
Шаг 1. Составьте список всех операционных расходов. Выпишите все траты за месяц. Их можно найти в выписках по расчетным счетам, кассовых отчетах, данных из CRM.
Смотрите не только на крупные траты, но и на небольшие: эквайринг, подписки на сервисы, налоги, расходы на канцелярию. Если компания работает в сфере торговли, то обратите внимание на складские издержки и упаковку. Если это производство, то проверьте затраты на хранение сырья и обслуживание оборудования.
Не включайте в эти расходы CAPEX — инвестиции. В списке не должно оказаться таких пунктов, как покупка дорогостоящего оборудования, строительство, вложение в IT-инфраструктуру, большие исследовательские работы.
На этом же этапе можно разделить траты на три категории: постоянные, переменные и условно-постоянные. Это поможет понять, что именно забирает больше всего денег и можно ли сократить потери.
Шаг 2. Рассчитайте показатели. Нужно вывести два ключевых значения:
- Совокупный OPEX — минимальная сумма, которую должен заработать бизнес, чтобы выйти в ноль. У операционных издержек простая формула: постоянные + переменные + условно-постоянные расходы.
- Коэффициент OER (Operating Expense Ratio) — индикатор «здоровья» компании. Он показывает долю расходов в каждом заработанном рубле.
Operating Expense Ratio (OER) = (Операционные расходы / Выручка) × 100%
Шаг 3. Проанализируйте цифры. Обычно показатели рассматривают в динамике. Сравните полученный OER с прошлыми периодами. Если он снижается — отличный результат. Бизнес растет — выручки больше, чем затрат.
Если же показатель вырос, то это тревожный сигнал и каждый новый заказ обходится компании дороже. Проверьте переменные расходы — не выросла ли цена закупки и логистики и постоянные траты.
Как сократить операционные расходы
Автоматизируйте бизнес-процессы
Это самый эффективный способ снижения операционных издержек в долгосрочной перспективе. Основная цель — убрать ручной труд там, где действия может совершать алгоритм. Все это поможет не только снизить расходы на ФОТ и налоги, но также и минимизировать потери, связанные с человеческим фактором.
Например, сотрудники могут терять информацию, если записывают клиентов на бумаге. Битрикс24 решает эту проблему — система фиксирует заявки, напоминает о бронированиях и показывает свободные окна в расписании. В результате администраторы не путаются в заявках и не теряют контакты.
Пересмотрите условия работы с поставщиками
Часто за лояльность и большие закупки поставщики готовы давать скидки, отсрочки платежей или брать на себя расходы по логистике. Вот что можно сделать:
- Провести аудит цен. Узнайте, какие условия предлагают другие игроки на рынке. Возможно, вы найдете более выгодное предложение.
- Перераспределить заказы. Посчитайте, может быть, вам выгодно возить товар реже, но большими партиями.
- Отказаться от лишних услуг. Проверьте, нет ли в договоре лишних строчек, например фасовки или хранения, которые вы организовываете сами.
Создайте единые стандарты работы
Стандартизация процессов экономит ресурсы компании. Когда у сотрудников под рукой готовые шаблоны писем, скрипты для звонков или чек-листы по приемке заказов, они справляются с задачами быстрее и делают меньше ошибок. Кроме того, новичкам не нужно месяцами учиться у старших коллег — они открывают инструкцию и понимают, что делать.
Снижайте счета за коммунальные услуги
Этот пункт важен для производств и крупных центров с большими помещениями, где расходы на свет и тепло составляют весомую часть затрат. Вот как их можно сократить:
- Замените освещение. Установите светодиодные лампы и датчики движения — это поможет сэкономить на электроэнергии.
- Проверьте теплоизоляцию. Оцените герметичность окон, дверей и швов в стенах. Если есть щели и сквозняки, часть тепла уходит впустую.
Частые вопросы
Первым делом проверьте, не связано ли это с сезонностью и крупными закупками. Если вы приобрели расходники на три месяца вперед, то в этом месяце OPEX вырастет, но в следующие два упадет.
Если же увеличились счета за логистику или электричество, но при этом нет роста продаж — это повод провести аудит. Важно сравнивать расходы не только с прошлым месяцем, но и с тем же периодом прошлого года, чтобы исключить сезонные скачки.
Да, это часть финансового планирования. Постоянные расходы — аренда, оклады или подписки известны на месяцы вперед, поэтому их нужно отмечать в первую очередь.
Для переменных и условно-постоянных издержек обычно закладывают среднее значение за прошлые три — шесть месяцев с небольшим запасом, например в 5-10%, на случай роста цен у поставщиков или повышения тарифов на логистику.
Для компаний, работающих на общей системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной системе (УСН), операционные издержки — законный способ снизить налоговую нагрузку. Суть в том, что компании платят налог не со всей выручки, а с разницы между доходами и расходами. То есть чем выше подтвержденный OPEX, тем ниже налогооблагаемая база.
Что в итоге
- Операционные издержки — это постоянные траты, без которых бизнес не сможет работать.
- Операционные расходы делятся на три типа. Постоянные — компания платит их независимо от продаж. Переменные — растут вместе с объемом работы. Условно-постоянные — присутствуют всегда, но меняются в зависимости от нагрузки на бизнес.
- Чтобы рассчитать OPEX, нужно сложить все расходы без учета CAPEX. Также полезно будет вычислить коэффициент OER. Если он снизился, то вы получаете больше, если растет — повод проверить постоянные и переменные траты.
- Сокращения операционных издержек можно добиться несколькими способами. Автоматизируйте рутинные процессы, пересмотрите условия сотрудничества с поставщиками, внедрите рабочие регламенты и оптимизируйте коммунальные расходы.
