«Веб-Центр» — золотой партнер Битрикс24. Мы внедряем CRM, предлагаем комплексные решения и помогаем компаниям автоматизировать ключевые процессы: от продаж до кадрового учета. Рассказываем, как мы решили сразу несколько задач для поставщика автозапчастей.
С чего все началось
«Аксиома» — поставщик автозапчастей для иномарок. С 2014 года компания работает с дистрибьюторами и СТО по всей России и продает запчасти под брендами JIKIU, SB Nagamochi и TIXONA. У компании есть собственный склад, дилерская сеть и техническая поддержка.
Когда бизнес начал масштабироваться, привычные способы работы дали сбой. Каждый отдел был сам по себе. Менеджеры согласовывали условия в чатах, теряли документы в мессенджерах, вели учет контрагентов вручную. В результате задачи дублировались, а в базе клиентов были ошибки. К тому же руководство не видело реальной картины: на каком этапе находится та или иная задача, кто за что отвечает и почему срываются сроки.
Компания обратилась к нам с четкими задачами: навести порядок в продажах, бухгалтерии и HR. Нужно было исключить ручной труд, уменьшить количество ошибок и ускорить принятие решений. Мы предложили внедрить CRM от Битрикс24 и на ее базе автоматизировать и улучшить процессы.
Что сделали в отделе продаж: учет расчетов с контрагентами и экономия времени
До автоматизации менеджеры тратили много времени на рутину: напоминали коллегам о согласованиях, искали и подписывали документы, сверяли данные. Один забытый файл мог остановить работу отдела на несколько дней. Чтобы избежать таких ситуаций, мы настроили три ключевых бизнес-процесса, которые взяли эту работу на себя.
Торговые условия: контроль скидок и лимитов
Раньше менеджеры уточняли скидки и лимиты у руководителей напрямую. В результате устные договоренности забывались, условия расходились, а счета выставляли с ошибками.
Теперь процесс запускается автоматически. Сотрудник формирует реестр базовых скидок на следующий квартал и прикрепляет документ в систему. Директор получает задачу на согласование и может одобрить ее или вернуть с комментариями. После правок документ проходит повторное согласование. Когда реестр утвержден, администратор отдела продаж формирует итоговый документ со скидками, отсрочками и кредитными лимитами и снова согласовывает с директором. Все задания видны во вкладке «Автоматизация» с фильтрами по ответственному и срокам.
Новый процесс избавил сотрудников от необходимости перепроверять скидки, а руководство — от риска финансовых ошибок.
Учет и проверка контрагентов: без дублей и путаницы
Раньше менеджеры добавляли новые компании в базу вручную. Из-за этого накапливались дубли, ИНН вводили с ошибками, карточки были заполнены наполовину.
Теперь процесс запускается из ленты новостей. Сотрудник заполняет карточку по шаблону: название, реквизиты, правовая форма, регион, контактные лица, документы. Карточка уходит на проверку руководителю, затем — финансовому директору. Если данные неверны, задача возвращается с комментарием и проходит те же этапы заново. После финального согласования карточка компании создается в Битрикс24 автоматически.
В результате база стала чистой, ошибки в документах — редкостью, а все участники понимают, кто за что отвечает.
Бонусные соглашения: все под контролем
Ежеквартальные бонусные соглашения с клиентами раньше готовились в каждом отделе по-своему. Документы терялись, сроки выплат срывались, бухгалтерия не получала оригиналы вовремя.
С программой учета контрагентов система автоматически запускает процесс раз в квартал. Администратор отдела продаж готовит дополнительные соглашения и акты, финансовый директор определяет очередность выплат, документы уходят клиентам на подписание. Если сотрудник проигнорирует задание, система сама напомнит о нем через четыре дня, еще через день зафиксирует просрочку. Когда документы возвращаются с подписью клиента, администратор получает оригиналы и передает их в архив. У бухгалтера все бумаги тоже оказываются вовремя и не теряются.
Какие результаты получили в отделе продаж
- в два раза сократилось время согласования документов;
- в три раза снизилось количество ошибок при заполнении карточек в таблице учета контрагентов — благодаря четкой структуре полей и встроенному контролю;
- на 100% исключены потери документов и задач — все фиксируется в CRM, ничего не теряется;
- сократили долю просроченных задач с 40 до 5% благодаря автоматическим напоминаниям;
- до 25 часов в месяц сэкономили сотрудникам отдела продаж за счет автоматизации процессов;
- все ключевые процессы стали прозрачными — руководитель видит, на каком этапе находится каждый контрагент или бонусное соглашение.
Изменения в HR-отделе: отпуск и выходные без лишней бюрократии
Ручная работа с заявлениями сотрудников и согласованиями отнимала время у HR-специалистов и бухгалтерии. Мы перевели эти процессы в автоматический режим.
Согласование отпуска
Сотрудник указывает даты, прикрепляет график отпусков и отправляет заявку. Руководитель получает задачу — согласовать, отклонить или попросить изменить даты. После первого согласования заявка уходит вышестоящему руководителю. Когда оба ее одобрили, отпуск автоматически появляется в графике. HR и бухгалтерия получают уведомления и успевают оформить документы и начислить отпускные. Сотрудник тоже видит, на каком этапе его заявка: ждет согласования, одобрена или отклонена.
Работа в выходной
Если сотрудник планирует выйти в выходной, он заполняет заявку. Если на выходной выпадает командировка, система сама напоминает подать заявку. Согласование проходит автоматически. Руководители получают уведомления, принимают решение, а система запускает следующие шаги без лишней ручной работы.
Когда все утвердят заявку, процесс идет по цепочке. HR получает задачу на оформление приказа, бухгалтер может рассчитывать оплату, а сотрудник знает, что все согласовали и назначили выплату.
Какие результаты получили в HR-отделе
- В два раза сократили время согласования документов.
- На 40% меньше времени HR-отдел и бухгалтерия тратят на рутину.
- Процессы стали прозрачными: каждый сотрудник видит, где его заявка.
Бухгалтерия: отчетность без авралов
Бухгалтерии приходилось все время «догонять» сотрудников: запрашивать отчеты, уточнять данные, искать документы. Мы автоматизировали два ключевых процесса, чтобы бухгалтер всегда получал проверенную информацию и вовремя.
Транспортные расходы
Один раз в месяц система автоматически запускает процесс и отправляет сотрудникам запрос о наличии транспортных расходов. Если расходы были, сотрудник прикрепляет отчет, который затем проходит согласование по цепочке. Все этапы выполняются внутри системы: не нужно писать письма, напоминания и вручную передавать данные.
Командировки
Вся работа с командировкой проходит в одном процессе — от подачи заявки до оформления приказа. Сотрудник заполняет данные, система направляет их на согласование руководителю, затем директору. После одобрения Битрикс24 автоматически ставит задачи бухгалтеру: оформить приказ и подготовить расчет. Все участники получают уведомления и всегда знают, на каком этапе находится заявка.
Какие результаты получили по бухгалтерии
- Командировки оформляются за несколько часов вместо 2-3 дней.
- Стало меньше ошибок в отчетах.
- У бухгалтера появились проверенные и согласованные данные.
Итоги внедрения Битрикс24
После запуска всех бизнес-процессов компания «Аксиома» получила не просто CRM, а единый центр управления ключевыми направлениями. Руководители видят, на каком этапе находится каждый процесс — от согласования скидок клиентам до выплаты командировочных сотрудникам.
Менеджеры не тратят время на переписку, напоминания и поиск документов. HR, бухгалтерия и отдел продаж работают в едином ритме. Вместо хаоса появилась система, которая дает компании ресурс для развития.
Частые вопросы
Лучше всего начинать с тех, где больше всего ручной работы и выше риски ошибок. В компании «Аксиома» это были:
- согласование скидок и лимитов для клиентов;
- заполнение карточек и учет договоров с контрагентами;
- управление бонусными соглашениями с клиентами.
Эти процессы затрагивают финансы, юридическую чистоту и напрямую влияют на скорость работы с клиентами.
Обычно сроки зависят от количества процессов и их сложности. В случае с «Аксиомой» мы работали поэтапно: сначала автоматизировали продажи, затем HR и бухгалтерию. Каждый блок настраивали за несколько недель. Такой подход позволил команде адаптироваться без стресса и давал быстрые результаты на каждом этапе.
Важно понимать, что указанные сроки — это именно настройка бизнес-процессов. Если проект требует дополнительной интеграции с внешними сервисами (например, с «1С» или телефонией) или доработки корпоративных порталов, время может увеличиться.
Всегда есть риск, что задача зависнет, если сотрудник занят, забыл или отвлекся. В результате задачи теряются в чатах и почте, и руководитель узнает о проблеме, когда срок уже давно сорван. С Битрикс24 забыть о задаче будет сложно.
Система отправляет повторные напоминания и фиксирует просрочку. Руководитель видит это в режиме реального времени и может вмешаться. Именно так доля просроченных задач в «Аксиоме» упала с 40 до 5%.
Что в итоге
- «Аксиома» — поставщик автозапчастей для иномарок с собственным складом и дилерской сетью. В процессе роста компания столкнулась с типичными проблемами: задачи согласовывали в чатах, документы теряли, данные вводили вручную. Важные для бизнеса процессы были непрозрачны для руководства.
- Автоматизация затронула три ключевых отдела: продажи, HR и бухгалтерию. Для каждого мы настроили отдельные бизнес-процессы, которые полностью исключили ручную передачу данных и сделали все этапы согласования прозрачными.
- В отделе продаж заработали три процесса: согласование торговых условий, добавление контрагентов и управление бонусными соглашениями. Это позволило в два раза сократить время согласования документов, в три раза снизить количество ошибок в карточках контрагентов и сэкономить отделу до 25 часов в месяц на рутинных операциях.
- В HR-отделе автоматизировали согласование отпусков и работы в выходные дни. Система сама направляет заявки по цепочке руководителей, фиксирует отсутствие в графике и ставит задачи бухгалтерии. Время согласования сократилось в два раза, а нагрузка на HR и бухгалтерию снизилась на 40%.
- В бухгалтерии настроили ежемесячный сбор отчетов по транспортным расходам и сквозной процесс оформления командировок. Теперь бухгалтер получает только проверенные и согласованные данные, а командировка оформляется за несколько часов вместо 2-3 дней.
- Система сама контролирует сроки и напоминает о задачах. Благодаря автоматическим уведомлениям доля просроченных задач в компании сократилась с 40 до 5%. Руководители больше не тратят время на ручную проверку — они видят все отклонения в режиме реального времени.
