Когда компания растет, задач и ролей становится больше, а процессы усложняются. Управлять крупным бизнесом с помощью Excel-таблиц и Telegram-чатов неудобно — нужны более подходящие инструменты.
Методологии Scrum и Kanban помогают организовать работу команды. Они разными путями ведут к одной цели: Scrum нужен для проектов с четкими этапами, приоритетами и дедлайнами, а Kanban — для непрерывного потока задач.
В статье рассказываем о том, чем Канбан отличается от Скрама, когда использовать каждую методологию и можно ли их совмещать.
Что такое скрам и канбан
Что такое Scrum
Scrum — это методология управления проектами. Ее используют, когда крупный проект можно разбить на этапы и назначить им четкие дедлайны. Команда работает итерациями: выполняет задачи первого этапа, сдает результат и переходит ко второму.
Основные события Scrum:
- Спринты. Это циклы длиной от одной до четырех недель. Бизнес ставит цели и обозначает сроки: например, через две недели в приложение нужно добавить акции, а через четыре недели — онлайн-доставку. Менеджер распределяет задачи по двум спринтам длиной в две недели, и команда забирает их в работу.
- Планирование. В начале спринта команда оценивает задачи в часах, распределяет между собой и расставляет приоритеты. Если во время спринта возникают новые задачи, менеджер добавляет их в следующий спринт.
- Ежедневные короткие встречи. В течение спринта сотрудники рассказывают друг другу, что сделали вчера и с какими проблемами столкнулись.
- Обзор спринта. В итоге команда показывает результаты по всем задачам, отчитывается перед бизнесом и закрывает спринт.
- Ретроспектива. После завершения спринта сотрудники собираются на ретроспективу и обмениваются наблюдениями: обсуждают преимущества и недостатки прошедшего цикла, чтобы учесть их на будущее.
Пример. Команда проекта создает мобильное приложение для сервиса по доставке еды. Владелец сервиса хочет, чтобы пользователь мог отслеживать курьера на карте. На планировании команда оценивает задачу в часах и разбивает на подзадачи:
- Аналитику нужно собрать требования бизнеса и превратить их в задачи для разработки.
- Разработчикам нужно написать код.
- Тестировщикам нужно проверить, что все работает без ошибок.
Что такое Kanban
Kanban — это методология управления. Ее используют, когда новые задачи в работе появляются непрерывно, а их приоритеты часто меняются. Сотрудник доделывает задачу и приступает к следующей, как только готов.
Основные элементы Kanban:
- Kanban-доска. Это инструмент для визуализации задач. На доске есть колонки вроде «Бэклог», «В работе», «На проверке», «Готово». Сотрудник выполняет задачу и по мере работы передвигает ее карточку слева направо.
- Лимиты колонок. У каждой колонки есть лимит задач. Если колонка «В работе» заполнена, сотрудник не берет новую задачу, пока одна из предыдущих не перейдет в статус «На проверке». Благодаря последовательности ему не нужно делать слишком много дел одновременно.
Пример. Служба поддержки интернет-магазина обрабатывает запросы клиентов. Руководитель Анна внедрила Kanban-доску с колонками: «Новые обращения», «В работе», «Ждем ответ клиента», «Решено». Для колонки «В работе» установили лимит — три одновременных обращения на специалиста.
В начале рабочего дня менеджер Дмитрий открывает доску и видит 15 новых обращений. Он переносит первые три в колонку «В работе» и обрабатывает запросы. Дмитрий решает проблемы клиентов, переносит задачи в колонку «Решено» и только тогда достает из бэклога следующие. Ему не нужно общаться с клиентами одновременно в десяти чатах, поэтому качество его обслуживания не снижается.При работе по Scrum команда тоже может использовать доску. Разница скрам-доски и канбан-доски в том, что в Scrum нет лимитов колонок. Кроме того, задачи медленно двигаются от статуса «Бэклог» в статус «Готово» в течение всего спринта. На Kanban-доске изменения происходят быстрее: одна задача может пройти все колонки в течение дня или даже часа.
Подробнее о том, как устроен Kanban изнутри, мы писали в статье Kanban: что это, как работает и при чем тут Agile.
Когда использовать Scrum
Когда можно планировать работу на неделю или две вперед
Долгие и сложные проекты состоят из последовательных этапов. Например:
- Чтобы разработать программное обеспечение, команда анализирует требования, проектирует архитектуру, создает продукт, тестирует его и разворачивает рабочую версию.
- Чтобы создать маркетинговую стратегию, маркетолог выделяет сегменты целевой аудитории, анализирует конкурентов, продумывает УТП и подбирает каналы продвижения.
- Чтобы собрать отчет по рекламе за месяц, таргетолог выгружает аналитику из рекламных систем, структурирует в таблице, сравнивает с показателями предыдущего месяца и делает выводы.
У таких проектов прямой и понятный путь до результата. На нем нет непредвиденных задач — этапы заранее известны, поэтому запланированы. Кроме того, сотруднику нет смысла постоянно менять приоритеты и переключаться на новые задачи: наоборот, ему важно дойти до глобальной цели.
Когда нужен четкий результат к конкретному сроку
Менеджер распределяет задачи по спринтам так, чтобы выполнить их к конкретной дате. Один спринт — одна итерация: сначала команда делает базовые функции, потом дополнительные, а затем дорабатывает и улучшает продукт. В конце каждого спринта менеджер отчитывается перед заказчиком о том, что уже готово. Это подходит компаниям, которым важен контроль и прозрачная работа с исполнителями.
Когда над проектом работает кросс-функциональная команда
По Scrum кросс-функциональная команда работает, как единый организм. За разные участки работы отвечают разные специалисты, каждый знает, что происходит на соседнем участке проекта, и все действуют согласованно.
Когда использовать Scrum
Когда задачи идут непрерывным потоком
Kanban позволяет быстро реагировать, когда задачи появляются постоянно и решать их нужно сразу. Например, сотрудники техподдержки получают обращения пользователей, менеджеры по продажам обрабатывают заявки клиентов, а SMM-менеджер снимает новое вертикальное видео, как только находит свежий вирусный тренд. Все это нет смысла откладывать на потом, поэтому и планировать по спринтам не нужно.
Когда приоритеты часто меняются
Стратегические направления бизнеса — вроде маркетинга, PR или HR — не всегда работают в непрерывном потоке срочных задач. Зато у них часто меняются приоритеты.
Когда менеджеру нужно следить за прогрессом в режиме реального времени
Отличие Scrum от Kanban в том, что при работе по Scrum руководитель в течение дня не знает, чем занят сотрудник прямо сейчас. Kanban-доска показывает нагрузку сотрудников в моменте и помогает грамотно перераспределять ресурсы. Например, он может:
- Поставить высокий приоритет задачам, которые почти доделаны, и быстрее получить часть результата.
- Поставить высокий приоритет задачам, которые критичны для бизнеса. Если сломался сайт — нужно бросить все ресурсы на то, чтобы его починить.
- Подключить сотрудников к задачам в колонке, которая превысила лимит, и быстро убрать ограничение.
- Обнаружить, что в одной колонке регулярно скапливается много задач. Например, статьи в редакции нужно долго согласовывать с экспертами. Менеджер увидит узкое место в процессе и может выбрать путь решения: выпускать больше самостоятельных материалов или продумать мотивацию, которая поможет экспертам быстрее вносить правки.
Отличия скрам и канбан: что выбрать
Обе методологии подходят для гибкого управления проектами. В обоих случаях менеджеры стараются сделать так, чтобы команда быстрее закрыла задачи. Различаются условия работы, которым одна методология подходит лучше другой.
| По какому критерию сравниваем | Scrum | Kanban |
| Структура проекта | Для проектов с долгими задачами, у которых не меняются приоритеты | Для проектов с множеством мелких задач, к которым постоянно добавляются новые более приоритетные |
| Включенность менеджера | Менеджеру достаточно знать, над какими задачами команда работает в двухнедельном спринте | Менеджеру необходимо знать, над какими задачами команда работает прямо сейчас |
| Потребности компании | Бизнес не пострадает, если задачи, которые появятся во время спринта, будут взяты в работу спустя некоторое время. Но ему важно, чтобы было готово то, что запланировано | Смысл бизнеса в том, чтобы решать новые задачи как можно быстрее. А долгосрочные планы — примерный ориентир |
| Частота планирования | Команде удобно запланировать работу один раз в начале спринта и больше не думать об организации — просто делать задачи и отчитываться | Команде удобно планировать работу каждый день. Это помогает контролировать задачи и приоритеты, которые постоянно меняются |
| Степень контроля | Задачу бессмысленно разбивать на этапы. Чтобы найти узкие места, достаточно обсудить рабочий процесс в целом | Этапы задачи имеют смысл. Например, помогают понять, сколько времени заняла обработка заявки и куда ушло лишнее время |
Можно ли совмещать Scrum и Kanban
Короткий ответ — да. Scrumban подходит, когда удобно работать по спринтам, но нужно часто реагировать на изменения. Менеджер забирает лучшее из двух методологий:
- Команда планирует задачи на спринт и заносит их на Kanban-доску. В течение спринта задачи переходят из одной колонки в другую, при этом у каждой колонки есть лимит по количеству задач.
- Каждый день на встречах сотрудники рассказывают, что сделали вчера и с какими трудностями столкнулись. Когда появляются новые задачи или приоритеты, менеджер помогает их распределить.
- После спринта команда собирается на ретроспективе и обменивается наблюдениями.
Пример. Команда разрабатывает мобильное приложение для банка по двухнедельным спринтам. От менеджера продукта регулярно приходят срочные запросы — изменить текст на кнопке, поправить цвет, добавить баннер акции. Если брать каждый запрос в спринт, план рушится, но откладывать до следующего спринта тоже нельзя.
Команда внедрила Scrumban. Создали Kanban-доску с колонками по этапам разработки. Для колонки «В работе» установили лимит — максимум восемь задач одновременно. Теперь 80% времени команда работает над задачами из плана спринта, но может взять срочную задачу, если есть время.Когда выбираете методологию компании, ориентируйтесь на потребности бизнеса. По Scrum, Kanban и Scrumban может работать как крупная команда из руководителя и подчиненных, так и несколько сотрудников без руководителя. Различие Scrum и Kanban в том, что обычно команда Scrum состоит из пяти-семи человек, а команда Kanban — из четырех-пяти. При большем количестве созвоны становятся дольше, а совместная работа — труднее.
Чтобы внедрить методологию, небольшим компаниям не нужны отдельные специалисты — достаточно одного заинтересованного сотрудника. В крупных корпорациях Scrum выстраивают Scrum-мастера. Кроме них в команде может быть еще владелец продукта (Product owner), который отвечает за стратегию и соответствие видению бизнеса.
Чтобы эффективно работать по любой методологии, нужны правильные инструменты. В Битрикс24 можно создавать Kanban-доски, чтобы видеть все задачи, настраивать спринты, отслеживать прогресс команды в режиме реального времени. Работайте по Scrum, Kanban или Scrumban — платформа адаптируется под ваш процесс.
Частые вопросы
Да, Scrum можно адаптировать под маркетинг и продажи.
Предположим, отдел маркетинга запускает новую рекламную кампанию. Дизайнеры, копирайтеры, таргетологи и аналитики синхронизируются благодаря спринтам. Все понимают, над чем работать в ближайшие две недели, в конце выдают результат, а на ретроспективе анализируют, какие площадки и креативы отработали лучше.
В продажах Scrum подходит командам, которые открывают новые рынки или запускают продукты. Спринты помогают тестировать гипотезы — например, неделю обзванивать клиентов по одному скрипту, а затем сделать выводы и скорректировать подход. Но для рутинных продаж удобнее Kanban, потому что визуализирует воронку и не ограничивает количество сделок в спринт.
Оптимальный размер Scrum-команды — от пяти до девяти человек.
Если команда больше, координировать ее будет сложнее, а встречи затянутся. Возможно, будет проще разделить сотрудников на команды от трех до пяти человек. А для синхронизации между ними назначить отдельную встречу, на которой руководители будут в общих чертах рассказывать о ходе дел.
Если команда меньше пяти человек, она все равно может работать по Scrum, только созвоны будут короче.
Если команда небольшая и работает в одном офисе с несложными процессами, Kanban можно вести на обычной доске со стикерами. Также физическая доска — простой способ протестировать методологию и понять, подходит она или нет.
Но для удаленных команд, больших отделов и сложных процессов нужны цифровые инструменты. Например, в них менеджер настраивает лимиты колонок и фильтрует задачи по исполнителям и приоритетам. А сотрудники переписываются в карточке задачи и получают уведомления о промежуточных результатах.
Так же, как и при внедрении методологии — постепенно. Команду нужно обучить ключевым принципам и объяснить, в чем смысл перехода и как он упростит работу.
Если переходите со Scrum на Kanban, сохраните спринты, но добавьте Kanban-доску. Так команда продолжит планировать задачи на две недели, но будет визуализировать их на доске с колонками. Спустя время введите лимиты для колонок и добавьте в спринт срочные задачи. Когда команда привыкнет к гибкости, уберите спринты насовсем.
Если переходите с Kanban на Scrum, начните с регулярных встреч. Введите еженедельные планирования, на которых команда будет собираться, смотреть бэклог и выбирать задачи на неделю. Затем добавьте короткие ежедневные стендапы, а через время введите спринты.
Сопротивление нормально и предсказуемо, потому что люди не любят перемены.
- Вовлеките команду в обсуждение — пусть сотрудники сами расскажут, что их не устраивает. Соберите список проблем в текущей работе и расскажите, как их можно исправить. Например, сейчас трудно удержать в голове все свои задачи, а Kanban визуализирует их. Сейчас приходится каждый день самостоятельно сверяться с приоритетами, а при Scrum их будет ставить менеджер в начале спринта. Важно показать сотрудникам преимущества нововведений.
- Меняйте процессы постепенно. Например, при переходе на Kanban сначала добавьте доску, а через неделю — ежедневные короткие созвоны. Постепенно команда привыкнет и сама попросит больше структуры.
- Покажите первые результаты. Если новая методология действительно подходит рабочему процессу, все заметят улучшения. Например, не нужно постоянно переключаться между задачами, сократилось время созвонов, стало легче собирать отчет за неделю. Поблагодарите сотрудников за адаптацию.
Если спустя месяц сотрудники продолжают сопротивляться, возможно, методология действительно не подходит. Или удобна для менеджера, но неудобна команде. Поставьте себя на место сотрудника, предположите, комфортно было бы вам работать в такой системе. Прислушайтесь к аргументам команды и внимательнее изучите их потребности. А затем адаптируйте методологию под свою специфику или попробуйте другой подход.
Что в итоге
Scrum подходит для проектной работы с четкими этапами, приоритетами и дедлайнами. С ним менеджер может структурировать процесс и предсказывать результат через две недели.
Kanban подходит для работы, в которой задачи идут непрерывным потоком, а их приоритеты часто меняются. С ним менеджер может быстро реагировать на изменения и подключать сотрудников к срочным задачам в любой момент.
Можно комбинировать методологии через Scrumban — брать структуру из Scrum и гибкость из Kanban. Scrumban подходит, когда нужно делать основную работу и параллельно реагировать на срочные задачи.
