Чем крупнее компания, тем дороже ей обходится логистика. Когда компания управляет процессом вручную, возникают проблемы: доставки задерживаются, документы с ошибками, на складе теряются товары и копятся остатки. Все это влияет на прибыль и репутацию бизнеса, потому что клиенты уходят к конкурентам, которые привозят заказы вовремя.
Автоматизация логистических процессов решает эти проблемы: системы выполняют рутинные задачи, ускоряют процессы и исключают ошибки. В статье разбираем, какие участки логистики можно автоматизировать и с помощью каких инструментов это сделать.
Что такое автоматизация логистических процессов
Автоматизация процессов логистики — это внедрение технологий и систем, которые выполняют рутинные задачи: учитывают товары, планируют маршруты, обрабатывают документы и контролируют перевозки.
Например, чтобы отправить заказ, менеджер вручную сверяет накладную с заявкой, вносит данные в файл с таблицей и звонит на склад, чтобы уточнить наличие товара. После автоматизации менеджеру достаточно отсканировать накладную — система сама проверит соответствие заявки и накладной, обновит остатки на складе и создаст задачу собрать заказ.
Зачем автоматизировать логистику
Системы экономят время и деньги компании, а также высвобождают ресурсы сотрудников для более важных задач. Например, руководители анализируют данные из программ и понимают, сколько времени уходит на доставку, какие маршруты самые загруженные и где чаще всего возникают задержки. Вот как работает автоматизация бизнес-процессов в логистике.
Ускоряет обработку заказов и доставку
Система управления логистикой ускоряет движение товара от момента, когда клиент оформляет заказ, до отгрузки со склада. Она автоматически формирует задачу для сборщиков, подбирает маршрут и транспорт для доставки. Водитель получает задание через мобильное приложение и видит, когда нужно приехать и забрать заказ. К этому времени сотрудники готовят товар к отгрузке.
Упрощает учет товаров и документов
Когда сотрудники вручную выполняют множество мелких операций, увеличивается влияние человеческого фактора. Один неверный артикул в накладной, перепутанная строка в Excel или забытая запись после приемки приводят к проблемам в заказах и путанице на складе.
Система учета товаров и документов упрощает работу склада: точно контролирует запасы и автоматизирует бумажную рутину. Сотрудник сканирует товар, а программа сама обновляет все данные и фиксирует перемещение товара. Любые изменения автоматически отражаются в документах, поэтому переделывать накладные, счета и акты вручную не нужно.
Снижает операционные затраты
Ощутимая часть операционных затрат в логистике — расходы на топливо и ошибки при работе с товаром: например, пересорт или повторные отгрузки. Чем больше машин и складов, тем заметнее эти расходы. Автоматизация помогает уменьшить затраты: например, система управления транспортом оптимизирует маршруты, а система управления складом организовывает грамотный учет товаров.
Улучшает клиентский сервис
Клиенты компании реже сталкиваются с задержкой доставок и ошибками в заказах. Помимо этого, им не нужно звонить в техподдержку, чтобы узнать подробности о заказе: достаточно отслеживать посылку по трек-номеру и указать пункт выдачи или удобное время для встречи курьера.
Компания окупает расходы на автоматизацию, когда сокращает ошибки и увеличивает прибыль.
С чего начать автоматизацию логистики
Сначала нужно подробно разобрать текущие процессы, затем поставить цели и подобрать подходящие инструменты.
Шаг 1. Проанализируйте процессы
Опишите, как работают все этапы сейчас: закупка товара у поставщика, поставка на склад, прием товара, проверка наличия, сборка, отгрузка и доставка заказа. Посчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на обработку одного заказа — например, каков средний срок от заявки до доставки. Обратите внимание на узкие места:
- где возникают задержки;
- какой процент заказов возвращается из-за ошибок;
- копятся ли на складе лишние остатки.
Чтобы собрать полную картину, выгрузите данные из учетных систем и опросите сотрудников — кладовщиков, менеджеров, водителей. Попросите их рассказать, с какими проблемами они сталкиваются каждый день. В результате вы поймете, с чего начать автоматизацию логистики.
Шаг 2. Определите цели
Дальше нужно выбрать показатели, которые вы хотите улучшить. Ими могут быть:
- время от заказа до доставки;
- доля заказов, которые клиенты получили вовремя;
- скорость сборки заказа на складе;
- средняя стоимость доставки заказа;
- расход топлива на рейс или километр.
К каждому показателю добавьте измеримую цель и срок. Например:
- Сократить время обработки заказа с двух часов до 30 минут за полгода.
- Снизить долю просроченных доставок с 12 до 5% за квартал.
- Уменьшить ошибки при сборке с 3 до 1% за полгода.
- Сократить расход топлива на 10% за год.
Поставьте цели и сроки в план. В будущем, когда вы сравните с ними фактические результаты, разница покажет, как именно автоматизация повлияла на логистику.
Шаг 3. Подберите решения и технологии
Если нужно навести порядок на складе, понадобится система управления складом — WMSWarehouse Management System — система управления складом. Контролирует движение товаров на складе: где какой товар лежит, сколько его, когда он поступил, когда его нужно отправить. WMS автоматизирует приемку товаров, сборку заказов, инвентаризацию и отгрузку.. Если проблема в доставке, подойдет система управления транспортом, TMSTransportation Management System — система управления транспортом. Планирует маршруты, отслеживает грузовики через GPS, рассчитывает стоимость доставки. TMS выбирает оптимальный маршрут с учетом пробок, погоды и веса груза, чтобы доставить товар вовремя и сэкономить на топливе.. Если вы хотите видеть всю логистическую цепочку от заказа до отгрузки, понадобится CRMCustomer Relationship Management — система управления взаимодействием с клиентами. Она хранит информацию о каждом клиенте: его контакты, историю заказов, предпочтения, все общение с компанией. CRM автоматизирует обработку заказов, напоминает менеджерам о важных задачах, отправляет клиентам уведомления о статусе доставки..
При выборе решений составьте список обязательных требований: какие процессы вы планируете автоматизировать с помощью них, сколько пользователей будет в системе и с какими программами она должна взаимодействовать. Сравните функциональность, цены и возможности интеграции. Найдите отзывы компаний из вашей отрасли. Запросите демоверсию и протестируйте систему в условиях ваших задач.
Какие процессы в логистике можно автоматизировать
Технологии умеют контролировать заявки, заполнять документы, строить маршруты и многое другое. Разберем основные функции, которые можно им передать.
Управление складом
При помощи автоматизации менеджеры отслеживают, где лежит товар, формируют задания для сборщиков, контролируют сроки годности и оптимизируют размещение. Когда товар приходит на склад, сотрудник сканирует штрихкод. Система сразу проверяет соответствие накладной и обновляет остатки. Когда сотруднику приходит задача собрать заказ, он видит на экране терминала, где находится товар и как быстрее до него добраться.
Чтобы собирать заказы максимально быстро, компании используют роботизированные системы, которые сами сортируют и перемещают грузы. А еще RFID-метки для отслеживания товаров без сканирования. Когда товар с меткой проходит мимо считывателя, система автоматически видит его и учитывает, что это за товар, в каком количестве и куда он переместился.
Контроль транспорта и доставки
Главная задача системы управления транспортом — сделать так, чтобы доставка заказов обходилась компании как можно дешевле. Поэтому программа составляет расписание рейсов так, чтобы машины не ездили полупустыми, и планирует оптимальные маршруты. Она рассчитывает стоимость доставки с учетом расстояния, загрузки, времени и тарифа, подбирает самый выгодный вариант и показывает себестоимость каждого рейса. Водитель получает задание со всей информацией через мобильное приложение и реже ошибается в адресах.
Управление закупками и поставщиками
Обычно менеджер тратит массу времени на то, чтобы узнавать, сверять и вовремя обновлять информацию. Например, ему нужно следить за тем, чтобы товар не закончился на складе, переписываться с поставщиками и контролировать сроки поставок.
Когда этот участок работы автоматизирован, сотруднику не нужно создавать заявку вручную. Система видит, что на складе осталось мало товара, и сама формирует заявку для новой поставки. А если товар задерживается — предупреждает об этом. В ней удобно сравнивать предложения поставщиков, следить за сроками и проверять выполнение договоров.
Обработка заказов
Когда заявки от клиентов приходят по почте, телефону и в мессенджерах, менеджер каждый раз вводит данные в систему вручную. В спешке легко ошибиться: перепутать адрес, не указать допуслугу, создать вторую карточку для того же клиента или вообще забыть передать заказ на следующий этап. Из-за этого часть заказов теряется или уходит на склад с неверными данными.
CRM и система управления заказами не отменяют ручной ввод, но многое берут на себя. Заявки с сайта, маркетплейсов и форм подтягиваются в карточку клиента автоматически, менеджеру остается только уточнить детали. Дальше программа сама проверяет наличие товара, формирует документы, ставит задачи складу и логистам, обновляет статус заказа для клиента. Менеджеру не нужно копировать информацию из разных источников, и это снижает риск ошибок.
Документооборот
В логистике много документов: накладные, счета, акты, договоры и таможенные декларации, если груз пересекал границу. Бумажные документы занимают место, теряются, иногда приходится долго искать нужный лист. А системы электронного документооборота (СЭД) ускоряют согласование, хранят историю изменений и автоматически заполняют формы на основе данных из других систем.
Какие бывают инструменты для автоматизации логистики
Когда компания выбирает инструменты для автоматизации логистических процессов предприятия, ей нужно учитывать объемы поставок, бюджет и специфику товаров.
Система управления складом (WMS)
WMS контролирует все складские процессы от приемки товара до отгрузки клиенту. Она автоматизирует учет запасов, подсказывает, куда положить новый товар и как лучше разместить его на стеллаже. Сотрудники сканируют штрихкоды, а система показывает, где находится каждая позиция и какой маршрут по складу выбрать, чтобы собрать заказ быстрее.
Благодаря WMS компания экономит время на обработке заказов, снижает количество ошибок при комплектации и всегда знает, сколько товара осталось на складе.
Система управления транспортом (TMS)
TMS помогает контролировать перевозку грузов. Она снижает стоимость доставки: подбирает маршруты, учитывает расстояния и ограничения по весу. А также уменьшает расходы на транспорт: отслеживает местоположение машин через GPS в режиме реального времени, распределяет заказы между ними, показывает прогноз времени прибытия и предупреждает, если рейс выбился из графика. Благодаря TMS бизнес увеличивает скорость доставки и улучшает качество сервиса.
CRM-система
CRM помогает менеджеру управлять отношениями с заказчиками на всех этапах взаимодействия. Она собирает в единую базу информацию о каждом клиенте: заказы, переписку, звонки, предпочтения и жалобы. В CRM менеджер видит историю общения и учитывает ее при продажах. Помимо этого, система автоматизирует работу с заявками, ставит задачи менеджерам, напоминает о звонках и письмах. Благодаря CRM-системе компания точнее отвечает на запросы клиентов и увеличивает продажи.
CRM Битрикс24 поможет автоматизировать обработку заказов, управление поставщиками и взаимодействие с клиентами. Вы сможете видеть всю цепочку от заявки до отгрузки в одном окне, а система автоматически создаст задачи для сотрудников и отправит уведомления клиентам.
Система электронного документооборота (СЭД)
СЭД переводит накладные, счета, акты и другие бумаги в цифровой формат и помогает быстро перемещать их по компании. Сотрудники передают документы онлайн: СЭД автоматически отправляет их на согласование нужным людям, напоминает о сроках и фиксирует изменения и комментарии.
Система подтягивает данные из заказов и учетных программ, чтобы не заполнять одни и те же поля вручную. Благодаря СЭД компания ускоряет согласование и снижает риск потери документов, а также в любой момент может быстро найти нужный файл в электронном архиве.
IoT и GPS-трекеры
IoT‑датчики и GPS‑трекеры помогают видеть, что происходит с грузом на пути от склада до клиента. Устройства в режиме реального времени собирают данные о местоположении, температуре, влажности и других параметрах. Если машина задерживается на маршруте или условия хранения нарушаются, система отправляет сигнал логистам.
Такие решения важны для скоропортящихся товаров, медикаментов и хрупких грузов. Благодаря IoT-датчикам и GPS‑трекерам менеджер вовремя реагирует на проблему и снижает риск порчи товара.
Роботизированные системы
Роботы берут на себя трудоемкие операции на складе: перемещают грузы, сортируют посылки, комплектуют заказы и подвозят стеллажи к месту сборки. Они работают с одинаковой точностью, не устают и не снижают темп. Система распределяет задачи между роботами и координирует их движение, чтобы они не мешали друг другу и сотрудникам.
Благодаря роботизации склад обрабатывает больше заказов за то же время и меньше зависит от ручного труда в пиковые периоды вроде распродаж и праздников.
Искусственный интеллект
ИИ анализирует большие массивы данных и помогает принимать более точные решения. Алгоритмы замечают аномалии и дают подсказки в области изменения рынка и поведения клиентов. Например, системы на основе ИИ прогнозируют спрос на товары, рассчитывают маршруты с учетом пробок и погоды, распределяют заказы между складами и предсказывают возможные задержки.
Малому бизнесу стоит начать с базовых решений вроде CRM и простых систем учета на складе. Средним компаниям подойдут WMS и TMS. Крупным компаниям имеет смысл рассмотреть комплексные платформы и дополнить их роботизацией и AI.
Частые вопросы
Автоматизация логистических бизнес-процессов — статья расходов, которая зависит от масштаба компании и выбранных инструментов. Базовые системы для малого бизнеса — например, простая CRM или программа складского учета, стоят от 50 до 200 тысяч рублей в год. Комплексное решение с WMS, TMS и интеграцией систем обойдется от одного до трех миллионов рублей на внедрение, помимо ежегодных платежей за лицензии и поддержку. Сюда входит настройка под процессы компании, обучение сотрудников и интеграция с учетными системами.
Простые решения вроде CRM или программы для управления заказами можно запустить за один-два месяца. За это время можно базово настроить систему, загрузить в нее данные и обучить сотрудников основным функциям. Средние по сложности проекты — внедрение WMS на складе или TMS для управления транспортом — занимают от трех до шести месяцев.
Что в итоге
- Автоматизация логистики снижает операционные затраты, ускоряет обработку заказов и доставку, улучшает учет товаров и документов. А также помогает принимать решения на основе данных и улучшает клиентский сервис.
- Компания может автоматизировать управление складом, транспорт и доставку, работу с закупками и поставщиками, обработку заказов и документооборот. Это уменьшает количество ошибок и освобождает время сотрудников для задач, которые невозможно отдать системе.
- Для автоматизации есть множество инструментов. Это системы управления складом WMS, системы управления транспортом TMS, CRM‑системы и решения для электронного документооборота. А также IoT‑датчики и GPS‑трекеры, роботизированные комплексы и модули с искусственным интеллектом. Выбирайте их для целей бизнеса и самых сложных участков логистики.
