По данным исследования hh.ru, процесса онбординга нет в 43% компаний. Часто это приводит к тому, что даже кандидаты с подходящим опытом и горящими глазами быстро теряют энтузиазм. А через несколько недель работы и вовсе приносят заявление об увольнении.
В статье рассказываем, как этого избежать и организовать онбординг новичков.
Что такое онбординг
Онбординг (англ. onboarding — «введение в должность») — начальный этап адаптации нового сотрудника в компании. Это не просто оформление документов или инструктаж по технике безопасности, а система из нескольких этапов. Онбординг помогает сотруднику быстро влиться в рабочий процесс, понять корпоративную культуру и почувствовать себя частью команды.
Онбординг новых сотрудников часто путают с адаптацией. Онбординг — часть адаптации. На этом этапе сотрудника знакомят с компанией и делают так, чтобы он не испугался, вернулся в офис после обеденного перерыва в первый рабочий день и легче влился в коллектив.
Адаптация — более масштабный процесс, когда сотрудник проходит путь от новичка до опытного специалиста.
Вот в чем отличия онбординга от адаптации:
| Онбординг | Адаптация | |
| Сроки | От нескольких дней до 3 месяцев | От 3 до 12 месяцев, в зависимости от должности |
| Основная цель | Быстро включить новичка в рабочий процесс | Полностью погрузить сотрудника в компанию |
| Фокус | Познакомить с компанией и процессами | Развить профессиональные навыки |
| Результат | Сотрудник знает базовые правила и процессы | Сотрудник полностью интегрировался в компанию |
40% сотрудников думали об увольнении в первые месяцы после трудоустройства. Среди основных причин — незнание, что нужно делать, неуверенность в себе на новом месте, ощущение информационного вакуума. Когда человек с самого начала чувствует поддержку, понимает свою роль в команде и видит перспективы, вероятность его увольнения в первые месяцы работы снижается.
Для примера сравним две ситуации:
| Ситуация 1 | Ситуация 2 |
|
Алексей — новый менеджер по продажам в оптовой компании. В первый день он приходит в офис, его встречает секретарь и говорит: «Ваш руководитель в командировке. Есть три рабочих места — выбирайте удобное». Будущие коллеги заняты переговорами, а у Алексея даже нет доступа к рабочему компьютеру. В обед менеджеры мимоходом говорят, где можно перекусить, и уходят на бизнес-ланч, не пригласив новичка. В течение месяца Алексей знакомится с коллегами, получает доступ к CRM и базе клиентов, начинает работать, но все тонкости приходится узнавать самому. Из-за этого он ошибается, переживает, что подводит коллег и руководителя. Через месяц Алексей увольняется, потому что «не понимал, что и как делать, а подробных инструкций или наставника не было». |
Михаил устроился менеджером по продажам в IT-компанию. За три дня до выхода на работу он получил письмо с программой онбординга, видеоприветствие от наставника и доступ к демоверсии CRM. Еще его добавили в чат отдела и LMS Learning Management System — система управления обучением , чтобы он мог проходить обучение. В первый день в офисе Михаила встретили HR-менеджер и наставник. Новичку устроили экскурсию по компании и вручили welcome box с приятными мелочами для работы. Уже в первую неделю Михаил познакомился со всеми коллегами и освоил основные процессы, а через месяц закрыл первую сделку. |
Сотрудник из первого примера не проходил онбординг, и от этого потеряли все. Специалист получил негативный опыт, разочаровался в компании и вынужден снова искать работу. Бизнес не окупил вложенные в наем деньги и время, а еще понес репутационные потери из-за ошибок новичка.
Менеджеру из второго примера повезло больше: в компании был грамотный онбординг сотрудников. Он помог Михаилу комфортно влиться в команду и рабочие процессы.
Еще онбординг помогает:
1. Повысить продуктивность новых сотрудников. Если у новичков есть четкий план действий, они быстрее знакомятся с компанией и процессами. В результате раньше начинают работать самостоятельно и приносить пользу компании.
2. Снизить риск ошибок. Онбординг и четкие инструкции помогут сориентироваться в правилах и не допустить серьезных ошибок. Так компания экономит ресурсы, которые пришлось бы потратить на решение проблем.
3. Сформировать лояльность к компании с первых дней работы. Организованный онбординг — показатель того, что компания ценит нового сотрудника и готова вкладываться в его развитие. А когда люди довольны, они не хотят менять место работы. Так бизнес закладывает фундамент для долгосрочных отношений.
Кто проводит онбординг
Нет строгих правил, кто должен знакомить новичка с компанией, коллегами и обязанностями. Все зависит от размера и структуры предприятия, должности сотрудника. Если это микробизнес, например кофейня, магазин или рекламное агентство, онбординг может провести руководитель или самый опытный сотрудник.
В идеале в онбординге в средних и крупных компаниях участвуют все ближайшие коллеги новичка. Так он быстрее погружается и в рабочие задачи, и в неформальные активности. А значит, выше вероятность, что он останется в компании надолго.
Ничего страшного, если нет возможности включить в процесс всех, — главное, чтобы в онбординге участвовали ключевые сотрудники: HR-специалист, наставник и руководитель. Разберем подробнее, кто за что отвечает.
HR-специалист
HR-отдел — первое подразделение компании, с которым знакомится новый сотрудник. HR-специалист разрабатывает стратегию и план онбординга для каждой должности, «ведет» новичка от офера до того момента, когда он станет членом команды. Менеджер отвечает за то, чтобы сотруднику было комфортно и он понимал, что его ждет в первый день, неделю и месяц работы. Также HR собирает обратную связь от коллег, наставника, руководителя, курирует адаптацию новичка.
Наставник
Это опытный сотрудник, который помогает стажеру освоиться в коллективе и быстрее приобрести новые навыки. Наставничество особенно развито в сферах, где нужно много объяснять или показывать, что надо делать: на производстве, в рознице, продажах, сфере бытовых услуг. Для успешного онбординга важно, чтобы наставник был по-настоящему вовлечен в процесс, а не воспринимал его как формальную процедуру.
Кроме наставничества, многие компании, особенно в IT-сфере, используют еще один метод онбординга и адаптации персонала — систему баддинга.
Бадди (англ. buddy — «приятель») — обычно сотрудник, который занимает ту же должность, что и новичок. Его задача — помочь коллеге с бытовыми вопросами: познакомить с командой, провести экскурсию по офису, объяснить, к кому обращаться, если забыл пароль от CRM или нужно заказать обед. Бадди не контролирует, как новичок учится, и не отвечает за качество его работы.
Руководитель
В зависимости от структуры компании и должности это может быть руководитель отдела или топ-менеджер. Его основная роль в том, чтобы ставить задачи новичку и оценивать его работу. Как правило, за руководителем любого уровня остается решающее слово, соответствует ли сотрудник должности и справился ли он с испытательным сроком.
Как проходит онбординг
В зависимости от должности, структуры и бизнес-процессов компании онбординг длится от нескольких дней до нескольких месяцев. Чтобы все участники процесса понимали, что их ждет на каждом этапе, составляют план онбординга новых сотрудников. В документе прописывают этапы и задачи, которые должен выполнить новичок.
Разберем наиболее распространенный вариант, когда на введение в должность уходит три месяца — обычно столько же продолжается и испытательный срок.
1. Предварительный этап — пребординг
Начинается еще до официального трудоустройства сотрудника, обычно за три-пять дней. Цель этого этапа — снизить уровень тревожности у сотрудника, сделать так, чтобы он сразу почувствовал себя ценным и значимым для компании.
На этом этапе нужно:
- Оформить необходимые документы: согласие на обработку персональных данных, вводный инструктаж по охране труда и т. д.
- Подготовить рабочее место: выделить стол, стул и компьютер, собрать набор канцелярии. Сотрудникам, которые работают удаленно, компании часто отправляют ноутбуки и гарнитуру.
- Настроить доступы к системам и программам.
- Назначить наставника или бадди.
Чтобы плавно ввести нового сотрудника в компанию, отправьте ему welcome-письмо. В сообщении укажите дату начала работы, план первого дня, продолжительность испытательного срока, контакты HR-специалиста и непосредственного руководителя новичка. В это же письмо можно добавить welcome-book — презентацию, в которой собрана ключевая информация о структуре, истории, миссии и ценностях компании, корпоративных правилах. Такой вводный курс поможет новичку быстрее разобраться, чем занимаются разные подразделения и по каким рабочим задачам пересекаются сотрудники.
Например, в Битрикс24 новичкам сразу после офера отправляют welcome-страничку, где рассказывают о компании и ее корпоративной культуре.
2. Первый рабочий день
Важный этап, от которого зависит, какое впечатление произведет на новичка компания. Встретьте сотрудника и устройте ему экскурсию по офису, лично познакомьте с командой и руководителем. Для сотрудников, которые работают удаленно, организуйте онлайн-встречу.
Во многих компаниях новичкам принято вручать welcome box. Это набор офисных мелочей с символикой компании: шнурок для бейджа, ежедневник, ручки, флешки, шоперы. Чтобы сделать подарок индивидуальным, в одной из анкет можно узнать любимую фразу или мем сотрудника. А когда он пройдет испытательный срок, вручить кружку с напечатанным фрагментом.
В первый день не стоит нагружать новичка рабочими задачами. Лучше составьте план дел на первую неделю и обсудите KPI для успешного прохождения испытательного срока. Так сотрудник будет четко понимать, каких действий и результатов от него ожидают.
Процесс онбординга можно вести в Битрикс24. Здесь удобно отслеживать этапы, ставить первые задачи и собирать обратную связь.
3. Первая неделя
На этом этапе сотрудник детально знакомится со своими обязанностями, продуктами компании, получает первые небольшие задачи. В первую неделю важно организовать для новичка ежедневные встречи с наставником. Это нужно, чтобы сотрудник получал подробную обратную связь и чувствовал поддержку. Так он быстрее освоится с простыми задачами и сможет работать продуктивнее.
4. Первый месяц
Со второй недели сотрудник глубже погружается в специфику работы и получает более сложные задачи. Встречи с наставником проходят реже — обычно раз в неделю. Вместе с сотрудником он обсуждает его прогресс, сложности и планы на следующий период. В конце месяца новичок встречается с HR-менеджером, чтобы подвести итоги первого продолжительного этапа онбординга.
5. Второй — третий месяц
Новый сотрудник полностью включается в работу. Ему поручают все типовые задачи и дают возможность проявить себя в сложных ситуациях. Наставник практически не контролирует подопечного, а лишь сверяется с планом онбординга и отслеживает, как выполняются KPI.
В конце онбординга сотрудник встречается с наставником, непосредственным руководителем и HR-специалистом. Все участники делятся результатами и мнениями. К окончанию онбординга и новичок, и компания присмотрелись друг к другу и уже могут принять взвешенное решение, стоит ли продолжать сотрудничество. В Битрикс24 тех, кто прошел испытательный срок, поздравляют всей компанией. HR-специалист пишет пост, чтобы каждый мог поздравить нового «битриксоида».
Как правильно провести онбординг новых сотрудников: чек-лист
1. Пребординг — за три-пять дней до выхода на работу
Отправьте welcome-письмо
Расскажите, когда сотрудник должен выйти, сколько длится испытательный срок, поделитесь контактами HR-специалиста и руководителя.
Организуйте рабочее место
Подготовьте технику, доступы в корпоративные системы.
Оформите необходимые документы
Согласие об обработке персональных данных, пакет локальных нормативных актов, инструктажи по технике безопасности, трудовой договор и приказ о приеме на работу.
2. Первый день
Встретьте сотрудника и познакомьтесь с ним
Можно провести экскурсию по офису, представить новичка будущим коллегам.
Проверьте, что у сотрудника есть доступ к нужным системам
Чтобы он мог начать обучение, ознакомиться с программами для работы, вступить в чаты, группы и проекты своего отдела.
Познакомьте новичка с наставником
Он будет сопровождать сотрудника и помогать ему на всех этапах онбординга.
3. Первая неделя
Организуйте ежедневные встречи с наставником
Чтобы сотрудник получал регулярную обратную связь и чувствовал поддержку.
4. Первый месяц
Организуйте встречу новичка и HR-специалиста
Чтобы обсудить первые итоги, при необходимости скорректировать план онбординга.
5. Следующие один-два месяца
Проведите встречу со всеми участниками онбординга
Это поможет понять, как новичок себя чувствовал, как справлялся с задачами, получить обратную связь от наставника и руководителя.
Подготовьте индивидуальный план развития
Если сотрудник прошел испытательный срок и остается в компании.
Подробнее о том, как проходит онбординг в команде Битрикс24, читайте в нашем телеграм-канале.
Частые вопросы
Зависит от должности, на которую претендует сотрудник, структуры и сферы деятельности компании. Обычно на онбординг уходит от недели до трех месяцев.
Новичка знакомят с компанией: ее структурой, ценностями, корпоративной культурой. Это нужно, чтобы человек с первого дня понял, соответствуют ли его ожидания реальности. На следующих этапах онбординга сотрудника постепенно вводят в должность, дают ему рабочие задачи. Еще знакомят с важными документами. Например, для редактора это может быть редполитика и tone of voice.
С онбординга начинается более масштабный процесс — адаптация. Онбординг обычно длится не больше трех месяцев, его цель — познакомить новичка с компанией, рабочими процессами и обязанностями. Адаптация может занимать и год. За это время сотрудник развивает профессиональные навыки и полностью интегрируется в компанию.
Что в итоге
- Онбординг — процесс знакомства нового сотрудника с компанией, командой, должностными обязанностями. Онбординг помогает бизнесу снизить текучесть персонала в первые месяцы работы, сформировать лояльность к компании, повысить продуктивность новичков.
- В зависимости от структуры компании, должности онбординг длится от недели до трех месяцев. Его может проводить непосредственный руководитель, наставник, HR-специалист или все эти сотрудники.
- Есть пять основных этапов онбординга сотрудников:
- пребординг — за несколько дней до выхода на работу;
- первый рабочий день;
- первая рабочая неделя;
- первый месяц работы;
- следующие один-два месяца — испытательный срок.
